УДК 65(075.8) ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ УПРАВЛЕНЧЕСКИМ ПЕРСОНАЛОМ СТРА- ХОВОЙ КОМПАНИИ Е.В. Яшкова Нижегородский государственный педагогический университет им. К
Минина e-mail: ElenaY2@yandex.ru 621
Статья посвящена проблемам использования рабочего времени руководителями страховых компаний, применения методов учета и измерения времени.
Выявлены существенные «ловушки» времени, предложена методика «тайм-менеджмент»THE PROBLEMS OF EFFECTIVE USE OF WORKING TIME OF MANAGERIAL STAFF INSURANCE COMPANY E.V. Yashkov
Nizhny Novgorod State Pedagogical University, Russia, Nizhny Novgorod e-mail: ElenaY2@yandex.ru
The article focuses on working time heads of the insurance companies, the application of the accounting methods and measurement of time. Revealed significant «trap» has been proposed methodology «time management»
В условиях рыночной экономики возникает объективная необходимость переориентации страховых компаний на новые цели, в том числе и деятельности руководителей, призванных осуществить весь комплекс работ по созданию и обеспечению эффективного функционирования системы управления персоналом. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем, так как его потеря невосполнима.
Согласно статьи 91 Трудового кодекса РФ понятие «рабочее время» трактуется как время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени [1]. В данной статье указано, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю [1]. Но специфика труда руководителя состоит в том, что экономические, технические и социальные задачи он решает, невзирая на время, что в конечном итоге и определяет понятие ненормированного рабочего дня.
В статье 101 Трудового кодекса РФ ненормированный рабочий день - это особый режим работы, означающий выход за пределы нормальной продолжительности рабочего времени [1].Существует несколько признаков, которые указывают на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и распределением своего времени.
1. Не имеется детального расписания работ на предстоящий день.
2. Руководитель часто сталкивается с мелкими помехами в работе.
3. Руководителю часто приходится решать задачи за своих подчиненных и выполнять их работу.
4. При выполнении поручений высшего руководства часто возникают проблемы со временем.
В связи с этим для выявления эффективности использования времени руководителя применяются методы учета и измерения времени [3], среди которых:
1) Хронометраж - наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов операции или ее в целом.
2) Упрощенные наблюдения. В отличие от хронометража, предполагают применение обычных часов.
3) Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с помощью фиксации всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении дня или какой- либо его части.
В процессе управленческой деятельности даже самые квалифицированные руководители, часто допускают ошибки в организации труда, из-за чего возникают «ловушки», поглощающие время руководителя, а именно: нечеткая постановка целей, плохое планирование рабочего дня, слишком редкое делегирование дел и т.д.
Существует ряд мероприятий по повышению эффективности рабочего времени управленческого персонала организации. Первый способ - это внедрение пошаговой методики управления временем - «Тайм-менеджмент», разработанной Г.А. Архангельским [2]. Второй способ, дополняющий первый - внедрение корпоративного тайм-менеджмента в организацию.
Рассмотрим внедрение пошаговой методики управления временем - «тайм-менеджмент» [2].
Шаг 1. Организация эффективного отдыха.
Отдых руководителя в течение рабочего дня должен быть организован ритмично, т.е.
использование небольшого запланированного отдыха.Шаг 2. Мотивация на выполнение неприятных задач.
По человеческой природе, руководителям сложно включиться в работу. Решением этой проблемы являются так называемые «якоря», которые помогают включаться в работу. «Якорь» - это любая материальная привязка, связанная с определенным эмоциональным состоянием, самый удобный рабочий «якорь» - это музыка.
Шаг 3. Целеполагание.
Идея ставить цели не очевидна для многих людей. Очень многие руководители не управляют своей жизнью, а плывут по течению. Необходимо ставить «родные» цели, а не те которые навязаны обществом. Цели всегда должны быть измеримы, конкретны. Необходимо формировать и уметь формулировать свои ценности и цели, а так же миссию.
Шаг 4. Планирование и организация рабочего дня.
Необходимое условие эффективной организации рабочего дня - составление плана на день. План должен быть написан на бумаге или занесен в компьютер.
Шаг 6. Расстановка приоритетов.
В любой сфере жизни необходимо выделять главное и уметь говорить «нет» тому, что не соответствует этому главному. Очень важно уметь
говорить твердое «нет» таким делам как «помочь соседу в ремонте», «довезти жену в магазин», «посидеть с ребенком друга» и т.д. Данные дела не являются главными в рабочее время, однако, так как руководители не имеют строгого рабочего графика и строят его самостоятельно, зачастую данные дела отнимают много рабочего времени руководителей.
Шаг 7: Работа в информационном хаосе.
21 век - век информации, и любой руководитель должен четко и ясно уметь структурировать и управлять этой информацией. Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Следующим источником информации является электронная почта, которая зачастую сильно отвлекает и отнимает много времени. Электронную почту необходимо проверять 3-4 раза в день в строго определенное время, желательно во время завершения логических рабочих периодов.
Рассмотрим пошаговую методику внедрения систему корпоративного «тайм-менеджмента» [2] в страховую компанию.
Шаг 1. Контроль поручений.
Каждый управляющий понимает необходимость делегирования полномочий. Для этого необходимо разработать эффективную систему контроля поручений. Рассмотрим работу данной системы на схеме (рис. 1).
 |
Как правило, руководитель, делегируя задачу (белый квадрат), либо не оставляет себе напоминания о ней (синий квадрат), либо оставляет стихийные напоминания: электронные сообщения, пометки в ежедневнике и т. п. (левая часть рисунка). При эффективном контроле поручений напоминание попадает в систему контроля (правая часть рисунка), которая позволяет представлять руководителю выборку поручений в разных аспектах, автоматизировано отслеживать их исполнение и т.д. Идеальной технической базой для такой системы выступает Microsoft Outlook.
Шаг 2. Ввод системы корпоративного обучения тайм-менеджменту.
Корпоративное обучение тайм-менеджменту происходит с помощью соответствующих тренингов и семинаров. Рассмотрим составляющие корпоративной программы обучения тайм-менеджменту на схеме (Рис. 2). В верхней части схемы - обязательные элементы корпоративной программы: экспресс-диагностика, базовый ТМ-тренинг (как правило, двухдневный), тренинг «ТМ на Outlook» (либо на Lotus Notes) и тренинги 2-го уровня
(«Ситуационное планирование», «Целеполагание», «Командный тайм-
менеджмент» и т.д.). Нижняя часть схемы - дополнительные возможности: углубленная ТМ-диагностика, фокус-группа с избранными участниками тренинга, индивидуальные ТМ-консультации (как правило, с привязкой к Оийоок), экзамен либо диагностика применения ТМ-инструментов.
Шаг 3. Введение общих правил управления временем - ТМ-стандарт.
Ключевое понятие тайм-менеджмента - эффективность обусловлена личными усилиями и навыками руководителя. Инструментом повышения персональной эффективности сотрудников и является ТМ-стандарт, который в себя включает: мотивирующую часть, объясняющая значение личного планирования в корпоративном контексте; общие принципы планирования в ежедневнике; алгоритм планирования дня, который отрабатывается на ТМ- тренинге в ходе решения специального кейса.
Шаг 4. Внедрение ТМ-культуры.
Корпоративная ТМ-культура - совокупность присутствующих в системе управления компанией и в корпоративной культуре инструментов, убеждений и традиций, позволяющая использовать время как измеримый управляемый ресурс. Опоздание и неточное временное планирование является проблемой многих, в том числе и рассматриваемой мной организации. Внедрение ТМ- культуры подразумевает, что время в компании приравнивается к деньгам в реальных управленческих механизмах.
Шаг 5. ТМ-автоматизация.
Большая и малая автоматизации дополняют друг друга, как корпоративный менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент. Большая автоматизация формализует крупные управленческие процессы, основные шестеренки огромного механизма предприятия.
Таким образом, преодоление «ловушек времени», применение методов учета и измерения времени, внедрение методики «Тайм-менеджмент» позволит результативно использовать рабочее время руководителей страховых компаний в рыночных условиях.
Список литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (от 01.02. 2002 г., с изм. от 01.01.2014 г.).
2. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений/ Г.А. Архангельский. 2-е изд. М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. 211 с.
3. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: учеб. М.: Проспект, 2009. 688с.
4. Грызенкова Ю.В., Журавин С.Г., Соломатина А.С. Стратегическое управление персоналом в страховой компании: проблемы, теория и практика Монография. М.: МАКСС-Групп, 2012. 194 с.
5. Управление персоналом: Учебник / И.Б. Дуракова и др./ Под общ. ред. д-ра экон. наук, проф. И.Б. Дураковой. М.: ИНФРА М, 2009. 570с.
