<<
>>

РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ВАШЕМ ПРОЕКТЕ ПО ВНЕДРЕНИЮ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

В глазе 1 Сбалансированная Система Показателей списывалась как мощный инструмент распространения информации, доводящий до сведения каждого работника вашей организации ключевые стратегии успеха и сгособы их реализации Многие из нас верят в Сбалансированную Систему Показателей, и так как вы читаете эту книгу, вы также должны быть уверены в возможностях этого инструмента Сейчас можно см'ело предположить, что многие работники вашей организации никогда даже не слышали о Сбалансированной системе, а те, кто немного знаком с этой концепцией, могут крайне скептически относиться к ее способностям реально изменить положение Сбалансированная Система Показателей - это проект по реализации изменений, а путь большинства инициатив по изменениям очень труден, и главной причиной их потенциальной неудачи является отсутствие информации Профессор и писатель Джон Копер сказал " Без заслуживающего доверия распространения информации, причем в большом объеме, никогда не удается завоевать сердца и умы работников" 13 Большинство организаций в ущерб себе не прислушиваются к этому ценному совету, и их работа по осуществлению изменений от этого только страдает Если вы хотите, чтобы работники начали использовать вашу систему для принятия реальных деловых решений, эту проблему необходимо решить сразу в начале внедрения Тщательно продуманные стратегия и план по распространению информации окажут вам существенную помощь в просвещении всех работников и обеспечат поддержку в ходе всего процесса разработки Сбалансированной Системы Показателей Вам надо будет затратить огромные усилия на создание нового инструмента управления, не допустите, чтобы из-за отсутствия информации о концепции и ее преимуществах эти усилия оказались напрасными Давайте рассмотрим элементы эффективного плана по распространению информации, которым вы можете воспользоваться в ходе внедрения Сбалансированной Системы Показателей Неделя 1 г 4 * в 7 ? 9 » • 4 * ?6 ” ?а 0 201 < КЛИЧ |>ллмир»*аиия « Этап 1 Разработать цени дня СбаЛапеироааииой системы показателей 1 ? ; Этап 2 Определить соответствующую сргамиззц»-,йн-уо единицу \ | Этап 3. Обеспечмть поддержку со сторону руководства 1 Этап 4 Создать команду по вкедое^ио Сбзпзнсиро&энной системы показателей 1 Этап 5 Составить план прсакта Этап 6 Разработать план распространения информации Стадия разработки Этап 1 Собрать + распространить справочный материал 1 •; Этап 2 Выработать и .-и подтвердить миссию.
пегости, видение к стртогмю Этап Э Привести соб^едование с членами руководства Этап 4 Рллработать цели и показатели по каждой составляющей Сбапэ-скрсваиной сметемч Этап 4 [а; Управленческий семинар Этап 4 (6) Узнать стзегнухз реакцию работников I Этап 5 Установить причинко-спеастэенные связи I Этап 5 (а) Упрмвп*>.ме<;<ий сеыикар -1 ! Этап & Установив корма ло вашим показателям 1 Этап б (а) Упранлемчвсхий [еминар . • Этап 7 Разработать текущий лла* ло внедрению Сбалансированной системы показателей _ —:— 1. | Цели вашего плана по распространению информации

Исходной точкой вашей работы над планом по распространению информации должна быть разработка видения будущего и целей Спросите себя, зачем вы составляете план по распространению информации и чего хотите достичь в результате его выполнения.

Чему эы уделяете основное внимание ознакомлению с концепцией основных заинтересованных лиц или обеспечению поддер- жки оаботникое "переднего края"7 При распространении информации команда по внедрению Сбалансированной Системы Показателей в компании "Нова Ско- тия Пауэр" руководствовалась такой целью: "Чтобы представить концепции Сбалансированной Системы Показателей ключевым лицам, оказывающим поддержку и участвующим в проекте, а также для регулярного информирования всех участников о ходе работы команды над внедрением системы" Это простое заявление послужило основой для всей работы по распространению информации о проекте. Ваши цели должны отражать основные характеристики вашего проекта и культуру организации Однако большинство организаций включает, как минимум, следующие цели •

Ознакомить с концепцией Сбалансированной Системы Показателей ра- ботникоэ на всех уровнях организации. •

Организовать обучение всех заинтересованных лиц основным вопросам концепции Сбалансированной системы. •

Обеспечить участие в проекте и приверженность работе над системой ключевых заинтересованных лиц. •

Поощрять участие в процессе. •

Вызвать живой интерес к Сбалансированной Системе Показателей •

Обеспечить быстрое и эффективное распространение информации о результатах деятельности команды.

Когда вы приступаете к планированию распространения информации, рассмотрите возможность использования ресурсов самого надежного из источников информации - устного общения работников компании. Ваша проектная команда подбиралась на основе таких критериев, как знание функциональной области, влияние в своей группе и поддержка Сбалансированной системы. Вряд ли вы отбирали работников в команду по их участию в устном общении и знанию слухов, распространяющихся в вашей организации. Однако для того чтобы узнать, что работники на самом деле думают о происходящих изменениях, устное общение • это, возможно, самый первый источник информации. Начиная кампанию по распространению информации, побеседуйте с активными участниками устного общения в организации и, когда вы стараетесь повлиять на мнение персонала, установите с ними открытые и честные взаимоотношения.14

Элементы плана по распространению информации

Самым простым способом подготовки плана является подход "пяти вопросов" (\Л/5): кто, что, когда, где и почему.

Каждый из них обсуждается в контексте планирования распространения информации. •

Цель/сообщение (чю/иочему). Описывает информационное содержание плана Все планы по распространению информации содержат ключевые сообщения, которые должны сопровождать информационные отчеты. Ваш проект Сбалансированной Системы Показателей может иметь ряд ключевых сообщений, отражающих связь Системы показателей с реализацией стратегии, роль Сбалансированной системы по отношению к другим инициативам в области изменений или новую управленческую философию. которую представляет Система показателей Кроме того, план по распространению информации содержит графики выполнения работ, статус проекта, вопросы по развитию и обучению Так как у различных групп заинтересованных лиц разные роли и обязанности, информационные сообщения должны учитывать специфику роли групп •

Аудитория (кто). Конкретные лица или гоуппы лиц, получающие сообщения о ходе проекта Аудитория будет зависеть от размера и сферы охвата вашего проекта Все же в любом случае включайте высшее руководство, координационный комитет (если вы его создали), менеджеров среднего звена, всех работников и вашу проектную команду •

Периодичность (когда). Выбор времени распространения информации будет зависеть от потребностей конкретной группы вашей аудитории. Более активные участники проекта должны получать информацию чаще, чем другие Отметив это, вспомним предостережение Джона Коттера об опасности отсутствия частых информационных сообщений при осуществлении изменений. Не стоит рисковать потерей поддержки и энтузиазма любой группы аудитории, ограничивая предоставляемую им информацию. •

Способ распространении (где/как). Описывает выбранный метод передачи сообщения и будет зависеть от потребностей аудитории. При современной технологии выбор способа распространения информации зависит только от вашего воображения. Рассмотрите возможность использования всех или одного из следующих вариантов: личные встречи, доклады перед группами, проектные планы, информационные листы, внутренняя сеть, семинары, обеды на работе, видеопрезентации, служебные записки, сообщения по электронной почте, информационные бюллетени, лотереи и соревнования, объявления, наглядные демонстрации, репортажи с мест событий и административные собрания. •

Распространитель информации (кто).

Лицо или группа лиц, ответственная за содержание и распространение сообщений. Выбор распространителя информации снова будет зависеть от сообщения и аудитории. Например, более официальные сообщения обычно исходят от поддерживающего руководителя, а статью в информационный лист может написать член проектной команды.

В конечном счете вы сами определяете содержание распространяемой информации, но один элемент вы обязаны включить в свой план - глоссарий терминов. Практически каждая организация использует для описания управления деятельностью свою терминологию, немного отличающуюся от терминологии других организаций. То, что 8 одной компании назызается инициативой, может в другой компании называться целыо. Решающие факторы успеха в другой организации могут назвать ключевыми индикаторами деятельности. Семантика имеет большое значение, поскольку многие работники современной организации, которых мы выше называли знающими работниками, могли уча свовать 8 реализации инициативы в области управления деятельностью в другой компании, которая использовала совершенно другие термины Вы хотите, чтобы ваша Сба лансированная Система Показателей способствовала коллективной работе, сотрудниче сгву и обмену информацией Это будет чрезвычайно трудно претворить 8 жизнь еспи работники организации и ваша проектная команда говорят на разных языках В одной известной мне организации Проект по внедрению Сбалансированной системы уже под ходил к концу когда на важном заседании выяснилось, что проектная команда и менед жеры совершенно по-разному понимали используемую терминологию В последний момент проектной команде пришлось начать большую кампанию по обучению всего оукозодства проектной терминологии и обеспечению единого понимания общих целей

Одно последнее замечание не воспринимайте как должное успех в деле распрос тоанения информации Для того чтобы обеспечить информирование целевой аудитории, настоятельно рекомендуется оценить эффективность пооводимых мероприятий 3 ходе проекта регулярно проводите опросы ц&певых аудиторий и оценивайте свои действия по следующим критериям •

Нет контакта Не слышал о проекте по знедрению Сбалансированной Системы Показателей •

Осведомленность Слышал о проекте, но не знаю, что это такое •

Концептуальное понимание Понимает Сбалансированную Систему Показателей и последствия ее внедрения •

Тактическое понимание Понимает последствия внедрения Сбалансированной системы как для организации, так и лично для себя •

Принятие Будет поддерживать Сбалансированную систему и изменения, к которым она приведет

Упрощенный план по распространению информации приводится на рис 3 8 ВЫВОДЫ

В этой главе рассматривалось много важных тем, и если вы последуете приводимым рекомендациям, то сможете создать очень прочный фундамент для своих усилий по разработке системы Глава началась с указания того, как трудно выделить конкретные цели разработки Сбалансированной Системы Показате лей Мы отметили, что четкие цели Системы показателей обеспечивают общую ооиентацию в ходе внедрения, повышают эффективность усилий по распространению информации и направляют будущую работу по установлению связи Системы показателей с управленческими процессами во всей организации

Организации, приступившие к реализации проекта по внедрению Сбалансированной Системы Показателей, часто считают логичной исходной точкой своих усилий общую Корпоративную систему показателей В одних случаях это верно, в других - нет

Мы изучили семь критериев принятия решения о выборе начального уровня для внедрения Системы показателей стратегия, поддержка со стороны руководства, необходимость, поддержка со стороны ключевых менеджеров, сфера охвата данные, ресурсы Рисунок 3.8 Упрощенный план по раслространению информации дпл проекта по анедрению Сбалансированной Системы Показателей Аудитория Цели Лдо*од*шйстъ Способ распространим** информх/ян Ркярэстртчтель имдт.ся'-лции 8«а1зее руководство ? Добиться приверженности Роз э дег нгдея* Я/нныи контакт Поддерживающий • Ликаид^рмагь грепятси/-и Руководитель • Сообщать о ходе* работы • Не допускать сюрпризов Менеджера) • Сообщить цель Раз 8 Д№ МЗДСЛИ • Электронная по-: га Лидер/*чпе«в» хоиандв! • Объяснить концепции • Заседания руководства * Сообщать о ходе работы * Статьи • Добиться приверженное™ 8ср работники • Сообщить цель Ра» в месяц • Электронная по^тя Члгии прдосткэй КОМЭКЙЫ • Ознакомить с концепциями * ИнфС^ЗИИОМмые листы • Из г/«? нить неправильные • Админис (ргЛ^ьныс- представления ССб-рчний • Сообщать о ходе работу Проектная команд? • Отслеживай, кал работы Ра» в ярд«*.'!« • Заседание команды Лидер » Удспредепят» задания ? До«л-эды о ходе (»боты • Пересматривать охидамия Неосгоримым фактом жизнедеятельности организации является то, что ни один проект не будет развиваться и даже не выживет без поддержки руковод ства Сбалансированная Система Показателей - не исключение 8ы должны найти руководителя, желающего и способного поддержать систему, желающего действовать как посол проекта Для того чтобы обеспечить поддержку со стороны руководства, вам следует найти члена высшего руководства, чьи ценности совпадают с ценностями, заложенными в методике Системы показателей, про демонстрировать результаты использования этого инструмента, а также рассказать высшему руководству о методологических тонкостях

Ни один работник организации не обладает всей необходимой информацией для создания эффективной Сбалансированной Системы Показателей Это достигается коллективными усилиями группы Мы дали следующее определение команды небольшое число людей, обладающих взаимодополняющими умени ями и действующих в соответствии с общими целью, задачами и подходами, за выполнение которых они несут взаимную ответственность В контексте Сбалансированной Системы Показателей это определение было разбито на несколько компонентов В состав вашей команды должны входить поддерживающий руко водитель, лидер, члены рабочей группы и, возможно, эксперт по организацион ным изменениям Для того чтобы ваша команда могла создать эффективную Систему показателей, ее члены обязательно должны знать эту систему Обучение команды может включать обзоры литературы, конференции и ролевые игоы Цель этой книги состоит в том, чтобы последовательно показать вам все э^алы разработки Сбалансированной Системы Показателей Однако очень важно, чтобы составленный вами план отражал характер и сферу охвата вашей инициативы были изучены две ключевые стадии - планирования и разработки, а также этапы по созданию Системы показателей

Наконец, было рассмотрено значение плана по распространению информации о Сбалансированной Системе Показателей Этот план имеет следующие цели повысить осведомленность, провести обучение по ключевым концепциям, обеспечить приверженность системе, поощрять участие в работе, вызвать живой интерес и сообщать заинтересованным лицам о результатах работы Для определения элементов плана нами использовался подход "пяти вопросов" (W5) кто, что, когда, где и почему, а в заключении было отмечено большое значение измерения эффективности ваших мероприятий по распространению информации путем опроса целевой аудитории

ПРИМЕЧАНИЯ

Stephen R Covey, A Roger Merrill, and Rebecca R Merrill, First Things First (New York Simon & Schuster, 1994) 2

Michael R Vitale and Sarah С Mavnnac, "How Effective Is Your Performance Measurement System7," Management Accounting, >4ugusf ?995, 43 3

Janice A Klein, "Why Supervisors Resist Employee InvolvementHarvard Business Review, September October 1984 4

Robert S Kaplan and David PNorton, The Strategy Focused Organization (Boston Harvard Business School Press, 2000) 5

Robert Simons and Antonio Davila, "How High Is Your Return on Management? " Harvard Business

Review, January February ? 998, 70 6

Rebecca Mac fie,'Six of Our Top Chief Executive Officers Tell the Independent I low They Stay at the Top,"Independent Business Weekly, April2001,8 7

Best Practices Benchmarking Report, Developing the Balanced Scorecard (Chapel Hill, NC Best Practices, LLC, 1999) 8

Laura Downing, "Progress Report on the Balanced Scorecard A Global Users Survey," Balanced Scorecard Report, November December 20G0, 7 9 9

Rosabeth Moss Kanter,"The Enduring Skills of Change Leaders, "Leader to Leader, Summer 1999,15-22 10

Jon R Katzenbach and Douglas K Smith, The Wisdom o: Teams (Boston Harvard, Business School Press, 1993) 1

f Best Practices Benchmarking Report, Developing the Balanced Scorecard 12

Um Bilhngton, "The Three Essentials of an Effective Team, Harvard Management Update, 1997 13

John P Kotter, Lead:ng Change (Boston Harvard Business School Press, 1996) 7

A Susan Annunzio,' The Average Joe in the Know How to Put the Grapevine to Work (or You, "Journal of Employee Communication Management, January/February2001

<< | >>
Источник: Нивен Пол P.. Сбалансированная Система Показателей: Шаг за шагом: максимальное повышение эффективности и закрепление полученных результатов/ Пер. с англ.- Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс. - 328 с.. 2004

Еще по теме РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ВАШЕМ ПРОЕКТЕ ПО ВНЕДРЕНИЮ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ:

  1. Глава 3 Начало
  2. ПОДДЕРЖКА СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА - РЕШАЮЩИЙ ЭЛЕМЕНТ ВНЕДРЕНИЯ ЛЮБОЙ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
  3. ВАША КОМАНДА ПО ВНЕДРЕНИЮ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
  4. РАСПРОСТРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ВАШЕМ ПРОЕКТЕ ПО ВНЕДРЕНИЮ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
  5. Разработка целей и показателей деятельности
  6. Что следует искать в справочных материалах
  7. РАЗРАБОТКА ВАШИХ ЦЕЛЕЙ И ПОКАЗАТЕЛЕЙ
  8. ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ СОСТАВЛЯЮЩЕЙ ОБУЧЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ПЕРСОНАЛА
  9. ПРИЧИННО-СЛЕДСТВЕННЫЕ СВЯЗИ - РАССКАЗ О ВАШЕЙ СТРАТЕГИИ
  10. Установление норм и определение приоритетности инициатив
  11. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТНОСТИ ИНИЦИАТИВ ОРГАНИЗАЦИИ
  12. ПРОЦЕСС КАСКАДИРОВАНИЯ
  13. ЭТАПЫ УСТАНОВЛЕНИЯ СВЯЗИ МЕЖДУ СБАЛАНСИРОВАННЫМИ СИСТЕМАМИ ПОКАЗАТЕЛЕЙ И БЮДЖЕТАМИ
  14. СВОЙСТВА СТРУКТУРЫ
  15. Сообщение результатов алансированной Системы Показателей
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг и менеджмент - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -
Яндекс.Метрика