<<
>>

Что следует искать в справочных материалах

Поиск справочного материала может сначала показаться очень сложным, однако в конечном итоге вы найдете больше, чем ожидали Хотя вся информация, которую вы собираете, представляет определенный интерес, вы должны составить план, чтобы точно знать, что конкретно БЫ хотите найти в ходе вашего исследования Также вам потребуется архив для огромного количества материала, который вы соберете сейчас и э ходе дальнейшей работы над проектом В рамке на следующей странице объясняется, как зафиксировать эту важную информацию в виде архива

Рисунок 5.1 Использование Сбалансированной Системы Показателей для поиска справочной информации

Г ЖА ? » Л .Ч»1 /Л » ^ И ?* А •\*-У * #4 Г Финансы *

Годовой отчет *

Отчеты о результатах деятельности *

Отчеты аналитиков *

Отраслевые журналы *

Отчеты о сравнении с эталоном Клиенты •

Отдел маркетинга •

Отраслевые журналы •

Исследования •

консультантов •

Проектные планы •

Стратегический план Отчеты о результатах •

деятельности Отчеты о сравнении с эталоном Миссия, ценности, видение и стратегия *

Декларация о миссии *

Ценности

? Декларация о видении *

Стратегический план *

История организации *

Исследования *

консультантов Проектные планы Внутренние процессы •

Операционные отчеты •

Производственные отчеты •

Сведения о конкурентах •

Отчеты о сравнении с эталоном •

Отраслевые журналы •

Исследования •

консультэнтоо Проектные планы Обучение и развитие персонала *

Данные отдела кадров *

Отраслевые журналы *

Основные ценности *

Отчеты о сравнении с эталоном *

Исследования консультантов Архивная система для вашего проекта по внедрению Сбалансированной Системы Показателей

Каким бы ни был размер вашей организации, в ходе любого проекта такого масштаба будет собрано много информации.

Упростите свою работу, определив методы создания бумажного и электронного архива для фиксирования, хранения и распространения полученных вами сведений.
Папки и электронные директории файлов в своих названиях должны отражать конкретные этапы вашего проектного плана. Например, у вас может быть директория или папка под названием "Справочная информация”. Разделители в бумажных папках и поддиректории в вашем компьютере должны быть названы следующим образом: "Собеседование с руководством", "Стратегическая информация" и т.д.

Особое значение имеет структура электронных файлов, так как у каждого члена вашей команды будет свой подход к наименованию и хранению файлов. Разработайте процесс, с которым все согласятся и настаивайте на том, чтобы относящиеся к проекту файлы помещались на диск, к которому имеет доступ вся команда. Рассмотрите возможность добавления даты к названию каждого созданного файла или использованию другого способа контроля за версиями документов, чтобы точно знать, что вы всегда работаете с самой последней версией вашего документа.

Это может показаться не особенно важным мероприятием, логически вытекающим из характера вашей деятельности, но часто об этом этапе забывают, пока не накапливается огромное количество документации и никто уже не 8 состоянии сказать, где находится тот или иной документ. Разработка Сбалансированной Системы Показателей сама по себе достаточно сложна; не усложняйте ее еще больше плохой организацией данных.

Необходимо проверить соблюдение важнейшего принципа: постоянство. Отражают ли документы единый взгляд на миссию, основные ценности, видение и стратегию вашей организации? Разработка вашей Сбалансированной Системы Показателей зависит от того, как понимаются эти важнейшие элементы во всей организации. Если вы обнаружите противоречивую информацию, тщательно ее проанализируйте, и разрешение этих противоречий сделайте одной из целей ваших собеседований с руководством и дискуссий с командой. Также вам следует фиксировать любые данные, свидетельствующие о сильном и едином мнении о миссии, ценностях, видении и стратегии. В ходе собеседований с руководством вы можете подтвердить их обоснованность.

Также в результате вашего исследования должны быть выявлены несколько возможных целей и показателей для каждой из четырех составляющих Сбалансированной системы.

Без сомнения, конкретные параметры будут встречаться повсюду 8 документах, которые вы изучаете, и хотя вы не всегда сможете найти точные формулировки показателей для системы, эти документы должны вести вас в правильном направлении.

Например, информация о некоторых ключевых процессах 8 вашей компании содержится в операционных планах. Они помогут вам определить цели и показатели для составляющей внутренних процессов. Аналогично в ходе вашего исследования вы можете собрать информацию об основных сферах компетентности, которые в будущем надеется освоить ваша организация. Эти сферы компетентности могут помочь вам составить план дискуссий по составляющей обучения и развития персонала.

Концепция использования Сбалансированной Системы Показателей как системы стратегического управления рассматривалась в главе 1. При эволюции оценочной системы в систему стратегического управления наша цель состоит в том, чтобы сделать Систему показателей краеугольным камнем управленческих процессов во всей оргз-низации. Конкретные действия по осуществлению такого перехода описываются в следующих главах. Пока вы должны сосредоточить внимание на сборе справочного материала об основных управленческих процессах вашей организации, таких как составление бюджета и бизнес-плана, разработка системы стимулирующего вознаграждения и системы управленческой отчетности. Глубокое понимание этих процессов будет необ-ходимо при установлении их связи с вашей Сбалансированной Системой Показателей.

Проведение собеседований для получения информации от управленческой команды

Собрав достаточное количество справочной информации, вы можете обобщить результаты своих исследований и подтвердить их на личных индивидуальных собеседованиях с каждым членом управленческой команды. Уже несколько раз подчеркивалась важность поддержки Системы показателей со стороны руководства. Это ваша первая возможность поработать над проектом с управленческой командой. Все мы знаем, как важно первое впечатление и в бизнесе, и в жизни.

Перед собеседованиями убедитесь в том, что вы готовы доказать вашей управленческой команде ценность предлагаемой концепции и способность вашей команды давать результаты. Проводить собеседования вы можете по следующему плану: указанных выше положений, вам следует перефразировать вопросы Воспользуйтесь возможностью и выясните личное мнение этого руководителя с помощью таких вопросов "Как вы думаете, почему мы существуем как организация (миссия)?", "Каковы наши основные ценности’", "Какой вы видите нашу организацию через 5, 10 или 15 лет’", "Что мы должны сделать, чтобы достичь желаемого будущего (стратегия)?"

Оценка результатов деятельности На этой стадии собеседования узнайте мнение руководителя о том, какие цели и показатели являются необходимыми для достижения успеха организации •

Как нам реализовать указанные выше стратегии’ •

Какие данные или показатели БЫ используете для измерения успеха организации? •

Разработаны ли вами нормы по показателям’ Если да, то какие’ •

Какие данные и отчеты приносят больше всего пользы и почему’

Из этих вопросов особый интерес вызывает последний В настоящее время большинство организаций собирают огромное количество данных, одни представляют ценность, а другие - вообще не учитываются В будущем отчет по Сбалансированной системе должен стать центральным в управленческой отчетности. Узнайте, какую информацию собирает руководство, что ему нравится, а что - нет.

Вопросы внедрения На заключительном этапе собеседования постарайтесь определить, насколько глубоко руководитель понимает Сбалансированную Систему Показателей и что надо сделать, чтобы проект имел успех •

Как вы оцениваете знания ваших непосредственных подчиненных о Сбалансированной Системе Показателей? •

Что помогло бы вашей команде лучше понять эту концепцию? •

Какие барьеры могут стоять на пути внедрения Сбалансированной системы и как их преодолеть?

Как вы могли заметить по первому вопросу в этой серии, я не сторонник того, чтобы просить руководителей самих оценить свои знания о Системе показателей. Какой уважающий себя руководитель в сегодняшнем деловом мире, ориентированном на оценку деятельности, признает, что никогда не слышал о такой концепции? Вместо этого, спрашивайте о знаниях его команды. По ответу вы сможете определить, хорошо ли знает этот предмет сам руководитель. Если он скажет: "В компании, где раньше работал Джо, создали общекорпоративную Систему показателей, каскадировали ее сверху вниз и использовали для стратегического обучения с помощью процесса управленческого анализа", то вы поймете, что этот руководитель неплохо разбирается в данной концепции К тому же здесь вы можете, ках бы между прочим, заметить. "Кажется, вы сами хорошо знаете Систему показателей. Вы занимались этим вопросом раньше?" Теперь вы сможете выяснить, какой опыт работы с данной системой имеет сам руководитель. Очень полезно знать, кто из членов управленческой команды хорошо знаком с Системой показателей. Эти представители высшего руководства могут правильно оценить усилия вашей команды и первыми выступить в роли лидеров, тем самым оказав проекту значимую поддержку. Выделяйте на собеседование один час и задавайте не более 10 - 15 вопросов. Вам нужно, чтобы руководители смогли полностью изложить свое мнение, вы же не хотите прерывать их на полуслове, чтобы перейти к следующему вопросу. На собеседованиях можно задавать от трех до 40 вопросов (кроме шуток!).

Помимо собеседований с членами управленческой команды, вы можете организовать встречу с другими влиятельными людьми в организации, которые могут увеличить шансы проекта на успех На определенном этапе при сборе и распространении информации вам потребуется помощь отдела информационных технологий, поэтому обязательно привлеките его к участию в вашем проекте Также в проекте будут участвовать финансовый отдел, отдел кадров, отдел маркетинга и производственный отдел. Не используйте на собеседованиях с работниками этих отделов тех же вопросов, что и в ходе бесед с управленческой командой Целью этих собеседований является сообщение вашей аудитории о проектных планах и желание заручиться их поддержкой и помощью.

<< | >>
Источник: Нивен Пол P.. Сбалансированная Система Показателей: Шаг за шагом: максимальное повышение эффективности и закрепление полученных результатов/ Пер. с англ.- Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс. - 328 с.. 2004

Еще по теме Что следует искать в справочных материалах:

  1. Разработка целей и показателей деятельности
  2. Что следует искать в справочных материалах
  3. § 1. Особенности производства основных следственных действий по делам данной категории преступлений
  4. Аренда земельных участков
  5. Глава 14. Подача в суд искового заявления
  6. Глава II СТАРАЯ И НОВАЯ ДИПЛОМАТИЯ
  7. Глава VII НОВОЕ В СОВРЕМЕННОЙ ДИПЛОМАТИИ
  8. § 7. Особенности оперативной разработки организованных преступных формирований
  9. § 5. Современные информационно-поисковые системы оперативно-розыскного и иного назначения
  10. §3. Окончание предварительного следствия и направление уголовного дела прокурору
  11. Этапы стратегического планирования и их характеристика
  12. Маркетинг в строительстве
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг и менеджмент - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -
Яндекс.Метрика