<<
>>

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

В процессе осуществления хозяйственной деятельности на предприятиях, даже на небольших, накапливается различная бухгалтерская, налоговая, кадровая и другая документация. Уничтожение и передача на хранение документов ликвидируемого предприятия входит в обязанности ликвидационной комиссии.

Порядок уничтожения и передачи документов на хранение оговаривается в приказе, другом распорядительном акте или ре-

шении о ликвидации предприятия и зависит от сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 41 [66]

При передаче документов в архив следует руководствоваться Правилами работы архивных подразделении органов государствен- ?Ч*® ной власти, местного самоуправления, предприятий учрежде- ШИ* ний и организаций, утвержденными приказом Государственного ЧЧ! комитета архивов Украины от 16.03.2001 г.

№ 16 [75]

По срокам хранения документы делятся на —

документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хра- М»; нения — такие документы подлежат передаче в государственные архивы;

при, — документы временного (менее 10 лет) хранения — такие

документы хранятся на предприятиях, гада Согласно Перечню №41 [66] для большей части первичной

>еле бухгалтерской документации установлен срок 3 года, при усло- шв вии проведения проверки налоговыми органами. Однако при ашш определении сроков хранения каждого конкретного вида доку- гав ментации необходимо руководствоваться Перечнем №41 [66]. 250/ Например, примечание к Перечню №41 [66] «На государственное хранение не поступают. Хранятся в организациях» уточнять ет место хранения документов, т. е. указывает, что документы в ссЛ архив не сдаются и хранятся в организациях, а примечания ей «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми» и т. п. указывают, что исчисле- уг ние срока хранения таких документов осуществляется с указании ного момента.

ли Срокн хранения, указанные в Перечне №41 [66], являются

минимальными и сокращать нх запрещено.

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводства. Например, исчисли ление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 0 2001 году начинается с 1 января 2002 года.

Ликвидационная комиссия производит экспертизу ценности у( документов, имеющихся на предприятии, составляет акты о выделении дел к уничтожению, а также описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для дальнейшей передачи их в архив.

К делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

которые подлежат передаче в архив, в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости.

Для передачи документов в ведомственный архив они подлежат соответствующему оформлению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: —

подшивку или переплет; —

нумерацию листов; —

составление заверительной надписи; —

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка, даты и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Такие дела хранятся в скоросшивателях, систематизация документов в деле не проводится, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (например, трудовых книжек и др ) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела и на них составляется отдельная опись В конце каждого дела подшиваются чистые бланки для заверительной надписи.

Нумерация листов дела осуществляется арабскими цифрами в нравом верхнем углу, листы заверительной надписи и внутренней описи не нумеруются Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть нумеруются отдельно.

Количество листов в деле указывается в заверительной надписи

Заверительная надпись составляется по форме, образец которой приведен на рис 2.7. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка лис- та-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В заверителыюй надписи указываются цифрами и нронисыо количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверителыюй надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела. —

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров, —

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет, -

номера крупноформатных листов; —

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Лист-заверитель дела №

В деле подшито (вложено) и пронумеровано листа(ов),

(цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ;

пропущенные номер + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Рис. 2.7. Заверительная надпись

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Отдельно составляются описи на: —

дела постоянного хранения, —

дела временного (свыше 10 лет) хранения; —

дела по личному составу и другие однотипные дела; —

дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам ит п.), —

служебные ведомственные издания.

Приведем пример составления описи дел (рис.

2.8). Утверждаю. Директор ?- і'С1 ?Лт-'г-я» И. В. Петпкпка

07.02.2003 г

Опись № 1-л

пел по личному составу за 1997— 1998 гг. №

П/П Заголовок дела (тома части) Дата дела (тома, части) КОЛ-ВО ЛИСТОВ В деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме

чание 1 2 3 4 5 6 1997 год 1 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 5 января — 29 декабря 1997 года 69 75 2 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь — декабрь 1997 года 65 1 2 3 4 5 6 1998 год 3 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 3 января — 30 декабря 1998 года 67 -V- 4 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь — декабрь 1997 года 51 -»»- В данную опись внесено 4 (четыпе) дела с № 1_ по 4 за 1997 — 1998 гг. Ст. архивист •лиг. к. П. Еон^аынкс

•Ш: ’>Са ля ь. Одобрено:

Протокол заседания ликвидационной комиссии

ООО «АльФа»

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК госудаоственного архива

'О.д^.їч З і ЫУЪЬ Рис. 2.8. Опись дел по личному составу

Прием архивных дел ликвидируемого предприятия производится заведующим (специальным сотрудником) государственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии представителя данного предприятия, определенного ликвидационной комиссией. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника государственного архива и лица, передавшего дела.

Кроме того, лицу, передавшему в архив дела и документы ликвидируемого предприятия, подлежащие долгосрочному хра-

нению, выдается справка из архива о принятии дел и документов. Данная справка является одним из документов, представляемых в орган государственной регистрации для отмены государственной регистрации предприятия

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат. То есть они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и но истечении сроков хранения, если потребность в них отпала, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Уничтожение документов временного хранения производится по актам, которые должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Акт о выделении документов к уничтожению выглядит следу ющим образом (рис 2.9)

Утверждаю: Директор ООО -,Ук

И. ь. Петпеккп 07.2.

2003 г

Акт № 1 о выделении документов, подлежащих уничтожению

г Хагмсс

На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от20.07.98г. N9 41, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Альфа» №

п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Индекс дела по номанклатуре или № дела по описи Количество

дел Сроки хранения и номер статей по Перачню Приме

чание 1 2 3 4 5 6 7 1 Акты списания товарно-материальных ценностей 1995- 1997гг 3 Зг/ст 315 1 2 3 4 5 6 7 2 Договоры по финансовохозяйственной деятельности 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 345 3 Доверенности на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей 1993- 1997гг 5 Зг/ст 319 4 Главная книга 1993- 1997гг 5 Зг/ст 321 5 Кассовая книга 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 322 Всего 23 /.л з. пять т;у дела за >993 — /99/ годы.

Описи дел по личному составу за 1997 — 1998 годы утверждены и согласованы с ЭПК государственного архива К2?ы *в ’. •* (г5?2?1й

Ст. архивист Егмг.л^нк- К П. Ьич-жснкт-

«У7»‘1±е, . вд^А'Зг.

Документы в количестве 23 I звд.-иан, гги! дел сдать на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.

(ДОЛЖНОСТЬ работника организации, Сипоочук СидорчукА. Е.

ответственного за сдачу документов) (подпись) Одобрено:

Протокол заседания ликвидационной комиссии

ООО «Ллыйа

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК государственного архива

Хягл кавсы й области

от fj.C2.2M3 г. СВ Рис. 2.9. Акт о выделении документов, подлежащих уничтожению Акты утверждаются ликвидационной комиссией предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожать дела, включенные в акты.

Подготовленные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. При этом сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Следует добавить, что согласно разъяснениям, изложенным в письме Государственного комитета архивов Украины от 12.1

2001 г. №05-26 [67], отнесение организаций к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

Кроме того, в указанном письме также разъясняется, что при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению. они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка

УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок уничтожения штампов и печатей ликвидируемого предприятия регламентирован Инструкцией о порядке изготовления печатей [47]

В случае ликвидации предприятия их руководители обязаны сдать печати и штампы для уничтожения в органы внутренних дел.

Подтверждением того, что печати и штампы ликвидируемого предприятия уничтожены в установленном порядке, является квитанция об их уничтожении, выданная соответствующим органом внутренних дел.

Для получения квитанции об уничтожении печатей и штампов в орган внутренних дел подается письменное ходатайство, в котором указываются. —

количество печатей и штампов, которые предполагается уничтожить, —

основания для уничтожения (в случае ликвидации предприятия таким основанием служит документ, подтверждающий принятое уполномоченными на то лицами или органами решение о его ликвидации), —

лице, ответственное за уничтожение печатей и штампов, его имя, отчество и фамилия, а также паспортные данные;

*»<*-

?"»И

|ргаг

*«1г

1 *®

5 Ур>. Ш1ВГ

шерп

успы

мета.

1 кр лаетсг

в

шир

мкт

т нутрег Ш», дне, к гау*

гей я®

ИНГ*

МИГ"

идаи

вер)

в* —

имя, отчество и фамилия, паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, подающего ходатайство в орган внутренних дел.

К ходатайству прилагаются: —

печати и штампы; —

их оттиски в двух экземплярах; —

платежные поручения или квитанции об оплате услуг, связанных с выдачей квитанций об уничтожении печатей и штампов.

За выдачу квитанций взимается плата, размер которой согласно Единому тарифу на услуги, связанные с приобретением, хранением, учетом, перевозкой огнестрельного оружия, боеприпасов к нему, взрывчатых материалов, а также относительно предметов, на которые распространяется разрешительная система, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 28.12.95 г. № 1060, с изменениями и дополнениями [48], составляет 1 ннмдг (17 грн.).

В подтверждение уничтожения печатей и штампов выдается квитанция, на оборотной стороне которой ставятся оттиски уничтоженных печатей и штампов, после чего они уничтожаютег.

ЗАКРЫТИЕ СЧЕТОВ В БАНКЕ

Порядок закрытия счетов ликвидируемого предприятия в банковских учреждениях определен Инструкцией об открытии счетов [45].

В случае ликвидации предприятия для проведения ликвидационной процедуры может использоваться только одии текущий счет ликвидируемого предприятия, который определяется ликвидатором (ликвидационной комиссией). Для этого в банк направляются решение о ликвидации предприятия и нотариально заверенная карточка с образцами подписей ликвидатора (уполномоченных членов ликвидационной комиссии) и оттиском печати предприятия, которое ликвидируется.

Распоряжаться текущим счетом ликвидируемого предприятия может ликвидационная комиссия или другой орган, уполномоченный на проведение его ликвидации.

Все прочие счета подлежат закрытию ликвидатором (ликвидационной комиссией) а остатки на этих счетах — перечислению на текущий счет, определенный ликвидатором (ликвидационной комиссией) для использования при проведении ликвидационной процедуры

Текущие счета закрываются в учреждениях банка на основании

а) заявления собственника счета;

б) решения органа, выполняющего функции но ликвидации или реорганизации предприятия;

в) решения суда или хозяйственного суда о ликвидации предприятия

Согласно п. 26 раздела II Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной поста новлением Правления Национального банка Украины от 29 03.2001 г. № 135,с изменениями и дополнениями [81], при поступлении в банк решения органе, который выполняет функции по ликвидации предприятия, или суда/хозяйственного суда о ликвидации (реорганизации) юридического лица, банк плательщика (ликвидируемого предприятия) не позднее следующего рабочего дня приостанавливает прием поступающих в банк поручений плательщика и распоряжений кредиторов о списании средств со счета. Расчетные документы, поступающие в банк, возвращаются не позднее следующего рабочего дня лицам, от которых они поступили, при этом на обратной стороне указыва ются причина возврата (с обязательной ссылкой на нормативно- правовой акт НБУ) и дата возврата.

Банковский счет ликвидируемого предприятия закрывается учреждением банка но решению ликвидационной комиссии или другого органа, занимавшегося ликвидацией предприятия, или решению суда/хозяйственного суда о ликвидации предприятия после выполнения всех необходимых мероприятий по ликвидации предприятия

При наличии средств на счете банк осуществляет завершающие операции но счету (по выполнению платежных требований па принудительное списание (взыскание) средств, выплаты средств наличностью, перечисление остатка средств на основании пла тежного поручения на другой счет предприятия, указанный в

заявлении, и т. и). В таком случае датой закрытия счета считается день, следующий за днем последней операции по счету

О закрытии счетов в учреждении банка необходимо уведомить налоговый орган. Согласно п.п. 4.19 п. 4 Инструкции об учете налогоплательщиков [9] и п. 2 Порядка представления уведомлений об открытии счетов [28] плательщик налогов обязан в течение 3 рабочих дней со дня закрытия счета (включая день операции) лично представить или направить по почте (с уведомлением о вручении) в адрес налогового органа, в котором он состоит на учете, уведомление от налогоплательщика об откры тии/закрытии счета в учреждениях банков по форме, утвержденной Порядком представления уведомлений об открытии счетов [28]

Приведем пример заполнения данного уведомления (рис. 2.10)

Додаток 1

до Порядку подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків в установах банків

Форма № П1

«і!» листопала 2002. Р- (число, місяць (словами), р,к)

(район, місто)

ПОВІДОМЛЕННЯ від платника податків про відкриття (закриття) рахунка в установі банку

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

або ідентифікаційний номер за ДРФО, | 3| 0| 01013 \2 |0 |5 | | | або реєстраційний (обліковий) номер з тимчасового реєстру ДПА України

Назва (Г1. І. Б. — для фізичних осіб)

Приватне підприємство «Свіг»

Місцезнаходження (місце проживання (і Н*2 м. Ха^-міг. вул Сумська, 96а, по. 5

Код банку350426 Назва установи банку Х^. ' ЛППВ ^ м Хгокові

(закрито) рахунок № 260750 Валюта рахунка ГРИВНІ (непсгрібне закреслити)

Вид рахунка поточний.

Дата операції «11° листопада 2003 Р-

Керівник (підприємець) Іванов Іванов І. І.

(підпис) (прізвище, ініціали)

М П

Банківські реквізити перевірено Відповідальна особа установи банку

нач. відділи Зленко Зленко О. О.

(посада) (підпис) (прізвище, ініціали)

М. П.

Поідомясння утримана«Ц» листопада 2003 року Відповідальна особа

податкового органу Нестеров Нестеров О. О.

(підпис) (прізвище, ініціали)

М. П.

Корінець повідомлення від платника податків про відкриття рахунка в установі банку

(надається установі банку)

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або ідентифікаційний номер за ДРФО,

або реєстраційний(обліковий) номер І І І І І І І І 1 І І з тимчасового реєстру ДПА України

У ДПІ/ДПА

(район, місто)

Назва (П.І.Б. - для ф.зичних осіб)

Код банку Назва установи банку

Відкрито рахунок № Дата операції« » 20 року

Повідомлення платника від « » 20 року отримано

«_» 20 року

Рахунок узято на облік « » 20 року

Відповідальна особа

податкового органу

(підпис) (прізвище, ініціали) (телефон)

М. П

Дозволяю розпочати операції на рахунку

Відповідальна особа

установи банку

(підпис) (прізвище, ініціали)

М. П.

Корінець повідомлення від платника податків про відкриття (закриття) рахунка в установі байку

(залишається у платника)

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ,

або ідентифікаційний номер за ДРФО, І ЗІОІОІ0ІЗІ2ІОІ5 І | ] або реєстраційний (обліковий) номер з тимчасового реєстру ДПА України

У ДПІ/ДПА в Київському районі и. Хзощуа (район, місто)

Назва (П. І. Б.— для фізичних осіб)

Приватне підприємство «Світ»

Код банку 350426 н,щрхтя (закрито) (непотрібне закреслити) рахунок № " 7-'0 в Ю^ АППБ «А аль» м. Х.~. ? о-.,а Дата операції «11 » листопада 2003 Р Повідомлення надано «21» листопада 2003 Р-. отримано «Ц» листопада 2003 р.

Відповідальна особа

податкового органу Нестеров Нестеров О. О.

(підпис) (прізвище, ініціали)

Штамп

податкового органу

Примітка. Дані в повідомленні простим шрифтом заповнює платник жирним шрифтом — податковий орган, жирним курсивом — установо

банку.

Рис. 2.10 Образец Уведомления налогоплательщика об открытии (закрытии) счетов в учреждениях банка

За нарушение сроков направления уведомления о закрытии банковских счетов согласно п. 7 ст. 11 Закона о налоговой служ бе [46] налоговые органы имеют право применять к юридическим лицам — субъектам предпринимательской деятельности, которые в установленный законом срок не уведомили о закрытии счета в банке, штрафные санкции в размере 20 нпмдг (340 грн.).

<< | >>
Источник: Примакова О., Мякота В.. Ліквідація (реорганізація) підприємства. — 3-тє вид., пе- рероб і дои — X Фактор. —188 с.. 2003

Еще по теме ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ:

  1. 16.2. Государственное управление в информационной сфере
  2. 3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
  3. 1Нормативные документы, определяющие сроки хранения
  4. Использование документов архива
  5. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  6. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
  7. ГОСУДАРСТВЕННАЯ ПОШЛИНА
  8. 2.8. Основания отказа в государственной регистрации прав на недвижимость
  9. Порядок государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  10. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
  11. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
  12. Правила хранения документов
  13. Документы, регламентирующие проведение процесса
  14. Подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию
  15. Порядок хранения документов акционерных общес1 в
Яндекс.Метрика