<<
>>

Модуль № 6 (продолжение). Управление проектами

В этом модуле мы поговорим о бэкаие документов и файлов компании, а также об управлении проектами и задачами.

Бэкап документов и файлов компании

Если у вас еще не настроен электронный бэкап документов с синхронизацией через Интернет на какой-либо источник, у вас будет возможность устранить эту проблему.

В приложении вы найдете ссылку на программу «Sugarsync». Если пройдете по моей ссыпке, получите дополнительно 250 Мб. Итого у вас будет 2 Гб + бонусные 250 Мб. Как говорится, мелочь, а приятно.

Таким образом, вы сможете забэкапить свои основные документы (файлы, касты, материалы).

Самое интересное, что этим бэкапом можно пользоваться не только как синхронизатором между компьютерами, но и как архивом. Вы можете залить туда то, что вам не нужно носить с собой, но доступ к чему хочется иметь.

Вопросы, на которые вам нужно будет ответить, таковы. Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится ? Кто за него отвечает ?

Здесь мы говорим не про онлайн-бэкап, а про оффлайн. Надеюсь, на текущий момент он у вас есть хоть в каком-то виде. Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры ? Как часто он проводится ? Кто за него отвечает ?

В большинстве случаев есть только один бэкап. Ваша задача - установить второй автоматический электронный бэкап уже на этой неделе. Какдолго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов ?

Если все активы компании находятся на вашем лэптопе, ничего хорошего из этого не выйдет. Я лично знаю два случая, когда у человека украли сумку, в которой лежал и лэптоп, и хардрайв с бэкапом. Соответственно, все активы бизнеса были потеряны.

Управление проектами и задачами

Сейчас ваша задача - сделать минимум, который даст понимание того, на какой стадии находится ваш бизнес, куда он идет и как работает.

По этой причине мы не будем рассматривать в этом модуле управление проектами, которое должно быть в идеале: с управлением ресурсами, бюджетированием и т. п. Сначала рассмотрим скорее управление задачами.

Если у вас есть помощники и фрилансеры, с которыми вы работаете по e-mail (ставите им задачи, получаете отчеты и т. д.), - знайте, что это крайне неэффективно. Вы не сможете понять, ни куда двигаетесь, ни что происходило в вашей компании, например, три месяца назад. А значит, не сможете и проанализировать темпы роста.

Поэтому вам необходимо найти любой инструмент управления проектами или управления задачами. В нем вы сможете давать задания другим людям, которые они будут получать по той же электронной почте. Разница в том, что, когда сотрудники начнут их исполнять и отмечать статус через веб-интерфейс, вы будете получать уведомления.

Самый простой вариант из того, что мы нашли на русском языке, - продукт компании «Мегаплан» (megaplan.ru). Стоимость аккаунта бюджетна, за какие-то смешные деньги вы получите полнофункциональную систему управления проектами.

Открою вам секрет: любая система управления проектами (или задачами), которая

используется в компании, во много раз эффективнее самой лучшей системы, которая не используется. Поэтому наша задача - построить управление вашими задачами в любой (пусть не идеальной!) системе.

Кроме того, вы можете рассмотреть такие сервисы, как remember-themilk.com, racious и hitask.com Для продвинутых есть еще basecamp и Microsoft Project Server, но я не рекомендую их использовать, поскольку они слишком «тяжелые» для повседневных задач.

Как начать внедрение? Составьте общий список всех проектов и задач, которые вам необходимо реализовать. Соберите списки всех проектов и задач со своих подчиненных и сверьте их между собой. Таким образом, вы получите мастер-список, состоящий из всех задач. Выберите инструмент для совместной работы. Например:              megaplan.ru, rememberthemilk.com, racious, hitask.com, basecamp или Microsoft Project Server.

Внесите мастер-список задач в выбранный инструмент, добавьте необходимых пользователей, пропишите их роли, степень ответственности и т. п. Начните совместную работу в таком режиме и продолжайте ее в течение месяца. Спустя месяц сделайте отчет - что было хорошо, какие недочеты выявлены, что понравилось и не понравилось.

Чем крупнее ваша компания, тем больше список задач и сотрудников, даже part-time (например, фрилансеров), тем более сложные проекты вам придется делать и тем труднее управлять ими и ресурсами.

Поэтому я настоятельно рекомендую найти время и выбрать наиболее удобный инструмент для работы в вашей компании уже сейчас.

Бланки «Управление проектами и бэкап документов»

М06-04. Бэкап документов и файлов компании Есть ли электронный бэкап всех документов и файлов компании? Как часто он проводится? Кто за него отвечает? Есть ли второй электронный бэкап всех документов, находящийся вне стен вашей компании и вашей квартиры? Как часто он проводится? Кто за него отвечает? Как долго хранятся бэкапы? Как часто проводится их восстановление и сверка с оригиналами документов? Зарегистрируйтесь на sugarsync и настройте бэкап наиболее важных документов.

М06-05. Общие списки проектов и задач

Если вы уже не первый месяц работаете над расширением своею бизнеса и продвижением компании, наверняка знаете, как важна хорошо отлаженная система управления проектами.

Именно поэтому мы будем начинать с азов. Для начала составьте общий список всех ваших проектов и задач.

Краткая справка.

Задача - простейшее действие, приносящее измеряемый результат, которое нецелесообразно упрощать.

Проект - комплекс действий, направленных на достижение определенного измеряемого результата.

Проекты обычно состоят из других (более простых) подпроектов и задач. Для удобства терминологии мы все подпроекты тоже будем называть проектами. Соберите списки проектов и задач со своих подчиненных. Сверьте их между собой. Вам необходим какой-нибудь инструмент совместной работы с задачами.

Для начала я не советую использовать такие тяжеловесные решения, как basecamp и тем более Microsoft Project Server. Остановитесь на более простых вариантах, например megaplan.ru, rememberthemilk.com или hitask.com.

Если же вам будет мало этой функциональности, в будущем вы сможете перейти на более мощный инструмент управления проектами. Перенесите все свои проекты и задачи в выбранный инструмент. Добавьте в него всех пользователей. Назначьте каждому пользователю роль и степень ответственности за его проекты и задачи. За две-три недели совместной работы выявите все недочеты и несоответствия в проектах и приведите их к общему знаменателю.

Если у вас большая компания, рекомендую ограничить список людей, с которыми вы начнете работать в инструменте управления проектами. Лучше начать с тех, кто подчиняется лично вам. Если и это число будет велико, выберите команду из трех-пяти человек.

<< | >>
Источник: Парабеллум А.. Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании. 2013

Еще по теме Модуль № 6 (продолжение). Управление проектами:

  1. 5.2. ОСНОВЫ ВЫБОРА ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ МАРКЕТИНГОМ
  2. 2.19. Конструирование 1Т-стратегии
  3. Приложение 
  4. MRP-II/ERP-системы
  5. Модуль № 6 (продолжение). Управление проектами
Яндекс.Метрика