<<
>>

Справочно-информационные документы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и заседаниях коллегиальных органов. (Совета директоров, общего собрания акционеров).

Структура протокола состоит из двух частей: вводной, содержащей фамилии; основной, фиксирующей ход заседания.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. По содержанию справки делятся на две группы:

о              факторах и событиях служебного характера;

выдаваемые заинтересованными лицами и учреждениями, удостоверяющие какой-либо юридический акт.

Обязательный реквизит справки: название ведомства, учреждения, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или высшего учреждения. В ней руководитель информируется о сложившейся ситуации. Докладная записка, представляемая руководителю структурного подразделения, оформляется на простом листе бумаги.

Её реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель, внешнюю - руководитель учреждения.

Рекомендуется формировать докладную записку из 2-х частей. В первой излагают факты, послужившие причиной представления докладной записки, второй - предложения по рассматриваемому вопросу.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий

или на специальном бланке, изготовленном по следующему образцу.

Код организации Код формы документа

Резолюция

Наименование организации

Адресат

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата              Место издания №

Заголовок

Прошу               меня на (от) должность(ти)

(принять, перевести, освободить)

(наименование должности)

(наименование структурною подразделения)

(причина перемещения, увольнения) Приложение:

(личная подпись)              (расшифровка              подписи)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Администрация организации со своей стороны на заявлении пишет резолюцию о согласии или несогласии, а затем на основании принятого решения (в случае согласия) издается приказ по личному составу.

Составление и оформление приказов по личному составу отличаются от оформления приказов по производственной деятельности (констатирующая часть может отсутствовать). Перед текстом приказа по личному составу помещается заголовок «По личному составу». Каждый пункт приказа (при составлении

приказа по нескольким вопросам) начинается с самого действия глагола - и пишется прописными буквами: НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УВОЛИТЬ.

С новой строки указывают фамилию, имя, отчество (полностью) лица, а затем излагают содержание пункта, указывая основание, послужившее причиной составления приказа.

Если в пункте указывается несколько фамилий, их располагают в алфавитном порядке. Приказы по личному составу печатают на бланке по следующей форме.

Наименование организации ПРИКАЗ Москва              №              08              л/с

По личному составу НАЗНАЧИТЬ:

КАЗАКОВА Андрея Ивановича на должность начальника бюро по учету корреспонденции с 25 июня 2004 г. с месячным испытательным сроком. Оклад по штатному расписанию.

Основание: заявление Казакова А.И. от 15 июня 2004 г.

ОСВОБОДИТЬ:

АЛЕКСЕЕВУ Нину Антоновну от обязанности начальника бюро по учету корреспонденции в связи с уходом на другую работу с 25 июня 2004 г. Основание: заявление Алексеевой Н.А. от 1 июня 2004 г.

Генеральный директор

АОЗТ «Энский завод»               А.А. Грибов

При необходимости из приказа делаются выписки по следующей форме.

Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 18.06.04              Москва              №              08 л/с

По личному составу НАЗНАЧИТЬ:

КАЗАКОВА Андрея Ивановича на должность начальника бюро по учету корреспонденции с 25 июня 2004 г. с месячным испытательным сроком. Оклад по штатному расписанию.

Основание: заявление Казакова А.И. от 15 июня 2004 г.

Генеральный директор

АОЗТ «Энский завод»               А.А.Грибов

22.06.04

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Но иногда в приказе содержатся пункты со своими сроками вступления в силу. Например: приказ подписан 18 июня, назначение работника на должность произведено с 25 июня.

Формулировки текста приказа по личному составу должны четко и правильно отражать трудовые права работника. Администрация объявляет работнику приказ под расписку.

В приказах не допускаются исправления. Если же они бывают, то обязательно оговариваются и заверяются печатью. В течение года приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по производственной деятельности организации и имеют свою нумерацию (с № 1). Срок хранения таких приказов 75 лет.

Анкета (личный листок по учету кадров) - документ, в котором работник сообщает о себе анкетные данные по установленной форме и подписывает его.

Для учета личного состава в организациях введены личные карточки работников. Они оформляются по установленной фор

ме на основании приказов о приеме на работу. В личной карточке повторяются записи из трудовой книжки.

В личную карточку заносятся следующие сведения о работнике: образование; специальность; передвижение по службе; предоставление отпусков и др.

Сведения переносят на основании данных паспорта, военного билета, документа об образовании. Сведения о трудовом стаже берутся из трудовой книжки.

В карточке обязательно проставляют дату заполнения и подпись работника. Если работник увольняется, указывается дата и причина увольнения.

Записи в личной карточке ведутся аккуратно, внимательно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа. Личные карточки хранятся в картотеках, систематизируются в хронологической последовательности.

Справка (по личному составу) - это документ, содержащий сведения о жизни и деятельности работника и подтверждающий события, обстоятельства, факты.

Выдается справка в том случае, когда необходимые данные не могут быть подтверждены ни паспортом, ни трудовой книжкой или другим документом, удостоверяющим личность работника.

Реквизиты справки по личному составу: наименование организации; вид документа; дата: номер; место составления; текст; подпись.

Справки оформляются на бланках, изготовленных типографским способом. В основном они имеют типовое содержание. Справки заполняются от руки или на печатающем устройстве.

Справки со сведениями финансового характера должны иметь две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера. Например.

Наименование организации СПРАВКА Москва              №              27

Агеева Юлия Сергеевна работает в организации в должности менеджера по продажам с окладом 5000 (пять тысяч) рублей в месяц. Выдана для представления в детский сад № 919 г. Москвы.

Руководитель организации               Н.Б. Григорьев

( подпись)

Главный бухгалтер              О.Е.Сидорова

(подпись)

<< | >>
Источник: Гранов Г.С.Новиков В.Е.Федосеев И.А.. Документирование управленческой деятельности. 2005

Еще по теме Справочно-информационные документы:

  1. 16.2. Государственное управление в информационной сфере
  2. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
  3. Составление, изготовление и издание конфиденциального документа
  4. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
  5. 26.5. Справочно-информационная документация
  6. Требования к содержанию документов
  7. ТЕМА 3.1. СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ «ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС»
  8. ТЕМА 3.2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО РЕСУРСА
  9. ТЕМА 3.3. АНАЛИЗ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ РАЗЛИЧНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
  10. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Яндекс.Метрика