Задать вопрос юристу

Глава 13 ПРОТОКОЛЫ


Протокол — это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.
Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству.
В соответствии с Инструкцией протокол составляется на основании:
  1. записей, произведенных во время совещания (заседания)[§§§§§§§§§§§§§§§§§];
  2. представленных тезисов докладов и выступлений;
  3. справок;
  4. проектов решений;
  5. других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников подразделений, готовивших материалы к обсуждению.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования”. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
  1. председатель или председательствующий;
  2. секретарь;
  3. присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
  4. повестка дня;
  5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)[******************].
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
  1. наименование документа — слово ПРОТОКОЛ- печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
  2. вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;
  3. место проведения заседания, совещания — указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
  4. дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованным способом другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя меж
строчными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству[††††††††††††††††††] приведен в приложении 42, а пример оформления протокола общего собрания акционеров — в приложении 43.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Глава 13 ПРОТОКОЛЫ:

  1. Требования к протоколу
  2. Протокол
  3. ПРОТОКОЛЫ
  4. Протоколы разногласий к договорам поставки
  5. Протоколы следственных и судебных действий
  6. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
  7. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
  8. ПРОТОКОЛ заседания представителей
  9. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?
  10. Приложение 42 Образец оформления протокола
  11. Оформление и обнародование протокола и отчета об итогах голосования
  12. 1.3.4. ПЛАН ЭРРИО И ЖЕНЕВСКИЙ ПРОТОКОЛ
  13. ПРОТОКОЛ О ПОДПИСАНИИ
  14. § 8. Протоколы следственных и судебных действий
  15.  Протокол вскрытия и оглашения закрытого завещания180