Задать вопрос юристу

2. Порядок учета и регистрации писем граждан

  1. Все поступающие в министерство письма граждан принимаются экспедицией и доставляются в Сектор писем, где они вскрываются и регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 1), составляемых в 5 экземплярах.
    Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы состоит из
    начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401). Четыре экземпляра регистрационноконтрольной карточки Сектором писем направляются в структурное подразделение (первый экземпляр с подписью должностного лица, получившего корреспонденцию, возвращается в Сектор писем, а три других используются для контроля и справочной работы).

Предложения, заявления и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера (например, К-25/1, К-25/2 и т. д.).
  1. Конверты к письмам сохраняются в управлениях (отделах) в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.
  2. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа, в нем указывается предварительный срок исполнения. При рассмотрении писем в управлениях и отделах по существу поставленных вопросов дата исполнения устанавливается в пределах сроков, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству.

При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций или других материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, Сектором писем проставляется штамп "Получено без приложения" или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.
  1. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".
  2. По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное".
  3. Письма граждан, адресованные министру финансов РФ, заместителям министра финансов РФ, передаются Административно-контрольным управлением в секретариат министра и заместителей министра для доклада руководству министерства, по указанию руководства министерства письма направляются на исполнение в управления (отделы).

В таком же порядке решается вопрос о коллективных письмах, а также письмах граждан, если их поступает значительное количество по одному и тому же вопросу. Если полученные письма граждан по своему содержанию не требуют специального рассмотрения руководства министерства, они направляются Сектором писем на исполнение непосредственно в управления (отделы).
  1. Полученные управлениями (отделами) письма передаются согласно указаниям руководства управлений (отделов) исполнителям, при этом контрольные и справочные карточки остаются у инспектора для контроля.

При поступлении повторного письма работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству управления (отдела) вместе с предыдущими обращениями.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме 2. Порядок учета и регистрации писем граждан:

  1. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ БЕЗРАБОТНЫХ ГРАЖДАН
  2. 3.2. Производство по регистрации и снятию граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и месту жительства в пределах Российской Федерации.
  3. § 2. Основания и порядок признания граждан нуждающимися в улучшении жилищных условий. Учет данных граждан
  4. 4.4. ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ И ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИИ НЕДВИЖИМОСТИ
  5. Глава 16. РЕГИСТРАЦИЯ ГРАЖДАН
  6. § 1. Регистрация граждан по месту жительства и пребывания
  7. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Сроки подготовки и объем деловых писем
  8. Порядок государственной регистрации
  9. Глава 11. Порядок обращения граждан в органы внутренних дел
  10. Глава 9. Порядок обращений граждан в палаты парламента
  11. Глава 3. Порядок рассмотрения предложений, заявлений и ходатайств граждан