Задать вопрос юристу

Организация документооборота и исполнения документов

  1. Организация документооборота
  1. Движение документов на предприятии с момента их создания (получения) и до завершения исполнения (отправки) последних образует документооборот.
  2. Порядок прохождения документов на предприятии регламентируется настоящей инструкцией, табелем унифицированных форм документов предприятия (инв.
    № 71), положением о службе ДОУ предприятия (инв. № 72) и должностными инструкциями работников службы ДОУ (инв. №№ 101-110).
  3. Для обеспечения надлежащей эффективности документооборота предприятия службой ДОУ раз
    рабатываются маршруты движения документов. Указанные маршруты разрабатываются на основе нормативно-правовых актов федерального и ведомственного значения и с учетом специфики функционирования системы документационного обеспечения деятельности предприятия.
  1. Организация доставки документов
  1. Доставка документов на предприятие и за его пределы осуществляется штатными средствами почтовой, фельдъегерской (курьерской) или электрической связи.
  2. Посредством почтовой связи производится отправка и получение обычных и авиаписем, почтовых карточек (открыток), бандеролей, посылок и печатных, в т. ч. периодических изданий.
  3. Посредством фельдъегерской (курьерской) связи производится отправка и получение заказной корреспонденции (писем, посылок и пр.), содержащей важную или срочную информацию.
  4. Посредством электрической связи производится отправка и получение телефонограмм, телеграмм, теле- ксограмм, телефаксограмм, E-mail и SMS-сообщений.
  5. Ответственность за полную и своевременную отправку и получение служебной корреспонденции предприятия несет экспедиционная группа службы ДОУ.
  1. Прием, обработка и распределение входящих документов
  1. Документы, поступающие на предприятие, вскрываются, регистрируются, после чего передаются на рассмотрение руководству предприятия, а затем — в соответствии с решением (резолюцией) руководителя направляются непосредственным исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям).
  2. С поступлением служебной корреспонденции в делопроизводство службы ДОУ предприятия проверяется правильность ее доставки, а также целостность упаковки документов. Конверты с документами вскрываются, за исключением имеющих пометку "лично".
  3. Документы, извлеченные из конвертов (упа

ковок), учитываются путем простановки на них регистрационного штампа "Входящий №              ” и внесения
соответствующей записи в "Журнал учета входящей корреспонденции”.
  1. В зависимости от адресации документы направляются или на предварительное рассмотрение руководителю предприятия, или непосредственно тем должностным лицам (в те структурные подразделения), которым они предназначены (при наличии на документе соответствующей отметки).
  2. Предварительное рассмотрение документов проводится руководителем предприятия с целью их распределения между ответственными исполнителями — должностными лицами или структурными подразделениями предприятия. Решение о распределении документов оформляется в виде резолюции.
  3. Рассмотренные документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее — РКФ) вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение должностному лицу или в структурное подразделение.
    1. Особенности обработки входящих электронных документов
      1. Под электронными следует понимать документы, поступающие на предприятие по каналам электросвязи либо на машинных носителях (дискетах, дисках и лентах).
      2. Документы, поступающие по каналам электросвязи, докладываются руководителю предприятия дважды в день (в 12 и 17 часов), а особо важные — немедленно после их регистрации.

Сообщения электронной почты и мобильной телефонии (E-mail- и 5М5-сообщения) предварительно сохраняются на жестком диске принимающего сервера, после чего распечатываются.              '
      1. Оригиналы документов, поступающие на предприятие на машинных носителях, должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на машинном носителе подлежит проверке в технической группе службы ДОУ на наличие вирусов и соответствие заголовка, объема и структуры электронного документа данным, указанным в сопроводительном письме.
    1. Подготовка и отправка исходящих документов
      1. Подготовка проектов исходящих документов,

включая предварительное согласование, производится теми должностными лицами (структурными подразделениями), которым поручено их исполнение.
      1. Оформление окончательного варианта документа производится группой подготовки данных службы ДОУ на основе машинописной или электронной версии проекта документа, в обязательном порядке заверенного подписью ответственного исполнителя.
      2. Ответственный исполнитель обязан удостовериться в том, что текст окончательно оформленного документа в точности соответствует тексту проекта и, при необходимости, внести в окончательный вариант текста свои замечания. Правильно оформленный документ передается в секретариат руководителя.
      3. Представление оформленного документа на подпись (утверждение) руководителю предприятия производится секретарем руководителя. Подписанный (утвержденный) документ затем передается в группу делопроизводства службы ДОУ.
      4. Подготовка к отправке подписанного (утвержденного) документа производится группой делопроизводства службы ДОУ. Отправке предшествует регистрация и конвертование (упаковка) документа.
        Непосредственную доставку документа адресату или на узел связи производит экспедиционная группа службы ДОУ. Отправку электронного документа производит техническая группа службы ДОУ.
      5. Отправка исходящей корреспонденции за пределы предприятия должна осуществляться в течение суток с момента подписания (утверждения) документа руководителем, а особо важных или срочных — немедленно после их подписания руководителем. Контроль за своевременной и правильной отправкой исходящей корреспонденции осуществляет инспектор по контролю за исполнением документов (далее — КИД) службы ДОУ.
    1. Исполнение внутренних документов
      1. Исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с указаниями руководителя предприятия либо в соответствии с требованиями федеральных и ведомственных нормативно-правовых актов.
      2. Ответственность за своевременную подготовку проекта внутреннего документа несет то должностное лицо (структурное подразделение), которому поручено его исполнение.
      3. Ответственность за правильное оформление внутреннего документа несет непосредственный начальник того должностного лица (структурного подразделения), которому поручено его исполнение.
      4. Контроль за исполнением внутренних документов осуществляет инспектор по КИД службы ДОУ.
      5. Проекты внутренних документов в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой предприятия. Проекты внутренних документов, в подготовке которых участвуют исполнители нескольких структурных подразделений (несколько должностных лиц), должны быть согласованы с руководителями этих подразделений (этими должностными лицами).
      6. Передача подписанных (утвержденных) внутренних документов для использования в практической работе должностными лицами (структурными подразделениями) осуществляется через группу делопроизводства службы ДОУ после регистрации.

В необходимых случаях оригинал внутреннего документа подлежит тиражированию. Контрольный экземпляр документа помещается на хранение в службы ДОУ. Исполнитель документа обязан хранить у себя один экземпляр исполненного внутреннего документа в течение года со дня его регистрации.
    1. Работа по сокращению объемов служебной переписки и совершенствованию ее организации
      1. Работу по сокращению объемов служебной переписки и совершенствованию ее организации следует рассматривать как неотъемлемую часть документационного обеспечения деятельности предприятия.
      2. Документационное обеспечение деятельности предприятия подлежит систематическому анализу. В основе анализа лежат статистические данные, характеризующие количественные и качественные параметры служебных документов за определенный период времени (год, квартал, месяц).
      3. Учет количества документов за определенный период времени проводится на основании данных журналов учета корреспонденции и по РКФ. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при его тира
        жировании. При этом количество входящих, исходящих и внутренних документов учитывается раздельно.
      4. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству предприятия ежемесячно к 5 числу следующего за отчетным месяца.
      5. Учет количества копий документов производится отдельно по адресатам и в целом по предприятию за квартал, полугодие и год. Соответствующие данные представляются руководителю предприятия вместе с данными о количестве оригинальных документов.
      6. На основании учетных данных и результатов анализа начальником службы ДОУ разрабатываются предложения по сокращению объемов служебной переписки и совершенствованию ее организации. "Указанные предложения представляются руководителю предприятия ежегодно к 15 января.
    2. Организация работы ответственных исполнителей с документами
      1. Должностные лица и структурные подразделения, уполномоченные в соответствии с распоряжением (резолюцией или иным указанием) руководителя предприятия осуществлять работу со служебными документами, обязаны обеспечить их своевременную и правильную подготовку.
      2. При рассмотрении документов последние подразделяются на особо важные (срочные) и второстепенные. Ответственный исполнитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Особо важные и срочные документы подлежат первоочередному исполнению.
      3. При определении сроков подготовки служебных документов ответственный исполнитель обязан учитывать время, необходимое для его согласования, оформления, подписания (утверждения) и доставки до адресата. Если тот или иной документ невозможно подготовить к установленному руководителем предприятия сроку, ответственный исполнитель должен заблаговременно уведомить об этом как руководителя, так и то должностное лицо, во исполнение указаний которого осуществляется подготовка данного документа.
      4. Ответственный исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, после чего передает документ на тиражирование с соответствующей пометкой на оригинале документа (карандашом).

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, ответственный исполнитель готовит расчет рассылки, передаваемый им вместе с экземплярами документа в службу ДОУ.
      1. Если к работе по подготовке документа привлечено несколько ответственных исполнителей, представляющих разные структурные подразделения, то в соответствии с резолюцией или иным указанием руководителя один из них назначается старшим.
      2. Доступ к разрабатываемым документам должны иметь только те лица, которые уполномочены осуществлять их подготовку.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Организация документооборота и исполнения документов:

  1. Что такое «документооборот» и какие документы обращаются в организации?
  2. 7.4. Особенности исполнения исполнительных документов о взыскании штрафа, назначенного за преступление, исполнение документа о конфискации имущества
  3. Организация контроля за исполнением документов
  4. Общие требования к организации контроля исполнения документов
  5. Общие требования к организации контроля исполнения документов
  6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  7. Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ(КИД)
  8. Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ(КИД)
  9. Вопрос 1. Особенности исполнения исполнительных документов по спорам, вытекающим из жилищных правоотношений Исполнение исполнительного документа о выселении должника
  10. Сроки исполнения Получение документов на исполнение 2.3.2.
  11. 7.4. Порядок организации документооборота
  12. 1. Организация документооборота (общие положения)
  13. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА