Задать вопрос юристу

Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел


В общем случае дела предприятия подлежат первичному оформлению (в момент их введения в соответствии с утвержденной номенклатурой. — Авт.) и так называемому закрытию — оформлению по истечении срока, установленного номенклатурой (как правило, он составляет один год.
— Авт.). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного и долговременного хранения, а также дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
  1. подшивку или переплет дела;

.              *              Кроме того, при переводе дела с оперативного на постоянное
(долговременное хранение) изменяется порядок расположения документов внутри дела (с обратного хронологического на прямой хронологический). (Примеч. авт.)              '
  1. нумерацию листов документов в составе дела[§§§§§];
  2. составление листа-заверителя дела;
  3. составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
  4. оформление реквизитов обложки дела.

Обложки дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной на предприятии форме. По окончании срока хранения в надписи на обложках указанных дел вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.
п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается соответствующая запись, например: "имеются документы за ... годы".
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части) — число, месяц и год (год, месяц, число). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словами*.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела может проставляться карандашом номер дела по описи, а также номер описи и фонда.
При изменении названия предприятия в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела на другое предприятие (в другое структурное подразделение этого же предприятия), на обложке дописывается соответствующее название.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи, по которым документы сдаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи предприятия, которую готовит ведомственный архив. На основании сводной описи дела сдаются ведомственным архивом на государственное хранение.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел:

  1. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив
  2. Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование.
  3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
  4. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
  5. Составление номенклатуры дел и формирование дел
  6. Оформление дел длительных сроков хранения
  7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  8. Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение
  9. Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение
  10. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  11. Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  12. 4. Формирование и хранение дел
  13. Понятие и составление номенклатуры дел
  14. Порядок приема передачи дел главного бухгалтера
  15. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  16. Особенности составления и ведения номенклатуры дел