Задать вопрос юристу

Назначение информационно-поисковой системы (ИПС)


Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для планомерного и целенаправленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия.

Современная ИПС предполагает:
  1. регистрацию и индексирование документов предприятия;
  2. создание на основе сведений о регистрации и индексации информационно-поисковых массивов данных (в форме бумажных и машинных картотек);
  3. оперативное хранение данных, их постоянная актуализация.

Регистрация и индексирование документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса (индивидуального номера) с последующей записью необходимых сведений о документе в журналах учета (иных учетно-реги страционных документах предприятия. — Авт.),

Индекс документа состоит из порядкового номера (устанавливаемого в пределах регистрируемого массива документов. — Авт.), который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации и индексированию подлежат все документы предприятия, сведения о которых требуют учета в справочных целях. Регистрация и индексирование документов производится однократно, как правило, в день их поступления на предприятие.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Назначение информационно-поисковой системы (ИПС):

  1. 3.1. Назначение информационно-поисковой системы (ИПС)
  2. § 5. Современные информационно-поисковые системы оперативно-розыскного и иного назначения
  3. Информационно-поисковая система по документам предприятия
  4. Практическое задание: зарегистрируйте свой сайт в основных поисковых системах
  5. Глава 5. Методология построения экономических информационных систем и эффективность применения в них информационных технологий
  6. Что такое информационные системы и информационные технологии в логистике?
  7. Информационные системы и единое информационное пространство.
  8. Реквизиты регистрации и индексации, необходимые для формирования и функционирования ИПС
  9. 253 Какие информационные системы и технологии следует применять в системе мониторинга цепей поставок?
  10. Глава 13 Розыскная и поисковая деятельность следователя
  11. 4.4. Назначение системы сбалансированных показателей
  12. Этапы проектирования экспертных систем Структура и назначение экспертных систем
  13. 6.1. Система нормативного учёта затрат («стандарт-кост»). Назначение и содержание
  14. 4.1. Система учёта полных затрат («абзорпшен-костинг»). Назначение и содержание
  15. 5.1. Система учёта переменных затрат («директ-костинг»). Назначение и содержание
  16. Набор поисковых приборов, применяемых при осмотре.
  17. Информационные системы в логистике