Задать вопрос юристу

Контроль исполнения документов

  1. Организация контроля исполнения документов
  1. Контроль исполнения документов предприя

тия включает постановку документа на контроль, периодический сбор сведений о ходе его исполнения и снятие документа с контроля.
Централизованный контроль за исполнением документов предприятия возлагается на инспектора по КИД службы ДОУ, а в структурных подразделениях предприятия — на начальников соответствующих подразделений.              .
  1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных на предприятии документов, для которых решением руководителя установлен срок исполнения. С этой целью данные о соответствующих документах вносятся инспектором по КИД в "Журнал контроля исполнения документов".

Непосредственно на документе до передачи его на исполнение делается штемпельная отметка о контроле — "На контроль", (в структурном подразделении — нанесенная от руки пастой красного цвета отметка "К").
  1. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: вносит в нее фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
  2. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя предприятия.
  3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — начиная с даты подписания (утверждения) документа; для поступивших от других предприятий, а также отдельных граждан — начиная с даты их регистрации на предприятии.
  4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
  1. с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
  2. без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" — в 3-дневный срок; прочие — в срок, не превышающий 30 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабрчему дню.
  1. Особенности осуществления контроля за исполнением документов
  1. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за три дня до истечения ранее установленного срока представляет на имя руководителя предприятия мотивированную просьбу о его продлении.
  2. Повторный перенос срока исполнении документа не допускается. Сроки исполнения особо важных (срочных) документов не продлеваются.
  3. Продление срока исполнения поручения Президента РФ, Федерального Собрания РФ или Правительства РФ допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам и при наличии соответствующего документального обоснования.
  4. Проверка хода исполнения документа осуществляется каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока его исполнения. Результаты контроля фиксируются в РКФ.
  5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после отправки его адресату (передачи для использования в повседневной деятельности в структурные подразделения или должностным лицам предприятия).
  6. Контроль за исполнением документа возоб

новляется, если в связи с его ненадлежащим исполнением в адрес предприятия поступает повторное обращение по этому же вопросу. В этом случае документ снимается с контроля после того, как ведение служебной переписки по данному вопросу будет окончательно завершено.              .
Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "вдело”.
  1. Организация документов в делопроизводстве
  1. Организация документов в делопроизводстве
  1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с установленными требованиями.
  2. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систе
матизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
  1. При составлении номенклатуры дел следует принимать во внимание сложившиеся между структурными подразделениями организационно-документационные связи, специфику их повседневной деятельности, а также состав номенклатуры дел за предшествующие три года.
  2. Ежегодно составляются (переутверждаются) номенклатуры дел для структурных подразделений, а также сводная номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом предприятия, подписывается руководителем подразделения, после чего представляется в службу ДОУ.
  1. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.
  2. Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе ранее утвержденных номенклатур дел структурных подразделений при участии архива предприятия.
  3. Сводная номенклатура дел печатается в количестве трех экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий экземпляр хранится в ведомственном архиве.
  4. Сводная номенклатура дел предприятия ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
  1. Порядок оформления сводной номенклатуры дел предприятия
  1. Разделы сводной номенклатуры дел предприятия располагаются в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.

Графы сводной номенклатуры дел предприятия заполняются нижеследующим образом:
  1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного условного обозначения структурного подразделения предприятия и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре данного структурного подразделения.
  2. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 — условное обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре данного подразделения. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
  3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
  4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.).
  5. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
  1. название вида дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
  2. название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);
  3. название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  4. краткое содержание документов дела;
  5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  6. дата (период), к которой относятся документы дела.
  1. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.), например:

“Документы по проекту "11".
  1. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка предприятия с архивными учреждениями города Н.".
  1. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка по комплектованию предприятия молодыми специалистами”.
  1. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с Н-ским филиалом Сбербанка РФ".
  1. Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с региональными дилерами за 2004 г."
  1. Если содержание дела касается конкретной административно-территориальной единицы (допустим, населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с филиалом предприятия (г. Оренбург) за 2004 г.".
  1. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на или за который составлены планы (отчеты), например:

"Годовые и квартальные отчеты предприятия о работе автотранспорта”,
  1. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости — заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
  2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
    В начале обычно располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
  1. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по истечении календарного года.
  2. В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела.
  3. В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
  4. Если в течение года на предприятии возникают новые документированные участки работы (не предусмотренные номенклатурой дела), то они вносятся в номенклатуру дополнительно. Вновь заведенным делам в этом случае присваиваются резервные номера.
  5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
  1. Формирование и оформление дел
  1. Формирование дел — это процедура группировки исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и одновременно — систематизация документов внутри дела.
  2. Исполненные документы должны в 5-дневный срок сдаваться исполнителем в места их постоянного хранения. При сдаче документа на лицевой стороне его первой страницы исполнителем делается отметка о помещении документа в соответствующее дело, например: "В дело 7". Отметка о помещении документа в дело заверяется подписью исполнителя.
  3. Общий контроль за правильным формированием дел осуществляется инспектором по КИД службы ДОУ.
  4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:              .
  1. разрешается помещать в дело только исполнен

ные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;              .
  1. допускается группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);
  2. следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  3. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  4. объем дела не должен превышать 250 листов. Если количество документов в течение года превышает указанную цифру, заводят дополнительные тома дела;
  5. при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением отметки "т. 1", "т. 2" и т. д.
  1. Документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности.
  2. Распорядительные документы группируются в дела в обратной хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются в этом случае приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
  3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу в обратном хронологическом порядке и по номерам.
  4. Протоколы располагаются в обратном хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
  5. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
  6. Служебная переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
  7. Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает заполнение обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи.
  8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному
    оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
  9. Полное оформление дела предусматривает:
  1. оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
  2. нумерацию листов в деле;
  3. составление листа — заверителя дела;
  4. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  5. подшивку и переплет дела;
  6. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
  1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу оформляется по нижеследующей форме. При этом на обложке дела указываются реквизиты:
  1. наименование предприятия и структурного подразделения;
  2. индекс дела;
  3. заголовок дела;
  4. дата дела (тома, части);¦
  5. количество листов в деле;
  6. срок хранения дела;
  7. архивный шифр дела.

. 9.3.15. Наименование предприятия и структурного подразделения приводится полностью, в именительном падеже, с указанием его официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
. 9.3.16. Индекс дела проставляется при помощи установленного цифрового обозначения дела по номенклатуре дел предприятия.
  1. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел предприятия.
  1. В качестве даты дела указывается год(ы) начала и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется словами.
  1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
  2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие подобные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне карандашом в левом верхнем углу.
  3. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: сначала конверт, а затем очередным номером — каждое вложение этого конверта.
  4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела, на отдельном листе-заверителе.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности состояния отдельных документов (исправления, надрывы, изломы, загибы и т. п.).
  1. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
  1. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения делается отметка: "Хранить постоянно”.
  2. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кода архива по ОКПО.
  1. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
  2. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание подшитых в них документов.
  1. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
  1. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
  2. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить непосредственно в скоросшивателях, не производить пересистематизацию докумен-
353
  1. Деловые до^мен гы
    тов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи в конце дела не оформлять.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Контроль исполнения документов:

  1. Организация контроля за исполнением документов
  2. 6. Контроль за исполнением документов
  3. Общие требования к организации контроля исполнения документов
  4. Общие требования к организации контроля исполнения документов
  5. Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ(КИД)
  6. Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ(КИД)
  7. Как организовать контроль исполнения документов?
  8. 7.4. Особенности исполнения исполнительных документов о взыскании штрафа, назначенного за преступление, исполнение документа о конфискации имущества
  9. Вопрос 1. Особенности исполнения исполнительных документов по спорам, вытекающим из жилищных правоотношений Исполнение исполнительного документа о выселении должника
  10. Сроки исполнения Получение документов на исполнение 2.3.2.
  11. 3• Контроль за исполнением
  12. 14.3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПЛАНОВ И ИХ КОРРЕКТИРОВКА
  13. 72.КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА
  14. ИСПОЛНЕНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ НЕИМУЩЕСТВЕННОГО ХАРАКТЕРА