Задать вопрос юристу

Информационно-поисковая система по документам предприятия

  1. Регистрация документов
  1. Функционирование информационно-поисковой системы по документам предприятия основано на программно-технических средствах хранения и обработки данных об их регистрации.
  2. Регистрации подлежат все документы, поступающие или создаваемые на предприятии.
    При этом регистрация осуществляется однократно: входящих — в день поступления на предприятие, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Исключение составляют копии документа, изготовленные для нужд структурного подразделения дополнительно.
  3. Регистрация документов производится в зависимости от их вида — письма, приказы, служебные записки и т. д. Состав регистрационных данных определяется таким образом, чтобы, с одной стороны, обеспечить максимальное удобство при автоматизированном поиске того или иного документа, а с другой — по возможности сократить объем хранимых данных.
  4. Регистрация документов в ИПС производится на основании данных журналов учета и РКФ. При вводе регистрационных данных в ИПС они подлежат программной верификации (сличению) на предмет выявления возможных ошибок и неточностей.
  5. Для достижения совместимости регистрационных данных между собой и надлежащего функционирования информационно-поисковой системы предприятия устанавливается следующий их состав:
  1. наименование отправителя (разработчика);
  2. наименование вида документа;
  3. название документа;
  4. дата документа;
  5. регистрационный номер документа;
  6. резолюция;
  7. срок исполнения документа;
  8. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  9. гриф ограничения доступа к документу;
  10. ключевые слова;
  11. количество листов в документе;
  12. наличие приложений к документу;
  13. отметка о постановке документа на контроль;
  14. срок хранения документа;
  15. место хранения контрольного экземпляра документа.
  1. Основным идентификационным признаком документа является его номер, присваиваемый ему при регистрации.
    Номер документа состоит из порядкового номера, соответствующего номеру записи в соответствующем журнале учета, и номера журнала учета, записанного через дробь (слэш).

Для отдельных видов распорядительных документов — приказов, указаний и пр. — предусмотрено дополнение порядкового номера литерой (литерами), указывающей на вид документа (“ПР”, "У" и т. д.).
  1. Общий порядок функционирования информационно-поисковой системы по документам предприятия
  1. Общий порядок функционирования информационно-поисковой системы по документам предприятия предполагает ввод, систематизацию, хранение, поиск и выдачу необходимых данных о документах.
  2. С целью обеспечения сохранности данных в информационно-поисковой системе производится их регулярная (не реже одного раза в 6 месяцев) ревизия, а также дублирование. Копия информационного массива с данными о документах хранится на автономном машинном носителе (на другом компьютере).
  3. С целью обеспечения актуальности данных в информационно-поисковой системе производится их регулярное (не реже одного раза в месяц) обновление. Сведения об обновлении данных учитываются в формуляре информационно-поисковой системы.
  4. Выдача данных о документах производится в соответствии с запросом. Различают стандартные и целевые запросы.
  5. Стандартные запросы позволяют получить о документе совокупность строго определенных данных — например, номер, дату и название документа. Подобные запросы применяются для получения о документе информации общего содержания.
  6. Целевые запросы позволяют получить о документе выборочные данные — например, номер документа, срок исполнения, место хранения и т. п. Подобные запросы применяются для получения информации, уточняющей или дополняющей информацию общего содержания.
  7. Информационно-поисковая система должна обеспечивать гибкость при подготовке запросов.
  8. Доступ к данным информационно-поисковой системы осуществляется в соответствии со списком должностных лиц предприятия, ежегодно утверждаемым руководителем по представлению начальника службы ДОУ.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Информационно-поисковая система по документам предприятия:

  1. Назначение информационно-поисковой системы (ИПС)
  2. 3.1. Назначение информационно-поисковой системы (ИПС)
  3. § 5. Современные информационно-поисковые системы оперативно-розыскного и иного назначения
  4. 1.3. Управленческий учет в информационной системе предприятия
  5. Практическое задание: зарегистрируйте свой сайт в основных поисковых системах
  6. ТИПОВЫЕ КОМПОНЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ (ИСУП)
  7. Глава 5. Методология построения экономических информационных систем и эффективность применения в них информационных технологий
  8. Что такое информационные системы и информационные технологии в логистике?
  9. Информационные системы и единое информационное пространство.
  10. Справочно-информационные документы
  11. 253 Какие информационные системы и технологии следует применять в системе мониторинга цепей поставок?
  12. Глава 13 Розыскная и поисковая деятельность следователя
  13. Стратегия развития информационных технологий на предприятии
  14. 11.6. Информационная стратегия предприятия и реклама
  15. РАЗДЕЛ II ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  16. РАЗДЕЛ II ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  17. Глава 1 УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  18. Глава 2 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
  19. Глава 1 УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ