Задать вопрос юристу

Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании

Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1] .

Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.

Рис. 1.1. Корпоративное делопроизводство

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» [2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:

? аутентичность;

? достоверность;

? целостность;

? пригодность для использования (в качестве документа).

Поясним, что аутентичность документа признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом [3] , и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.

Достоверным, согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности).

При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостность документа, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.

Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено) [4] , или изложенное в его содержании действие.

Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.

| >>
Источник: Демин Ю.. Делопроизводство. Подготовка служебных документов»: Питер.. 2009

Еще по теме Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании:

  1. Общие требования к оформлению документов. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
  2. Общие требования к оформлению документов. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003
  3. РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ              СИСТЕМА              ОРГАНИЗАЦИОННО              - РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»
  4. Глава 7 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  5. Глава 7 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  6. 11 глава ИСПОЛНЕНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ТРЕБОВАНИЯ НЕИМУЩЕСТВЕННОГО ХАРАКТЕРА
  7. Репин В.В.. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация — М.: РИА «Стандарты и качество». — 240 с., ил. — (Серия «Деловое совершенство»)., 2007
  8. Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
  9. Стандарты ИСО серии 9000
  10. 3.6. Стандарты бумаги для документов
  11. Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества по требованиям ИСО 9001:2000
  12. Глава 6 Как организовать и «высветить» структуру документа
  13. Требования к оформлению выписок из документов
  14. Требования к реквизитам служебных документов
  15. Требования к оформлению документов