Задать вопрос юристу

Глава 14 ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА


Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.
Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.4 Типовой инструкции по делопроизводству.
В соответствии с указанной Инструкцией деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностным лицом (предприятием) письма (в т. ч. во
исполнение указаний вышестоящих органов управления) как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (предприятия) документам и материалам, а также по инициативе должностного лица (предприятия), если иным образом решить вопрос, излагаемый в письме, не представляется возможным.
Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, по содержанию и назначению различают: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией (см. далее. — Авт.) руководителя предприятия (на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.
Деловые письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны или будут рассматриваться в одном структурном подразделении предприятия-адресата (одним и тем же должностным лицом).
При необходимости решения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.

В общем случае текст излагается от третьего лица единственного числа. Если же деловое письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.
Структурно текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Согласно методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов различают простые и сложные деловые письма. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной-двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо- сообщение, письмо с выражением формальной благодарности, сочувствия и пр.
Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации — ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.
Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания:
  1. объем простого письма не должен превышать 1—2 машинописных листов;
  2. объем сложного письма может содержать не

сколько (но не более 4. — Авт.) машинописных листов.              -
Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

Образец оформления письма в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в приложении 44[‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡‡]. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем приведены в приложении 45.
<< | >>
Источник: Рогожин М.Ю.. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 5—2003). 2003

Еще по теме Глава 14 ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА:

  1. Глава 16. Деловое письмо
  2. Деловое письмо
  3. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
  4. Часть I Логика делового письма
  5. 1. Современное деловое письмо
  6. Каковы состав реквизитов и структура делового письма?
  7. Каковы структура формуляра и состав реквизитов делового письма?
  8. Деловые письма в коммерческой работе
  9. Карепина С. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты, 2010
  10. Каковы общие требования к оформлению реквизитов делового письма?
  11. Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?
  12. Минто Б.. Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева, 2004
  13. Глава 3. Культура чтения и письма
  14. Глава 1 Посадить дерево. Организация фактов, структура письма