<<
>>

1Нормативные документы, определяющие сроки хранения

•Завершающий этап работы с документами — обработка дел для последующего хранения. Дела постоянного и длительного (от 10 лет) хранения

32 |лааа Хранение кадровой документации

сдаются в архив учреждения, если он имеется, или, в совсем маленьких фирмах, убираются в специальный шкаф.

Но сначала нужно определить (и внести в номенклатуру дел) сроки хранения документов. Для этого в организации периодически проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности имеет несколько этапов. Первый этап — это составление номенклатуры дел, в ходе которого анализируется и систематизируется вся документация организации, определяются (пока обобщенно, по спискам) сроки хранения.

Второй этап — это экспертиза ценности самих документов через год после того, как они уже вышли из текущего делопроизводства.

Для организаций, которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов, существует еще третий этап — экспертиза ценности при передаче документов в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Далеко не все организации должны сдавать свои документы в государственные архивы. Это связано с тем, что на государственное хранение принимается документация, имеющая важное научно-техническое, культурное, историческое, экономическое значение, отражающая важные этапы в истории страны, региона, культурной жизни и т.д. Такая документация создается не везде: например, в деятельности научно-исследовательского или проектного института, крупного производственного объединения, органа власти, министерства она возникает, а вот в деятельности, например, магазина, предприятия бытового обслуживания, небольшой швейной фабрики — вряд ли. Что касается кадровой документации, то на государственное хранение может передаваться персональная информация о выдающихся деятелях культуры, науки, политической жизни, руководителях органов власти.

Исторически ценные документы, независимо от того, где они в данный момент хранятся, находятся под контролем Государственной Федеральной архивной службы России (Росархив).

Каждый государственный архив составляет свои списки организаций, документация которых имеет историческую ценность, и ведет работу непосредственно с этими организациями в целях обеспечения сохранности и передачи документов на государственное хранение.

Это сложный процесс, и происходит он обычно по инициативе государственного архива и с помощью его специалистов.

Таким образом, с точки зрения организации хранения документов, все организации можно условно разделить на две части: те, которые в процессе своей деятельности создают исторически ценные документы, подлежащие государственному хранению (или, другими словами, являются источниками комплектования государственных архивов), и те, которые не создают таких документов — их большинство. В дальнейшем мы будем рассматривать только вторую категорию организаций.

3.4 Нормативные документы, определяющие сроки хранения 33

Экспертиза ценности в организации проводится под руководством специально созданной экспертной комиссии (ЭК). Порядок организации работы и функции ЭК приведены в Основных правилах работы архивов организаций и в Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия. ЭК может быть создана также в структурном подразделении министерства, ведомства. Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

1.2.

Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархив, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.

34 |лавэ Хранение кадровой документации

Я

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3.

Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения или уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействием методическую помощь специалистам учреждения: по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной

передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения .

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: 3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

3.4

Нормативные документы, определяющие сроки хранения

35

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно.

3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

сводную номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения: предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение руководителя учреждения;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации,

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного

уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

36

'™Е,а Хранение кадровой документации

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы,

4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

5. Организация работы ЗК

5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Комиссия создается приказом руководителя организации и обычно состоит из 3... 5 человек, включая секретаря, представителя бухгалтерии и сотрудника кадровой службы. Перечисленные в Примерном положении задачи включают в себя:

? рассмотрение проектов номенклатуры дел (со сроками хранения);

? рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов;

? организация отбора документов на хранение и уничтожение.

Для того чтобы правильно определить сроки хранения документов, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархи-вом 06.10.2000 с изменениями от 27.10.2003).

Поскольку сам Перечень достаточно объемный и работать с ним сложно, в табл. 3.2 приведены разделы и статьи Перечня, относящиеся к кадровой документации.

3.4 Нормативные документы, определяющие сроки хранения 37

....

Таблица 3.2 J*

статьи Вид документа Срок хранения Примечание 1 2 3 4 1. Организационные системы управления 1.2. Организационные основы управления 16 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах Постоянно 17 Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке 3 года ЭПК После утверждения 24 Штатные расписания организации, изменения к ним:

по месту разработки и утверждения; в других организациях Постоянно 3 года 33 Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 3 года ЭПК После утверждения 34 Штатные расстановки 75 лет 35 Положения, инструкции о правах и обязанностях

должностных лиц:

по месту разработки и утверждения;

в других организациях Постоянно 3 года После замены 7. Трудовые отношения 7.1. Трудоустройство 262 Документы (информация, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет ЭПК 263 Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет ЭПК 264 Переписка по вопросам трудоустройства 5 лет 265 Направления на трудоустройство работников До минования надобности 38 Глава Хранение кадровой документации

3

Продолжение табл. 3,2 № статьи Вид документа Срок хранения Примечай ПР 1 2 3 4 266 Договоры об оказали» финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам 5 лет После истечения срока действия договора 267 Договоры о выдаче ссуд для создания рабочих мест 5 лет После погашения ссуды 8, Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников 333 Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Постоянно 334 Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 5 лет ЭПК 335 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет 336 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет ЭПК 337 Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы п др.): руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания; работников Постоянно Постоянно

Постоянно

75 лет ЭПК 338 Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК 339 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК 340 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК 341 Документы (анкеты, автобиографии, лнсткп по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых ка работу 1 год 3.4

Нормативные документы, определяющие сроки хранения

39

Продолжение табл. 3.2 №. статьи Вид документа Срок хранения Примечание 1 2 3 4 342 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования Не востребованы — не менее 50 лет 343 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 344 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно 345 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет ЭПК 346 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность 3 года 347 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года 348 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет При отсутствии приказов — 50 лет 349 Список {штатно-списочный состав) работников Постоянно 350 Списки:

членов руководящих и исполнительных органов организации;

ветеранов и участников Великой отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; работников;

прошедших аттестацию; военнообязанных;

кандидатов на выдвижение по ДОЛЖНОСТИ; получающих персональные ставки, оклады Постоянно Постоянно Постоянно

75 лет 5 лет 3 года 5 лет 10 лет 351 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года Хранение кадровой документации

Продолжение табл. 3.2 статьи Вид док умев та Срок хранения Примечание 1 2 3 4 362 Переписка об оформлении командировок 5 лет 353 Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных 3 года 354 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет При отсутствии приказов — 50 лет 355 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет 35f5 Графики предоставления отпусков 1 год 357 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет 358 Книги, журналы, карточки учета:

приема, перемещения (перевода), увольнения

работников;

работников, направленных в командировки;

военнообя закных;

отпусков; 75 лет

5 лет 3 года 3 года 358 личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений; выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

выдачи командировочных удостоверений 75 лет

50 лет 3 года

5 лет 8.2. Установление квалификации работников 359 Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий 15 лет ЭПК 360 Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседа ний аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет 361 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет 362 Квалификационные требования:

по месту работы;

в других организациях Постоянно До замены новыми S.4 Нормативные документы, определяющие срони хранения 41

Продолжение табл. 3.2 статьи Вид документа Срок хранения Примечание 1 2 3 4 363 Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми 364 Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет 365 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 лет 366 Переписка об аттестации и установлении квалификации 5 лет 367 Графики проведения аттестации, установления квалифи кации 1 ГОД 8.4. Награждение 384 Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о предоставлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:

в награждающих организациях; в других организациях Постоянно 75 лет ЭПК 10. Административно-хозяйственные вопросы 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности 407 Правила внутреннего распорядка 1 год После

замены

новыми 408 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год 409 Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов Постоянно 410 Переписка об утверждении печатен и штампов 3 года 411 Журналы учета выдачи печатей и штампов 3 года 412 Акты уничтожения печатей и штампов 3 года 413 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 год 42 гл^ва Хранение кадровой документации

Окончание табл. 3.2 СТАТЬЯ Вид документа Срок хранения Примечание 1 2 3 4 414 Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 года 415 Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним 1 год 416 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год 417 Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год 418 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 год 419 Списки, КНИГИ адресов п телефонов 1 год После замены новыми В графу 4 номенклатуры дел вносится срок хранения, установленный Перечнем для данной документации, и номер статьи Перечня.

Может быть так, что в одном деле находятся документы с разными сроками хранения. В этом случае срок хранения определяется по наиболее ценным документам, т.е. с самым длительным сроком хранения.

Отметка ЭПК проставленная в графе 3 Перечня после указания срока хранения, означает, что часть документов может иметь историческое значение и после окончания срока хранения их нельзя уничтожать без тщательной (полистной) проверки экспертной комиссией.

Очень внимательно следует подходить к старым документам. Существует «запретная» дата — все документы, созданные раньше этой даты, нельзя уничтожать без полистного изучения и согласования с экспертной комиссией. Сейчас такой датой является 1945 год.

Через год после того, как дела завершаются текущим делопроизводством, проводится экспертиза ценности самих документов. Нельзя проводить экспертизу только по заголовкам, так как в дело могли попасть другие категории документов с другими сроками хранения. В ходе экспертизы ценности выделяются дела с постоянным и длительным (свыше 10 лет) сроком хранения для передачи в архив учреждения, а также дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

На дела, выделенные к уничтожению, составляется акт. Акт рассматривается и одобряется ЭК организации, подписывается руководителем. После этого дела можно уничтожать.

3.4 Н о р м ати в н ые докум енты, определя ю щие сроки хранения 43

<< | >>
Источник: И. Ю.АНДРОПОВА Н. Л, АНДРОПОВА Н. В. МАКАРОВА. Кадровое делопроизводство: Документация : учеб. пособие — М. : Издательский центр «Академия», . — 64 с.. 2008

Еще по теме 1Нормативные документы, определяющие сроки хранения:

  1. 1Нормативные документы, определяющие сроки хранения
Яндекс.Метрика