Задать вопрос юристу

Зачем выставочной команде поэтапный план работы; как его составлять; какие опасности могут подстерегать на выставке и как им противостоять


Следующий шаг — составление плана действий по всем трем этапам проекта «Выставка». От него во многом зависит, увенчаются ли желаемым эффектом усилия, которые вы затрачиваете на подготовку к выставке и участие в ней.
В идеале любая цель, любое дело требуют четкого плана. На практике же мы часто отказываемся от такой работы, довольствуясь виртуальным планом в голове. При подготовке к выставке подобное непозволительно. План может включать в себя постановку целей и задач, распределение бюджета, определение целевых аудиторий, выбор экспонатов, мероприятия по координации работы персонала, взаимодействию с клиентами, посетителями и СМИ, планируемое число контактов (сделок) и многое другое. Не забудьте о мероприятиях по текущему мониторингу подготовки к выставке, по отслеживанию и контролированию работы всех исполнителей на всех этапах! С этой целью запланируем, в частности, регулярные встречи исполнителей (некоторые — с участием руководства) для отчета
о              ходе работ и внесения необходимых корректировок.
Форма и окончательный набор пунктов плана не являются жестко заданными, разработчики могут их варьировать в определенных пределах. Важно лишь, чтобы в нем были перечислены все важнейшие действия с указанием ориентировочных сроков: точные даты будут в дальнейшем указаны в графиках работ (см. главу 10). В качестве примера представлена одна из возможных форм компоновки выставочного плана (табл. 1).
Еще раз подчеркнем, что представленный перечень пунктов плана носит рекомендательный характер; составители планов могут адаптировать этот список в соответствии с собственным пониманием внутренней логики документа. Далее мы приведем в качестве примера иной по форме и содержанию план.

Действие

Зачем? (цель, задача)

Кому?
(целевая
аудитория)

Сколько?
(затраты)

Когда?
(сроки)

Как?
(что нужно сделать)

Кто?
(ответст
венный)

Семииар- презентацня нового прибора для специалистов
Представление возможностей нового прибора Заключение 16 сделок Передача полного рекламно- информационного пакета, включаю* щего коммерческое предложение по данному прибору,
80 реальным и потенциальным покупателям
Наши постоянные клиенты Потенциальные клиенты Представители СМИ
Общая ориентировочная сумма затрат в соответствии с колонкой «Как?»

Ориентировочные сроки (с... по...) по каждому пункту колонки «Как?»
Подготовка сценария презентации Тренинг ведущего Изготовление приглашений на семинар Рассылка приглашений Подготовка пресс- релиза Изготовление рекламно-информационного пакета Подготовка инфраструктуры для проведения семинара (заказ помещения, оборудования, напитков и т. п.) Оповещение всех посетителей семинара через
3 дня, 10 дней и месяц после выставки (напоминание, выявление реакции на предложение, предоставление дополнительной информации)

Фамилии ответственных за выполнение каждого пункта колонки «Как?»


Кем составлено (фамилия), когда (дата), утверждено (руководитель выставочной группы)

К плану полезно приложить дополнительный документ: перечень ограничений и рисков.

Ограничения известны заранее и сводятся главным образом: к бюджету (см. главу 5); ко времени, отведенному на подготовку (задано сроками выставки и целесообразной продолжительностью третьего этапа — оценки и развития достигнутого); к реальной ситуации: специфика выставки, география и время ее проведения, официальные условия участия в выставке, инфраструктура и оборудование, предсказуемые и непредсказуемые риски.
Риски делятся на: известные, предсказуемые и непредсказуемые. К непредсказуемым рискам можно подготовиться только морально и постоянно «сохранять бдительность». А вот с известными и предсказуемыми следует начинать бороться заранее. Для этого нужно их выявить, проанализировать вероятность и силу влияния на планы компании и выработать меры противодействия.
Рассмотрим один из возможных рисков на примере недавно прошедшей выставки по оформлению интерьеров «Искусство жизненного пространства». Важные для парирования рисков исходные данные, характеризующие специфику выставки и условия ее проведения: Участники выставки предлагают продукцию и услуги, адресованные главным образом ремонтным и строительным структурам уровня выше среднего, а также частным лицам, имеющим доходы средние и выше средних. Выставочный павильон расположен в московском парке «Сокольники», т. е., с одной стороны, не в центре города, с другой — в парке, куда приходят отдохнуть люди, чьи доходы, судя по предварительно собранной информации, до средних не дотягивают.
Исходя из этого можно попытаться предсказать возможный риск: при недостаточной «раскрутке» выставки организаторами экспоненты не соберут на свои стенды нужное для полноценной отдачи количество представителей целевых аудиторий.
Итак, риск выявлен. Учитывая то, что даже на случайных посетителей экспонентам рассчитывать не приходится — они просто не совпадают с основными целевыми аудиториями, — негативное воздействие на успешность участия в выставке будет весьма значимым.

Чтобы понять, насколько велика вероятность того, что эти опасения сбудутся, стоит посоветоваться с теми, кто уже сотрудничал с данными организаторами. Предположим, удалось выяснить, что последние обычно ограничиваются информацией на своем сайте, рекламой в непосредственной близости от места проведения выставки и ограниченным числом объявлений в прессе. Тогда экспонент, вооруженный знанием грозящей ему опасности, примет решение о выделении солидного бюджета на интенсивные довыставочные коммуникации.
Кстати, на упомянутой выставке этот риск реализовался в полной мере, и в результате билеты раздавались бесплатно прогуливающимся посетителям парка. Нетрудно догадаться, были ли удовлетворены результатами своего участия те экспоненты, которые не позаботились о проведении активных предварительных рекламно- информационных мероприятий.
В заключение предлагаем познакомиться с подсказкой — реальным планом, разработанным для компании, которая готовилась к участию в выставке «ТрансРоссия». Он приводится лишь с небольшими сокращениями.
<< | >>
Источник: Добробабенко Е. В., Добробабенко Н. С.. Выставка «под ключ». Готовые маркетинговые решения. 2007

Еще по теме Зачем выставочной команде поэтапный план работы; как его составлять; какие опасности могут подстерегать на выставке и как им противостоять:

  1. Какие технические вопросы нужно решить накануне открытия; как следует вести себя на выставке; что, кого и как контролировать; как стимулировать и поддерживать в форме персонал, работающий на стенде; какие опасности могут поджидать на выставке
  2. Как оформить и чем наполнить стенд; какие опасности могут подстерегать на этом этапе и как их избежать; разные способы привлечения внимания к стенду; какая информация необходима на нем, зачем нужны движущиеся элементы и какими они бывают
  3. Как и зачем компании проводить анализ своей работы на выставке; зачем нужна корпоративная книга выставок; как сохранить и грамотно использовать приобретенные на выставке преимущества; как оценить эффективность участия в выставке; как и когда обсуждать итоги; как работать с собранной базой данных
  4. Какие функции должны выполнять члены выставочной команды и по каким критериям их отбирать; в чем специфика их работы и как их нужно стимулировать и мотивировать; каковы предпосылки эффективной работы команды и как эту работу лучше организовать и поддерживать
  5. Как, когда и для чего проводятся «мозговые штурмы»; какие технические и организационные вопросы нужно решить заранее; какие сторонние исполнители могут понадобиться для реализации выставочного проекта, зачем и как проводить для них тендеры
  6. Какие графики работы понадобятся выставочной команде; что в них следует включать; в какой форме можно составлять график и-зачем нужны вехи
  7. Почему реклама должна идти непрерывно и как это обеспечить; какие мероприятия можно и нужно запланировать на выставочные дни; чем полезны совместные промоушен-акции; как работать с представителями СМИ; что и как исследовать в ходе выставки и как комплектовать и обновлять базу данных
  8. О              чем должны знать все работники выставки, и в частности стендисты; почему, как и чему их нужно обучать перед выставкой; зачем приглашают бизнес-тренера; как проводить тренинг стендистов; как составить программу поощрения и мотивирования сотрудников стенда и обеспечить им максимально комфортные условия работы
  9. Размещать ли рекламу своего стенда в печатных и электронных СМИ? Какие информационные письма нужно разослать клиентам до выставки; как использовать выставочный каталог; какую сувенирную продукцию нужно заготовить к выставке и какие визитные карточки, плакаты и некоторые другие печатные материалы хорошо работают на стенде, а также сведения о тех «мелочах[7], которые делают работу стендистов и стенда более эффективной
  10. Что и как исследовать в ходе выставки и как контролировать своих сотрудников: зачем проводить исследования, кому их можно поручить и кто должен разрабатывать и анализировать анкеты; как правильно реагировать на разных этапах беседы с посетителем
  11. Какими методами можно формировать выставочный бюджет, из каких основных статей он складывается, как его составлять и согласовывать и на чем можно сэкономить
  12. Зачем компании участвуют в выставках, почему жизненно необходимо с самого начала грамотно сформулировать цели и задачи своего участия и как это правильно сделать
  13. Какие сценарии разрабатываются для выставки и зачем это делать; примеры таких сценариев
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -