Задать вопрос юристу

Какие графики работы понадобятся выставочной команде; что в них следует включать; в какой форме можно составлять график и-зачем нужны вехи


Итак, вы научились составлять общий план выставочных мероприятий и действий по обеспечению их проведения. Теперь пришла пора спланировать работу по отдельным блокам и направлениям и выделить ресурсы на каждое задание, т.
е. составить графики работы практически по каждому пункту плана.
График, т. е. распределение времени, выделяемого с учетом всех требований производственной необходимости, может включать: наименования видов деятельности (очень подробно, до мелочей); сроки выполнения каждого шага; узловые моменты завершения нескольких логически связанных шагов — вехи; перечень необходимого оборудования, инфраструктуры, реквизита; имя ответственного (вариант: имена всех исполнителей). Графики нужно составлять не по всему комплексу мероприятий, проводимых для выставки, а по отдельным блокам, перечисленным в плане. Только так они станут действительно рабочими, т. е. структурируют и облегчат выполнение всего необходимого и повысят эффективность работы. Графики, как и все остальные организационные материалы, желательно оформлять на двух носителях — бумажном и электронном.

Каждый график удобно разбить на ряд этапов, обозначив промежуточные задачи для каждого, т. е. вехи. Веха — это значимое событие (достижение) в ходе реализации проекта. Обычно вехами служат заметные промежуточные результаты или выполненные задачи. Вехи используются как ориентиры для отслеживания хода работ. Кроме того, они играют важную психологическую роль, позволяя команде испытать чувство удовлетворения по достижении каждого промежуточного результата.
Дело в том, что выставка — проект длительный и напряженный. В процессе реализации такого проекта команду неминуемо поджидают периоды спада энтузиазма, когда кажется, что все разваливается и ничего не получится, потому что здесь мы не успели, а гам нас подвели партнеры и т. п. Вполне возможно, что на самом деле это не так, мы просто устали и разочарованы, поскольку не нидим ощутимых результатов. Вот в такие моменты важную роль призваны сыграть вехи — своего рода моральные стимулы, облегчающие работу над проектом и повышающие ее эффективность. Опыт показывает, что первую веху хорошо поставить после планируемого выполнения 10% намеченных работ.
Приведем сокращенный пример графика подготовки, изготовления, размещения и рассылки рекламных материалов для предварительного этапа.
Исходные данные Список необходимых материалов-. б рекламных объявлений (типовой макет, сменный текст — 3 варианта); сопроводительные письма к пригласительным билетам (3 варианта); приглашения на «закрытые» мероприятия для имеющихся клиентов и журналистов; приглашения на пресс-конференцию для представителей СМИ; пресс-релиз; расписание «открытых» мероприятий для обеих групп клиентов и журналистов;
конверты или папки для приглашений и других материалов (вид упаковки будет выбран в процессе работы); информационный блок на сайте. Исполнители дизайнер; текстовик; секретарь-курьер (с машиной); заместитель руководителя выставочной команды — куратор данного блока работ. Партнеры (соисполнители): рекламный отдел одной газеты и одного журнала (имена и фамилии двух контактных лиц); типография (имя и фамилия контактного лица); курьерская служба доставки (имя и фамилия контактного лица).
Примечание по ходу дела: возможно, вам непонятно, зачем фиксировать на бумаге и в электронном виде столь очевидные вещи.
Поясним. График полезен тем, что в нем скрупулезно отмечены все мелочи. Он всегда находится перед глазами и тем самым избавляет нас от необходимости задумываться и вспоминать очевидное (которое, заметим, в суматохе обычно забывается), позволяет не концентрировать все внимание на технических действиях, а сосредоточиться на творческих задачах и проблемах, требующих оперативного принятия решений.
После этого график необходимо детализировать. Указываются, в частности: сроки согласования и утверждения полного списка всех приглашенных на выставку; даты представления и утверждения промежуточных и окончательных вариантов макетов; тиражи каждого из изданий; сроки передачи работы соисполнителям; При составлении этого списка мы исходили иэ возможного состава выставочной команды, представленного в главе 7.
необходимое дополнительное оборудование и материалы (например, для размножения пресс-релиза наверняка понадобятся бумага и свободный принтер с отличным качеством печати); исполнители и ответственные по каждому из пунктов графика.
В некоторых случаях (например, если речь идет о сдаче рекламных объявлений в СМИ) следует указать даже час, к которому тот или иной шаг должен быть выполнен. Вехами в нашем примере могут быть дни окончательного утверждения макетов, получения тиражей из типографии и отправки всех приглашений. Небольшой совет: как правило, составление графика удобнее начинать с конца, т. е. с последнего пункта — конечного срока, к которому все должно быть готово.
Итак, вы составили график под каждый вид работ, и теперь он висит (или лежит) на стене, на столе, на экране компьютера у вас перед глазами. С этого момента вы начинаете беречь силы и нервы. Некоторые специалисты сводят отдельные графики в единый, однако, как нам кажется, пользование таким сложным графиком довольно затруднительно. А ведь нашей целью было не только структурирование деятельности, но и экономия усилий. Предложенная форма графика — не единственно возможная. Можно строить графики Гарта, сетевые или другие более сложные по форме графики — кому как удобно. Этому достаточно легко научиться по специализированной литературе. А можно составлять фафики и в простой форме — но только, повторим, максимально подробно, с указанием всех, даже мелких, этапов.
Цикл жизни проекта
От оптимизма к пессимизму и обратно — волнами.
Вверх: Ура! У нас прекрасный план!
Мы умеем и хотим работать вместе.
Мы знаем, как мы будем действовать.
У нас все получится!
Вниз: Скептицизм приходит на смену энтузиазму.
Выше, выше — и провалились!
Как много времени уходит на это!
А результаты не видны!
Стоит ли все это таких усилий?!

Страдает проект. Сил совсем не осталось. Наступает черная ночь всех замыслов.
Вверх: Ура! Мы замечаем ощутимый результат.
Может, идея не так уж плоха?!
Гремит оркестр, взлетают фейерверки! Дело идет!
«Я детально расписал все ресурсы, каждое задание и все взаимозависимости, разработав точный и подробный “маршрутный лисГ. Это заняло у меня две недели, но это единственный способ убедиться в том, что мы не зря тратим время».
Д. Смирнов, менеджер, возглавлявший команду, которая готовила участие его компании в выставке
<< | >>
Источник: Добробабенко Е. В., Добробабенко Н. С.. Выставка «под ключ». Готовые маркетинговые решения. 2007

Еще по теме Какие графики работы понадобятся выставочной команде; что в них следует включать; в какой форме можно составлять график и-зачем нужны вехи:

  1. Зачем выставочной команде поэтапный план работы; как его составлять; какие опасности могут подстерегать на выставке и как им противостоять
  2. Как, когда и для чего проводятся «мозговые штурмы»; какие технические и организационные вопросы нужно решить заранее; какие сторонние исполнители могут понадобиться для реализации выставочного проекта, зачем и как проводить для них тендеры
  3. Какие функции должны выполнять члены выставочной команды и по каким критериям их отбирать; в чем специфика их работы и как их нужно стимулировать и мотивировать; каковы предпосылки эффективной работы команды и как эту работу лучше организовать и поддерживать
  4. Какие технические вопросы нужно решить накануне открытия; как следует вести себя на выставке; что, кого и как контролировать; как стимулировать и поддерживать в форме персонал, работающий на стенде; какие опасности могут поджидать на выставке
  5. Какими методами можно формировать выставочный бюджет, из каких основных статей он складывается, как его составлять и согласовывать и на чем можно сэкономить
  6. Пример . «Нужно рассмотреть график» будет лучше, чем «необходимо, чтобы график был рассмотренным».
  7. Ввод графиков работы
  8. 1.3.Способы расчета сетевых графиков Расчетные параметры сетевого графика
  9. Что такое PR-кампании и можно ли обойтись без них
  10. Почему реклама должна идти непрерывно и как это обеспечить; какие мероприятия можно и нужно запланировать на выставочные дни; чем полезны совместные промоушен-акции; как работать с представителями СМИ; что и как исследовать в ходе выставки и как комплектовать и обновлять базу данных
  11. ГлаВа 4 Составление графика работ
  12. Анализ графика работ
  13. Разработка графика работ
  14. Формы представления графика работ проекта
  15. График работ (календарный план)
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -