<<
>>

Правила хранения документов

А.9.36 Период, в течение которого надо хранить документы согласно Налоговому кодексу РФ

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке.

На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

Четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. В качестве примера возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием - 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2009 году можно уже не хранить документы 2004 года.

А.9.37 Период, в течение которого надо хранить документы согласно бухгалтерскому законодательству

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет; документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

А.9.38 Период, в течение которого надо хранить «первичку» по приобретенному имуществу

Из любого правила есть исключения. Это одно из них. Пока объект основных средств числится в учете, документы на его приобретение нужно хранить обязательно. Бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября

2005 г. № 03-03-02/84). ? А.1.1

А.9.39 Специальное требование для убыточных компаний

Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать за 10 предшествующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Это первичные учетные документы, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 Налогового кодекса РФ).

Правда, объем убытков может быть установлен ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка».

В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

? А.1.31

А.9.40 Списание безнадежной дебиторской задолженности

В этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, одновременно будут являться и «первичкой» для ее списания. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет обосновать их сумму.

? А.5.1

А.5.8

А.9.41 Срок, в течение которого должны хранить документы акционерные общества

Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

А.9.42 Отчеты по налогам

Годовые налоговые отчеты компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых - пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячные отчеты при отсутствии квартальных нужно хранить 5 лет.

А.9.43 Счета-фактуры, книги покупок и продаж

Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж... утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание - пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень типовых управленческих документов нормативным правовым актом о налогах и сборах не считается. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о предоставлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

А.9.44 Срок хранения ряда других документов

Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти -Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290). И они зачастую могут быть больше пяти лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу, представленную ниже.

Сроки хранения отдельных документов

НОМЕР        6КД ДОКУМЕНТА              СРАК ї РАНЕН КЗ ДОКУМЕНТОВ

СТАТЬИ

135 бухгалтерская отчетность; годовая

квартальная (при наличии годовой)

Не менее 10 лет 5 лет
148 Бухгалтерские учетные регистру (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и т. д.) 5 лет при условии завершения проверки (например, налоговой) и отсутствия разногласий
150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции 5 лет при условии завершений проверки (например, налоговой) и отсутствия разногласий
153 Лицевые счета работников 75 лет
155 Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи ит. д.. доверенности на получение денег или товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершений проверки (например, налоговой) и отсутствия разногласий
181 Документы о ведении валютных операций, операций с грантами Не менее Ю лет
186 Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) 5 лет после истечения срою действия договора
275 Коллективный договор Не менее 10 лет
281 Табели учета рабочего времени 1 год
305 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 лет
338 Трудовые договоры 75 лет
342 Трудовые книжки невостребованные Не менее 50 лет
356 Графики предоставления отпусков : год

В таблице есть документы со сроком хранения один год. Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет. Считать сроки хранения документов нужно с 1 января года, следующего за тем годом, когда они выписаны.

А.9.45 Порядок хранения документов

Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, далее - Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе - законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение «бумажного» архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Что подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, передаются либо также в архив, либо в иное определенное комиссией место.

При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Е-в Систем?

\amp; Гл.т^ух А.9.46 Хранение бухгалтерских документов филиала А.9.47 Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.

Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, что уничтожаются, скажем, счета-фактуры. И затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов, например: «С 1 января по 31 декабря 2001 года».

По закону папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых документов и их вес. Погрузка и вывоз на утилизацию происходит под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 2.4.7 Основных правил работы архивов организации.

Тем не менее на практике организация может подойти к уничтожению документов проще. Скажем, использовать уничтожитель бумаг, сжечь их или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

А.9.48 Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщика ждет штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказывать такую заинтересованность.

И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

А.9.49 Распределение ответственности за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности, за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц. К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

«

Система Главбух А.9.50 Сотрудники, которые ведут в организации учет трудовых книжек

 

<< | >>
Источник: Сергей Разгулин Константин Новоселов Александра Лапина. Годовой отчет – 2008(Раздел А). 2008

Еще по теме Правила хранения документов:

  1. 14.2. Правовая охрана прав и законных интересов человека, общества и государства от воздействия вредной информации
  2. Технические правила хранения кадровой документации
  3. 1Нормативные документы, определяющие сроки хранения
  4. Правила сдачи документов в архив
  5. Правила оформления реквизитов документов 1.
  6. Общие требования к организации оперативного хранения документов
  7. Порядок государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  8. Положения, регламентирующие Правила перевозок грузов — железнодорожным транспортом
  9. 7.5. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учёта
  10. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ)
  11. Общие требования к организации оперативного хранения документов
- Регулирование и развитие инновационной деятельности - Антикризисное управление - Аудит - Банковское дело - Бизнес-курс MBA - Биржевая торговля - Бухгалтерский и финансовый учет - Бухучет в отраслях экономики - Бюджетная система - Государственное регулирование экономики - Государственные и муниципальные финансы - Инновации - Институциональная экономика - Информационные системы в экономике - Исследования в экономике - История экономики - Коммерческая деятельность предприятия - Лизинг - Логистика - Макроэкономика - Международная экономика - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги - Оценка и оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Прогнозирование социально-экономических процессов - Региональная экономика - Сетевая экономика - Статистика - Страхование - Транспортное право - Управление затратами - Управление финасами - Финансовый анализ - Финансовый менеджмент - Финансы и кредит - Экономика в отрасли - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика предприятия - Экономика природопользования - Экономика труда - Экономическая теория - Экономический анализ -
Яндекс.Метрика