загрузка...

Организация хранения.

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов). Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью. Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись. Для быстрого поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел. Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют: - каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы; - где работать с ними; - как их копировать; - как делать выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют его начальник и руководитель фирмы. Порядок уничтожения и списания документов Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения.
Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана: - полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; - внести в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли; - поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе); - после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные. По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должны быть перечислены проверенные и отобранные для уничтожения документы. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом делают в акте отметку. Затем комиссия должна доложить руководителю отдела кадров о проведенной работе и передать документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки). Члены комиссии обязаны присутствовать при уничтожении документов и фиксировать уничтожение каждого из них. Обратите внимание! Уничтожению подлежит не только оригинал кадрового документа, но и все копии, сделанные с него и состоящие на хранении. По окончании процедуры уничтожения все члены комиссии должны подписать акт об уничтожении, а начальник отдела кадров - утвердить его. Если уничтожению подлежали особо важные документы, акт утверждает руководитель фирмы. После утверждения акта об уничтожении все уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта.
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Организация хранения.:

  1. Организация текущего хранения
  2. Организация оперативного хранения документов
  3. Глава 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  4. Глава 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  5. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  6. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?
  7. Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  8. 1.3 Организация и технология хранения и подготовки товаров к продаже.
  9. § 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве
  10. Общие требования к организации оперативного хранения документов
  11. Общие требования к организации оперативного хранения документов
  12. Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование.
  13. 4.21. Хранение
  14. 4.4.3. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -