Личные дела

Личное дело - это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы. Состав личного дела сотрудника. Личное дело состоит из двух разделов: 1. Анкетно-биографические и характеризующие документы. 2. Дополнительные документы. В первую группу документов включают: - дополнение к личному листку по учету кадров; - личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету; - автобиографию; - копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа); - личное заявление о приеме на работу или об увольнении; - выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов); - трудовой договор; - должностную инструкцию; - заявления работника о переводах; - представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв; - выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов); - аттестационные листы; - характеристики и рекомендательные письма; - отзывы должностных лиц о работнике; - выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами; - копии наградных листов. Во вторую группу документов входят: - старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты; - карточки учета поощрений и взысканий; - характеристики с прежнего места работы; - справки о состоянии здоровья; - фотографии; - другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле. К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Вот пример ее оформления: ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? Опись ? ? документов, имеющихся в личном деле ? ? ? ? Николаевой Галины Сергеевны ? ?-------------------------------------------------------------------------? ? фамилия, имя, отчество ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? N? Наименование ? Дата ?Количество? Дата ? Кем изъят ?? ?? ? документа ? включения? листов ? изъятия ?и причина изъятия?? ?? ? ? документа? ?документа? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 1?Опись ?10.01.2006? 1 ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 2?Дополнение ?10.01.2006? 1 ? ? ?? ?? ?к личному листку ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 3?Анкета ?10.01.2006? 2 ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 4?Автобиография ?10.01.2006? 1 ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 5?Копия диплома ?10.01.2006? 4 ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 6?Копия приказа ?10.01.2006? 1 ? ? ?? ?? ?о приеме на работу? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 7?Трудовой договор ?10.01.2006? 4 ? ? ?? ?? ?N 123 ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 8?Должностная ?10.01.2006? 3 ? ? ?? ?? ?инструкция ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 9?Аттестационный ?05.06.2006? 3 ? ? ?? ?? ?лист ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??10?Копия ?15.05.2006? 1 ? ? ?? ?? ?характеристики ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??11?Копия ?10.01.2005? 1 ? ? ?? ?? ?свидетельства ? ? ? ? ?? ?? ?о браке ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??12?Копия приказа ?03.07.2006? 1 ? ? ?? ?? ?от 03.07.2006 N 33? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??Личное дело сформировано?Личное дело проверено ?Опись переписана ?? ?? 10 января 06 ? ? ?? ??"--" ------ 20-- г.
?"__" ______ 20__ г. ?"__" ______ 20__ г. ?? ?? Алексеева ? ? ?? ??Подпись --------- ?Подпись _________ ?Подпись _________ ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе "Примечание" внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование. Приведем образец этого документа: ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? Справка-заместитель ? ? 94 ? ? документа, изъятого из дела N -- ? ? ? ? должностная инструкция ? ?Документ ----------------------------------------------------------------? ? 3 (Трех) 14 - 16 ? ?на ------------------------------- листах -------------------------------? ? номера листов ? ? для проведения аттестации ? ?изъят -------------------------------------------------------------------? ? для какой цели ? ? 94 ? ?подшит в дело N ---------------------------------------------------------? ? ? ? специалист по кадровому делопроизводству ? ? Исполнитель ---------------------------------------------? ? должность, ? ? Семенова А.А. Семенова ? ? ---------------------------------------------? ? фамилия, инициалы, подпись ? ? ? ? менеджер по персоналу ? ? Получатель ---------------------------------------------? ? должность, ? ? Иванова Г.П. Иванова ? ? ---------------------------------------------? ? фамилия, инициалы, подпись ? ? ? ? 29 мая 6 ? ?"--" --- 200- г. ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой они перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования. Хранение личных дел. В отделе кадров личные дела хранят только на работающих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководителя фирмы, членов руководящих, исполнительных, контрольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных работников - 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают. Для хранения используют несгораемые шкафы (металлические сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы - по номерам.
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Личные дела:

  1. І \ ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ И КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ
  2. Глава 14. Гражданские (личные) права и свободы
  3. Личные              продажи
  4. Личные качества тренеров
  5. Личные доходы и расходы граждан
  6. Личные качества, отличающие победителей
  7. Личные цели и коллективные выгоды
  8. § 5. Иные гражданские (личные) права
  9. Личные качества и профессиональные навыки агента
  10. Глава 6. ОТКАЗ В ВОЗБУЖДЕНИИ УГОЛОВНОГО ДЕЛА. ПРЕКРАЩЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА И УГОЛОВНОГО ПРЕСЛЕДОВАНИЯ
  11. §3. Процессуальный порядок отказа в возбуждении уголовного дела, прекращения уголовного дела и уголовного преследования
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -