Журналы (книги) учета и контроля

Учетные журналы (книги) предназначены для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и т.д.). Журналы (книги) учета и контроля - это документы внутреннего пользования. Их ведут сотрудники отдела кадров. Передавать эти документы работникам других структурных подразделений компании без распоряжения начальника отдела кадров запрещено. Руководители других подразделений могут знакомиться с этими документами только в присутствии лиц, ответственных за их ведение. Фирма может использовать как утвержденные формы журналов (книг) учета и контроля (например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69), так и разработанные непосредственно специалистами кадровой службы. Вот самые распространенные виды учетных журналов (книг), которые ведут на фирме: - журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников; - журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений; - журналы (книги) учета отпусков; - журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы. Хранение кадровых документов Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Всю работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем фирмы. Она состоит из председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). В Перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет, пятьдесят лет, семьдесят пять лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов. В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: - текущее; - архивное. Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия принимает решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным. Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Имейте в виду: предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет. После того как этот срок истечет, документы подлежат уничтожению. Формирование номенклатуры дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел по кадровым документам с указанием сроков их хранения. Это простейший классификатор, который позволяет быстро разложить документы по папкам (делам). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Исполненные кадровые документы строго классифицированы по видам и содержанию, что обеспечивает их быстрый поиск. Номенклатуру дел разрабатывает сотрудник отдела кадров с привлечением архивиста компании или работника канцелярии. Сначала формируют номенклатуру дел по структурным подразделениям, а на ее основе - сводную. Она должна быть подписана составителем и архивистом (работником канцелярии), согласована с экспертной комиссией и утверждена руководителем фирмы. Номенклатуру составляют в трех экземплярах: один хранится в деле в кадровой службе, второй - рабочий, а третий передают в архив компании. Первый экземпляр хранят не меньше 10 лет. Номенклатуру дел необходимо пересматривать не менее одного раза в пять лет. Помимо этого ее ежегодно уточняют. В случае серьезных изменений структуры или функций компании номенклатуру составляют и утверждают заново. Если же никаких существенных изменений не происходило, руководитель фирмы и руководитель экспертной комиссии ее утверждают и с 1 января нового календарного года вводят в действие. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из разделов, которые к ним относятся, для использования в работе. Все документы в номенклатуре дел группируют по видам деятельности и с учетом их значимости. Сначала размещают организационно-распорядительные и протокольные документы, затем - отчетные документы, справки, служебные и другие записки, переписку и т.д. В конце номенклатуры помещают журналы регистрации документов. Рассмотрим порядок заполнения граф номенклатуры дел. В графе 1 указывают индекс, присвоенный делу. Он состоит из цифрового обозначения структурного подразделения фирмы, которое соответствует номеру в штатном расписании (например, 05 - обозначение отдела кадров), и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре (например, 01 - приказы директора по основной деятельности, 02 - приказы по личному составу, 03 - приказы о приеме на работу и т.д.). В графе 2 "Заголовки дел (томов, частей)" указывают вид документа и его краткое содержание. Например: "приказы о предоставлении работникам отпусков без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком". В графе 3 пишут срок хранения документов, входящих в дело, и номер статьи по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), в которой определен срок хранения этих документов. Графу 4 "Количество томов (частей)" заполняют по окончании календарного года. Делу, которое состоит из нескольких томов, присваивают общий индекс.
А на обложке каждого тома указывают его порядковый номер. В графу 5 "Примечание" вносят пояснения и уточнения относительно сроков хранения отдельных документов, о выделении к уничтожению дел, у которых истек срок хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую компанию и т.д. Обратите внимание! Переходящим делам (например, личным) не нужно присваивать ежегодно новый индекс. Их переносят в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального индекса. Образец заполнения номенклатуры дел приведен на следующей странице. ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? Закрытое акционерное общество "Спектр" ? ? ? ? Утверждаю ? ? генеральный директор? ? Волгин ? ? ------ /Волгин С.И./? ? 10 января 06 ? ? "--" ------ 20-- г. ? ? ? ? Номенклатура дел ? ? 2006 ? ? на ---- г. ? ? ? ? отдел кадров ? ?--------------------------------------- ? ?наименование структурного подразделения ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? Индекс ?Заголовок дела? Срок хранения, ? Количество ? Примечание ?? ?? дела ? (тома, части)? N статьи ? единиц ? ?? ?? ? ? по Перечню ? хранения ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5 ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-01 ?Приказы ?до минования ? ? ?? ?? ?генерального ?надобности, ? ? ?? ?? ?директора ?ст. 6 (а) ? ? ?? ?? ?по основной ? ? ? ?? ?? ?деятельности ? ? ? ?? ?? ?ЗАО "Спектр" ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-02 ?Приказы ?75 лет, ? ? ?? ?? ?по личному ?ст. 6 (б) ? ? ?? ?? ?составу ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-03 ?Приказы, ?75 лет, ? ? ?? ?? ?(распоряжения)?ст. 6 (б) ? ? ?? ?? ?о приеме ? ? ? ?? ?? ?на работу ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-04 ?Приказы ?75 лет, ? ? ?? ?? ?(распоряжения)?ст. 6 (б) ? ? ?? ?? ?о прекращении ? ? ? ?? ?? ?действия ? ? ? ?? ?? ?трудовых ? ? ? ?? ?? ?договоров ? ? ? ?? ?? ?с работниками ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-22 ?Документы ?3 года, ? ? ?? ?? ?об учете ?ст. 351 ? ? ?? ?? ?трудовых ? ? ? ?? ?? ?книжек ? ? ? ?? ?? ?и вкладышей ? ? ? ?? ?? ?в них ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? Журналы, книги регистраций ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-23 ?Журнал ?75 лет, ? ? ?? ?? ?регистрации ?ст. 358 (а) ? ? ?? ?? ?приказов ? ? ? ?? ?? ?по личному ? ? ? ?? ?? ?составу ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-24 ?Журнал ?75 лет, ? ? ?? ?? ?регистрации ?ст. 358 (а) ? ? ?? ?? ?приказов ? ? ? ?? ?? ?(распоряжений)? ? ? ?? ?? ?о приеме ? ? ? ?? ?? ?на работу ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 05-33 ?Журнал учета ?3 года, ? ? ?? ?? ?выданных ?ст. 358 (ж) ? ? ?? ?? ?справок ? ? ? ?? ?? ?с места работы? ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? ? ? начальник отдела кадров Евстигнеева Евстигнеева А.В. ? ?------------------------- --------------- ------------------? ?руководитель структурного подпись фамилия, инициалы? ? подразделения ? ? ? ?Согласовано: ? ? заведующая канцелярией Колосова Колосова И.Н. ? ?------------------------- --------------- ------------------? ? подпись фамилия, инициалы? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? В конце календарного года составляют итоговую запись о количестве и категории заведенных дел. Причем на дела, срок хранения которых дольше 10 лет, и на дела временного срока хранения (до 10 лет) итоговую запись составляют отдельно. Подсчет количества документов проводят по категориям и количеству дел в структурном подразделении. Как правило, эту работу проводит специально выделенная группа сотрудников (экспертно-проверочная комиссия). Подписывает итоговую запись сотрудник кадрового отдела, ответственный за ее подготовку. Вот образец итоговой записи к номенклатуре дел отдела кадров: ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? Итоговая запись ? ? 2006 ? ? о категориях и количестве дел, заведенных в ---- г. ? ? в структурном подразделении ? ? ? ? отдел кадров ? ?--------------------------------------- ? ?наименование структурного подразделения ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? По срокам хранения ? Всего ? В том числе ?? ?? ? ?????????????????????????????????????? ?? ? ? переходящих ? с отметкой "ЭПК" ?? ?? ? ? ? (экспертно- ?? ?? ? ? ?проверочной комиссии)?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??Постоянного ?4 (четыре) ?4 (четыре) ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??Временного ?11 ?11 ? ?? ??(дольше 10 лет) ?(Одиннадцать)?(Одиннадцать)? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??Временного (до 10 лет?17 ?17 ? ?? ??включительно) ?(Семнадцать) ?(Семнадцать) ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??Итого: ?32 (Тридцать ? ? ?? ?? ?два) ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? ? ? специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. ? ?------------------------------------------ ------------ -----------------? ?наименование должности ответственного лица Подпись фамилия, инициалы? ? ? ? 20 января 06 ? ?"--" ------ 20-- г. ? ???????????????????????????????????????????????????????????????????????????
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Журналы (книги) учета и контроля:

  1. 4.8.2. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур
  2. Ведение журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур
  3. 1.2.3. Документация, возникающая в результате деятельности кадровой службы (локальные нормативные акты, книги учета)
  4. Правительство Российской Федерации Постановление «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»[††]
  5. Проверка ведения журнала учета выставленных счетов-фактур и книги продаж, своевременности выставления и правильности оформления счетов-фактур
  6. Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля
  7. Объединение систем учета и контроля
  8. Оценка учета и внутренний контроль операций по движению
  9. 7.3.Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля
  10. ОЦЕНКА СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
  11. 10. Методы учета и контроля запасов продукции на складе
  12. ВЗАИМОСВЯЗИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ВНУТРИФИРМЕННОГО КОНТРОЛЯ, ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ И ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -