Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Письмо. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, гражданами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (в ходе личной беседы, телефонного разговора). Письма могут содержать просьбу, предложение, претензию, запрос, извещение, информацию, отказ, напоминание и т.д. Текст письма состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, обращение, отказ и т.д. Впрочем, письмо может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Письмо оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй направляют в дело. К тексту письма могут быть приложены документы. В этом случае после текста пишут слово "Приложение" и перечисляют документы, входящие в приложение. Исходящие письма визируют заинтересованные лица. Виза включает название должности, личную подпись, расшифровку подписи, дату. На входящих письмах должны быть отметка о поступлении и резолюция руководителя. Отметка о поступлении документа подразумевает дату поступления и порядковый регистрационный номер. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их нужно перечислить. Ответственным за исполнение считают того, чья фамилия указана первой. Письма подписывает руководитель предприятия или структурного подразделения. При подписании письма несколькими лицами подписи располагают друг под другом, соблюдая должностную подчиненность. Протокол. Протокол - это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает термины "председатель", "секретарь", "присутствовали". Переменная информация - это фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. В конце вводной части протокола указывают повестку дня. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Основная часть протокола строится по схеме "слушали - выступили - постановили (решили)", причем для каждого вопроса по отдельности. Слова "Слушали", "Выступили", "Постановили" ("Решили") пишут прописными буквами. Вопросы и ответы фиксируют в разделе "Выступили". Слова "вопрос" и "ответ" не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, краткое содержание вопроса или ответа. Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом "Постановили" или "Решили". Постановляющая часть выглядит как "действие - исполнитель - срок". Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно указать результаты голосования по каждой кандидатуре. Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если протокол фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран президиум, подписать его должны председатель, секретарь и члены президиума. Докладная записка. Докладная записка - это документ информационно-справочного характера, который содержит изложение какого-то вопроса или факта, выводы и предложения составителя и адресован руководителю своей компании или в вышестоящую инстанцию. Докладные записки бывают: по содержанию и назначению - информационные и отчетные; по адресату - внутренние (действуют внутри организации) и внешние (направлены в другие организации).
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ следует представлять руководству постоянно. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части указывают факты, которые послужили причиной ее составления. Вторая часть содержит выводы и мнения составителя. Объяснительная записка. Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа (например, плана, отчета, схемы и т.д.) или объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-то поручения. Объяснительные записки, которые поясняют или дополняют основной документ, подписывает руководитель предприятия. Объяснительные записки с объяснением причин поведения, поступков, ситуации составляют отдельные работники (можно рукописно). Подписывают такие записки составители. Служебная записка. Служебная записка - это документ внутренней переписки, направляемый из структурного подразделения любому сотруднику внутри предприятия, кроме прямого руководителя. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В них излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или отдельного сотрудника. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель. Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки считают дату ее подписания. Справка. Справка - это документ, подтверждающий какие-нибудь факты или события. Справки бывают двух видов: описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности компании; удостоверяющие юридические факты (подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Справки первой группы составляют по указанию вышестоящей компании или руководителя фирмы, чтобы информировать о выполнении заданий и поручений. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй приводят конкретные данные. Справки, составленные для руководителя фирмы, подписывает составитель. Если справка носит финансовый характер, ее должен подписать главный бухгалтер фирмы. Справки второй группы выдают по запросам заинтересованных сотрудников или учреждений. В начале справки указывают фамилию, имя и отчество (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название учреждения, куда она должна быть представлена. Акт. Акт - это справочно-информационный документ, составляемый группой лиц (например, комиссией), чтобы подтвердить факты или события. Например: акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты обычно составляют временные или постоянные комиссии. Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждает распорядительный документ (приказ) или руководитель, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Кроме того, акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части описывают проделанную работу, фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может быть разделен на пункты и подпункты, составлен в форме таблицы. Если есть приложения, отметку о них делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, местонахождение каждого экземпляра или адресатов, которым они направлены. Акт должны подписать все лица, принимавшие участие в его составлении (без указания должностей). С актами ревизий и обследований нужно ознакомить всех сотрудников, к чьей деятельности они имеют отношение.
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Информационно-справочные документы:

  1. Справочно-информационные документы
  2. Система справочно-информационной документации
  3. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  4. Маркетинг информационно-справочных ресурсов
  5. Жилищное право. Информационно-справочное издание
  6. 26.5. Справочно-информационная документация
  7. Специфика рынка информационно-справочных ресурсов
  8. Информационно-поисковая система по документам предприятия
  9. Справочно-правовые системы
  10. СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
  11. Получение справочной информации
  12. Глава 13. СПРАВОЧНО-ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫ
  13. СПРАВОЧНЫЕ ИЗДАНИЯ
  14. Основная учебная и справочная литература
  15. Организация справочной работы по персоналу предприятия
  16. 19.4. Организация справочной работы по персоналу предприятия
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -