Формирование дел.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Формирует дела работник отдела кадров. Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил: - в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы, неисполненные или подлежащие возврату, в дело подшивать запрещено; - в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов - их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника; - проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено; - документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи; - вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится; - документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности; - в дело включают только один экземпляр документа; - документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела; - документы по одному вопросу помещают в одно дело; - в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела; - в деле не должно быть больше 250 листов. Если количество документов по одному вопросу превышает 250 листов, дело делят на тома. Оформление дел - это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, оформление обложки. В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично: - их не подшивают, а хранят в скоросшивателях; - разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист - заверитель дела. Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов. Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку. Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ. Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения обо всех изменениях в нумерации заносят в лист - заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке. Обложку дела оформляют так: - на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения; - затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр); - индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: "хранить постоянно"; - даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело.
Даты личного дела - это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника. Если документы содержат конфиденциальную информацию, на обложке необходимо поставить гриф "Для служебного пользования", "Секретно" или "Конфиденциально". Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. При составлении описи необходимо соблюдать такие правила: - заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел; - каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер; - сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела; - при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами "то же". Другие сведения об этих делах приводят полностью; - в графе "Примечание" делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др. Приведем образец заполнения внутренней описи: ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? Внутренняя опись ? ? 05-02 ? ? документов дела N ----- ? ? ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ??N п/п? Индекс ? Дата ? Заголовок ?Номера листов?Примечание?? ?? ?документа? документа? документа ? дела ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 1 ? 1-к ?20.03.2005?О приеме на работу ? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? 2 ? 2-к ?25.03.2005?Об установлении ? ? ?? ?? ? ? ?должностных окладов? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ... ? ... ? ... ? ... ? ... ? ... ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? 87 (Восемьдесят семь) ? ?Итого ------------------------------------------------- документов. ? ? 8 (Восемь) ? ?Количество листов внутренней описи -------------------------------. ? ? ? ? специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. ? ?---------------------------- -------- -----------------? ?наименование должности лица, подпись фамилия, инициалы? ? составившего опись ? ? ? ? 25 июня 06 ? ?"--" ---- 20-- г. ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? В конце каждого дела на отдельном листе (лист - заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов). Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления. Вот пример оформления листа - заверителя дела: ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? 05-14 ? ? Лист - заверитель дела N ----- ? ? ? ? 118 (Сто восемнадцать) ? ?В деле прошито, вложено и пронумеровано ---------------------- листов,? ? цифрами и прописью ? ?в том числе: ? ? 12а, 33а, 64а ? ?литерные номера ------------------------------------------------- листов;? ?пропущенные номера ______________________________________________ листов;? ? 2 (Два) ? ?+ листов внутренней описи ----------------------------------------------.? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? Особенности физического состояния и формирования дела ? Номера ?? ?? ? листов ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?? ? ?? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? ? ? специалист по кадрам Плахов Плахов И.А. ? ?----------------------------------------- ------------- -----------------? ?наименование должности лица, составившего подпись фамилия, инициалы? ? заверительную надпись ? ???????????????????????????????????????????????????????????????????????????
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Формирование дел.:

  1. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
  2. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив
  3. Составление номенклатуры дел и формирование дел
  4. 2. Формирование дел
  5. 4. Формирование и хранение дел
  6. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  8. § 4. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)
  9. Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование.
  10. Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел
  11. § 1. Подведомственность юридических дел нотариусу и другим лицам, имеющим право совершения нотариальных действий. Критерии разграничения подведомственности юридических дел между нотариусами и судами
  12. Рассмотрение дел о налоговых правонарушениях Процедуры рассмотрения дел о налоговых правонарушениях
  13. Работаем со списком необходимых дел
  14. Понятие и составление номенклатуры дел
  15. Глава 12. Органы внутренних дел РФ
  16. Глава 5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ
  17. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  18. Глава 20. Кассационный порядок рассмотренияуголовных дел
  19. Справка о состоянии дел
  20. 4. Дисциплинарное производство в органах внутренних дел
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -