Документы по личному составу

Документы по личному составу отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников фирмы. К ним относят приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Такие документы имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности (помещений, сейфов и шкафов). Причем их хранят отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Приказ по личному составу. Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Приказы по личному составу фиксируют сведения о кадрах: - прием на работу; - перемещение по работе; - увольнение с работы; - установление должностных окладов; - отпуска; - командировки; - изменение фамилии; - поощрения; - взыскания и т.д. Приказ по личному составу объявляют под расписку. Работник, ознакомившись с приказом, должен подписаться на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указать дату. В случае его отказа от подписи факт ознакомления удостоверяют своей подписью начальник отдела кадров и непосредственный руководитель работника. Некоторые приказы по личному составу оформляют на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом России. Вот они: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а); приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а); приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником - увольнении (форма N Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками - увольнении (форма N Т-8а); приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а); приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а). Остальные приказы по личному составу (о назначениях, изменении учетных данных и др.) печатают на фирменных бланках. Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Каждый вид приказов по личному составу хранят в кадровой службе в отдельных папках-скоросшивателях по очередности их номеров. Для разработки стандарта оформления документов используют ГОСТ 6.30-2003 и Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536). Заявление. Заявление - это документ с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Может быть адресован как фирме в целом, так и ее руководителю. Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или на фирменном трафаретном бланке. Трудовая книжка. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности работника. По ней исчисляют его общий, специальный и непрерывный стаж. Трудовые книжки ведут на всех работников (кроме совместителей), проработавших по трудовому договору больше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников. Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, а Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этой Инструкцией необходимо руководствоваться при заполнении и учете трудовых книжек работников. Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан выдать и оформить ему трудовую книжку. Кадровый сотрудник, ответственный за трудовые книжки, заполняет ее в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Стоимость расходов на приобретение трудовой книжки возмещает работник. В трудовую книжку вносят: - сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность; - сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; - сведения о награждениях. Взыскания в трудовую книжку не записывают. Записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносит работник, ответственный за трудовые книжки, после издания приказа работодателя, но не позднее недельного срока. При увольнении записи нужно вносить в день увольнения и в точном соответствии с текстом приказа. Типичные ошибки при оформлении трудовых книжек. При оформлении трудовых книжек сотрудники кадровых служб могут допустить ошибки. Чтобы этого не случилось, приведем наиболее типичные из них. 1. При неправильном заполнении сотрудник кадровой службы делает помарки и подчистки. Записи должны производиться аккуратно, а изменение записей допустимо только путем признания их недействительными и внесения правильных записей (ст. 30 Правил). 2. На титульном листе трудовой книжки в строке "Дата заполнения" месяц пишется цифрами. Хотя в Инструкции по заполнению трудовых книжек сказано, что даты оформляются цифровым способом, на титульном листе дату заполнения можно оформлять словесно-цифровым способом, поскольку оформление титульного листа трудовой книжки подразумевает такой вариант. 3. Строка "Образование" оставлена незаполненной, поскольку у работника есть только аттестат об окончании средней школы. Инструкция предусматривает запись в трудовую книжку сведений об окончании школы. Если работник окончил девять классов средней школы, нужно сделать запись: "Основное общее", если одиннадцать классов: "Среднее общее". 4. Строка "Образование" оставлена незаполненной, поскольку работник еще учится. Инструкцией по заполнению трудовых книжек допускается делать записи о незаконченном образовании. Такая запись производится на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.). Приведем пример правильного заполнения титульного листа трудовой книжки. ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ? ?Герб России ? ? ? Трудовая книжка ? ? ? ? ? ? Агафонова ? ? ?Фамилия --------------------------------? ? ? Алла ? ? ?Имя ------------------------------------? ? ? Петровна ? ? ?Отчество -------------------------------? ? ? 27.03.1983 ? ? ?Дата рождения --------------------------? ? ? (число, месяц, год) ? ? ? высшее ? ? ?Образование ----------------------------? ? ?________________________________________? ? ? экономист ? ? ?Профессия, специальность ---------------? ? ? "22" января 2006 г. ? ? ?Дата заполнения ------------------------? ? ? (число, месяц, год) ? ? ? Агафонова ? ? ?Подпись владельца книжки ---------------? ? ? ? ? ?М.П. Печать ? ? ? ЗАО "Свет" ? ? ? Подпись лица, ответственного за ведение? ? ? трудовых книжек ? ? ? Волкова ? ? ? ---------------------------------------? ? ? (разборчиво) ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 5. Запись о службе в армии не делается, поскольку работник принес в отдел кадров военный билет после того, как был оформлен прием на работу. Если работник не смог предъявить военный билет при приеме на работу, то запись о прохождении военной службы нужно сделать после записи о приеме на работу. 6. Сокращенное наименование организации указывается в скобках. Скобки ставить не нужно, поскольку такая форма заполнения трудовой книжки не предусмотрена Инструкцией. 7. Запись о приеме на работу генерального директора делается на основании либо решения общего собрания, либо приказа о назначении на должность. Необходимо делать ссылку на оба документа, поскольку и решение общего собрания учредителей общества, и приказ о назначении на должность являются основаниями для приема на работу сотрудника. 8. Если работник до поступления в организацию нигде не работал, то в его трудовой книжке делается об этом запись. Такую запись в трудовую книжку вносить не надо, поскольку это не предусмотрено нормативными актами. 9. Записи в трудовой книжке сделаны зелеными чернилами. Все записи в трудовую книжку производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Приведем пример записи в трудовой книжке. N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 ... ... ... ... ... ... Закрытое акционерное общество "Свет" ЗАО "Свет" 07 17 08 2006 Принята Приказ в административно- от 17.08.2006 технический отдел N 357 на должность администратора ... ... ... ... ... ... 10. В трудовую книжку сделана запись о временном переводе сотрудника на работу, не предусмотренную в трудовом договоре. В трудовой книжке такие записи не отражаются. 11. Переход сотрудника в другую организацию оформлен как перевод. Если работник прекращает свою трудовую деятельность в одной организации и начинает в другой, то в трудовой книжке делается запись об увольнении с прежнего места работы и о приеме на новое. 12. В трудовую книжку внесены сведения о краткосрочном обучении сотрудника на курсах повышения квалификации или об участии в семинарах. В трудовую книжку вносятся записи только о длительном обучении и продолжительных стажировках (от трех месяцев). 13. При записи о присвоении разряда или получении второй специальности не указывается обоснование. По правилам заполнения трудовых книжек необходимо указать, на основании чего сделана запись. В данном случае это удостоверение. 14. Запись о работе по совместительству внесена в трудовую книжку организацией, где работник является совместителем. Это недопустимо, поскольку все записи, в том числе о работе по совместительству, делаются только по основному месту работы. 15. Запись о приеме на работу работника в организацию, где он был совместителем, оформлена как перевод. Это неправильно. Сначала надо расторгнуть трудовой договор о работе по совместительству, а затем заключить договор о приеме на основную работу. В трудовую книжку вносятся две записи: об увольнении и о приеме на работу. 16. При увольнении работника подпись в трудовой книжке сделана не уполномоченным на то сотрудником организации. Оформлять кадровые документы может любой сотрудник организации, если на него такие обязанности возложены трудовым договором и это закреплено в приказе. 17. При увольнении работника в трудовой книжке сделана запись "С записями в трудовой книжке ознакомлен" перед его подписью.
Это неправильно, поскольку такая запись не предусмотрена Инструкцией по заполнению трудовых книжек. 18. В трудовой книжке сделана запись о премировании. Это неправильно. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. Приведем пример оформления записи о поощрениях. N записи Дата Сведения о награждении (поощрении) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 ... ... ... ... ... ... Закрытое акционерное общество "Луч" ЗАО "Луч" 01 22 01 2006 Объявлена благодарность Приказ генерального директора от 12.09.2006 за проявленные успехи N 78к в работе и выплачена денежная премия в размере 3000 руб. 00 коп. ... ... ... ... ... ... 19. При смене фамилии, имени или отчества работника на внутренней стороне обложки трудовой книжки сделана ссылка на паспорт с новыми данными. Согласно Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Приведем пример оформления записи об изменении анкетных данных. ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? ?Изменена фамилия Агафонова ?Герб России ? ?на Сергеева на основании ? Трудовая книжка ? ?свидетельства о браке серии АВ ? ? ?N 376238, выданного Нагатинским ? -Агафонова- Сергеева ? ?отделением ЗАГС г. Москвы, ?Фамилия --------------------------------? ?от 24.03.2006. ? Алла ? ? ?Имя ------------------------------------? ?Инспектор Волкова /Волкова И.А./? Петровна ? ?по кадрам ?Отчество -------------------------------? ? М.П. Печать ? 27.03.1983 ? ? ЗАО "Свет" ?Дата рождения --------------------------? ? ? (число, месяц, год) ? ? ? высшее ? ? ?Образование ----------------------------? ? ?________________________________________? ? ? экономист ? ? ?Профессия, специальность ---------------? ? ? "22" января 2006 г. ? ? ?Дата заполнения ------------------------? ? ? (число, месяц, год) ? ? ? Агафонова ? ? ?Подпись владельца книжки ---------------? ? ? ? ? ?М.П. Печать ? ? ? ЗАО "Свет" ? ? ? Подпись лица, ответственного за ведение? ? ? трудовых книжек ? ? ? Волкова ? ? ? ---------------------------------------? ? ? (разборчиво) ? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 20. Работница несколько раз меняла фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки не осталось места для новой ссылки на документы, поэтому такая ссылка не сделана. В этом случае такую запись можно сделать на внутренней стороне задней обложки. 21. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделаны ссылки на документы, на основании которых изменялись анкетные данные работника об образовании и профессии. Инструкция по заполнению трудовых книжек не требует делать в трудовой книжке ссылку на документы об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. 22. Произошла реорганизация компании из одной формы собственности в другую. В трудовых книжках работников сделаны записи о переводе. Это неправильно. При изменении организационно-правовой формы компании трудовые отношения (при согласии работника) продолжаются. Поэтому в трудовой книжке необходимо сделать запись о переименовании компании. 23. В трудовой книжке была обнаружена неверная запись, сделанная в другой организации. Кадровая служба по новому месту работы отказывается внести исправления. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек вносить исправления нужно. Причем такую запись можно сделать и на новом месте работы. Ставится порядковый номер, затем делается запись о признании недействительной записи за номером таким-то и вносится правильная запись. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. При этом обязательно следует указать, на приказ какой организации сделана ссылка. 24. В трудовой книжке была обнаружена неверная запись сразу же после того, как было оформлено увольнение. Исправительная запись сделана сразу после печати и подписей. Это неправильно. Нужно написать наименование организации в виде заголовка, затем сделать запись об исправлении, присвоив ей порядковый номер и указав дату записи. После ставятся подписи и печать, как при увольнении. 25. Кадровая служба отказывается выдать бывшему работнику дубликат трудовой книжки на основании того, что со дня его увольнения прошло более года. Кадровая служба обязана выдать документ, причем вне зависимости от того, сколько времени прошло со дня увольнения работника. Изготовить дубликат кадровая служба обязана в течение 15 дней со дня получения письменного заявления работника. 26. В дубликат трудовой книжки сведения о работе вносятся со слов работника. Это неправильно. В дубликат записываются только документально подтвержденные данные. Подтверждающими документами могут служить: справка о работе из организации, трудовой договор, копии приказов о приеме на работу или об увольнении. 27. При оформлении дубликата титульный лист заполняется на основании устаревших биографических данных, при этом слово "дубликат" не пишется. Так делать нельзя. На титульном листе чистого бланка трудовой книжки в верхнем правом углу надо написать слово "Дубликат". Титульный лист заполняется, как всегда, при этом вносятся те биографические данные, которые имеются на момент заполнения дубликата. Трудовой договор. Трудовой договор - это соглашение между работником и фирмой, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а фирма обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные соглашением сторон и российским законодательством. В трудовом договоре обязательно указывают: - название фирмы или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя; - фамилию, имя, отчество работника; - место его работы (отдел, подразделение); - дату начала работы; - должность и квалификацию работника (они должны соответствовать штатному расписанию); - права и обязанности работника; - права и обязанности работодателя; - режим труда и отдыха; - условия оплаты труда; - виды и условия социального страхования в связи с трудовой деятельностью. Перечень обязательных условий, которые должен содержать трудовой договор, содержит ст. 57 Трудового кодекса. Договор может быть заключен: - на определенный срок (срочный договор до пяти лет); - на неопределенный срок (бессрочно). Все случаи, когда заключают срочный договор, перечислены в ст. 59 Трудового кодекса. Например: - для замены работника, который временно отсутствует; - на время выполнения временных (до двух месяцев) работ; - если работодатель - индивидуальный предприниматель или на фирме не больше 25 сотрудников; - если работник учится по дневной форме обучения или работает по совместительству; - если работник - пенсионер и др. В договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Если же такого условия нет, работник считается принятым на работу без испытания. Срок испытания не может быть больше трех месяцев. Однако для руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей этот срок может быть увеличен до шести месяцев (ст. 70 ТК РФ). Но для некоторых работников (беременных женщин, впервые поступающих на работу после обучения, несовершеннолетних и др.) устанавливать срок испытания запрещено (ст. 70 ТК РФ). В договор могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных результатов труда и т.д. Личная карточка. Личная карточка имеет типовую форму N Т-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Личную карточку обычно заполняет работник отдела кадров или тот, кому такие полномочия дал руководитель компании. В карточке указывают: - фамилию, имя, отчество работника; - год его рождения; - пол; - образование; - семейное положение; - детей; - близких родственников; - паспортные данные; - ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования; - стаж работы (общий и непрерывный). При заполнении карточки используют данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, свидетельства о государственном пенсионном обеспечении, свидетельства о постановке на налоговый учет. В случае изменения какой-то информации в карточку вносят новые данные. Они должны быть заверены подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица. Личное дело. Личное дело - это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Личное дело состоит из двух разделов: 1. Анкетно-биографические и характеризующие документы. 2. Дополнительные документы. Первая группа документов - это: - дополнение к личному листку по учету кадров; - личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкета; - автобиография; - копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа); - личное заявление о приеме на работу или увольнении; - выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов); - трудовой договор; - должностная инструкция; - заявления работника о переводах; - представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв; - выписки из приказов о перемещении; - аттестационные листы; - характеристики и рекомендательные письма; - отзывы должностных лиц о работнике; - выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами; - копии наградных листов. Вторая группа документов - это: - старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты; - справки о состоянии здоровья; - фотографии; - другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле. К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Причем листы описи нумеруют отдельно. Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке. В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы.
<< | >>
Источник: И.Бирюкова, Л.Жаворонкова, С.Бузилкин, Л.Суркова. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. 2015

Еще по теме Документы по личному составу:

  1. Приказы по личному составу
  2. 8 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
  3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
  4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИ- АЛЬН ЫХ ДОКУМЕНТОВ
  5. ГЛАВА 6. Как составить иск (форма и содержание искового заявления, документы, прилагаемые к исковому заявлению)
  6. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов
  7. Статья 142. Фальсификация избирательных документов, документов референдума или неправильный подсчет голосов
  8. Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
  9. Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» о требованиях к документам компании
  10. § 3. Виды составов преступлений
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -