Справляемся с потоком электронных писем


Руководящие сотрудники ежедневно получают более дюжины электронных писем. И не только они: от бесконечного потока электронной корреспонденции в той или иной мере страдают все, кому приходится много и часто работать с компьютером.
И это не удивительно, ведь теперь по электронной почте можно отправить все то, что раньше приходилось посылать с помощью обычного классического письма, и это намного быстрее, дешевле и удобнее. Однако именно благодаря скорости рассылки это средство коммуникации обладает следующим недостатком: в Ваш ящик поступает множество информации — нужной и бесполезной, важной и второстепенной. Около половины писем оказываются вообще совершенно бесполезными и несущественными для Вашей работы, к таковым, например, относятся рассылки новостей, всякая посторонняя реклама (так называемый спам), информационная рассылка для зарегистрированных пользователей каких-либо сайтов и т.п. Подобные письма приходят к нам ежедневно и просто «забивают» наш ящик. Как же со всем этим справиться?
Создайте регистратор в своем электронном почтовом ящике.




Справляемся с потоком электронных писем
Выделите себе отдельный день, в который Вы сможете заняться наведением порядка в своем электронном почтовом ящике. Создайте в нем систему папок. Тогда Вы сможете рассортировывать входящие письма в соответствии с проектами, клиентами или внутренними задачами. Выделите на каждую рабочую область от трех до семи папок, при этом самих областей должно быть не более трех.
Пример
Все новости с помощью установленного фильтра автоматически помещаются в папку для новостей. Кроме того, Вы завели отдельные папки для каждого проекта, отделив при этом текущие проекты от уже завершенных. Как менеджер по товару, Вы можете также сортировать входящие письма в соответствии с видами товара или же сериями. При этом Вы можете как различать фазу производства и дату выпуска продукции, так и комбинировать их.



Используйте принцип Эйзенхауэра
Держите ящик входящих писем пустым. Иерархию приоритетов, составленную на основе диаграммы Эйзенхауэра (см. с. 32), вполне можно применять и к электронным письмам. В большинстве случаев решить, к какому именно приоритету следует отнести то или иное письмо, можно с помощью адреса отправителя или темы письма. Подумайте, возможно, будет разумнее распределить папки в соответствии с А-и В-приоритетами входящих в них писем. Письма,

подпадающие под категорию D (реклама, анекдоты и т.п.), можно стереть сразу, не читая. Решите, как Вам следует поступать с письмами из группы С: стоит ли прочитать это сообщение или же просто удалить его? Если же данное письмо пригодится Вам позже, и Вы знаете приблизительно когда, то сделайте соответствующую пометку в своем ежедневнике. Как только эта дата минует, письмо можно будет стереть.
С помощью автоматических фильтров (такие, например, есть в Outlook) можно выделить разными цветами сообщения, поступившие от важных клиентов, деловых партнеров, начальства и т.п. Благодаря этой опции Вы сможете сразу же отличить эти письма от других. Или же (тоже при помощи фильтров) можно автоматически распределять поступающие письма по заранее созданным Вами для них папкам и подпапкам. Это значительно облегчит Вам работу, и Вы сможете читать корреспонденцию более последовательно. Например, папку с новостями можно просматривать всего раз в неделю и потом удалять прочитанное.



Сразу ли надо отвечать на электронные письма?
Многие люди из страха того, что сейчас произойдет что-то страшное, чувствуют себя неуютно, когда сталкиваются с необходимостью сразу же открывать входящее сообщение. Однако Вы вовсе не обязаны сразу же читать письмо и отвечать на него. Если Вы будете каж
дый раз прерывать выполнение какого-либо задания ради прочтения нового входящего сообщения, то потом Вам понадобится много времени для того, чтобы снова втянуться в работу. Задумайтесь, может, Вам будет гораздо удобнее проверять почту только по утрам, после обеда и вечером или же всего один-два раза в день (в то время, когда не ждете каких-либо важных писем)?
Но не забудьте, что Ваши клиенты, как правило, ожидают ответа в течение дня или даже нескольких часов.
И если Вы вовремя не отреагируете, то они просто обратятся к Вашим конкурентам.
Автоматическая подпись может Вам пригодиться
Функция подписи при написании электронных писем — очень практичная и удобная вещь. Вы можете в считанные секунды вставить в письмо Ваши полные данные, благодаря этому Ваш адресат сразу сможет найти и прочесть Ваше сообщение. Данная функция позволяет даже задать набор Ваших данных в соответствии с адресатом письма. Например, Вы можете определить, кому «показывать» номер Вашего мобильного телефона, а кому нет.
До настоящего времени возможность использования автоподписи в качестве шаблона документа использовалась крайне редко, а зря, так как это очень практично и удобно. Например, при составлении периодических текстов (коммерческих предложений, приглашений и т.п.) Вы можете воспользоваться вышеописанной функцией и вставить необходимый вариант в пустое окошко исходящего сообщения. После этого

Вам останется только добавить туда необходимые
данные.
Как нужно писать электронные письма?
Следующие правила, которые также можно отнести
к правилам этикета, помогут сэкономить Ваше время
и время получателя. Всегда заполняйте поле, отведенное для темы письма. Формулируйте ее кратко и четко. Если между моментом получения письма и Вашим ответом на него прошло всего несколько минут, то сформулируйте тему более подробно. Это поможет адресату понять, на какое именно письмо Вы ответили. Если необходимо, то укажите в скобках тему первоначального письма. В случае внутренних сообщений, отправляемых сотрудниками фирмы друг другу, тема письма часто бывает важнее самого текста. Избегайте длинных, бесполезных формулировок и не пишите «ответных» писем (например, благодарственных) по каждому пустяку (отвечайте лишь на те сообщения, которые этого требуют, или в каких-либо особенных случаях). Помните, что электронная почта — это по большей части информационное средство коммуникации.
я Использование в качестве темы таких общепринятых словосочетаний, как «информация для Вас», «к сведению», обычно указывают на то, что ответ не требуется. Отвечая, сотрите все, начиная с исходного сообщения, что не является необходимым для понима
ния Вашего ответа. Оставьте лишь те пункты или вопросы, на которые Вы даете односложные ответы «да» или «нет». При пересылке электронных писем будьте предельно осмотрительны — делайте это лишь тогда, когда отправитель согласен на нее. В сомнительных случаях будет лучше спросить его разрешения. Формулируйте свои мысли настолько коротко и ясно, насколько это возможно. Используйте также такой элемент оформления, как абзац и следующая за ним пустая строка. Все это сэкономит время получателя и уменьшит возможность того, что самые главные пункты Вашего письма останутся незамеченными. Приложения должны быть маленькими по объему, их количество не должно превышать двухтрех. Особенно это касается графиков. Сжимайте большие по объему файлы, сохраняйте их в rar- или zip-формате (прикрепленные данные, по объему превышающие 500 Кб, повлекут чрезмерные затраты времени на открытие и пересылку). Пересылайте только те данные, которые сохранены в стандартных форматах (например, в pdf-формате). В противном же случае Ваш адресат просто не сможет их открыть. Посылайте копию письма другим людям лишь тогда, когда это действительно необходимо. Число получателей должно быть настолько маленьким, насколько это возможно.

Планируйте свой рабочий день Если это уж так необходимо, то пересылайте анекдоты и шутки лишь тем людям, для которых они не окажутся помехой в работе. Сразу же стирайте все письма с непристойным юмором и пошлыми картинками. Если Вы больше не хотите получать подобные письма, то поговорите об этом с отправителем, иначе их число никогда не уменьшится.
Перед отпуском установите функцию автоматического извещения о Вашем отсутствии. Благодаря этому Ваши коллеги и клиенты будут знать, что Вы сможете прочесть отправленные Вам письма только несколько недель спустя.

<< | >>
Источник: Йорг Кноблаух, Хольгер Вёльте. Управление временем. 2006

Еще по теме Справляемся с потоком электронных писем:

  1. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Сроки подготовки и объем деловых писем
  2. Краткая характеристика деловых писем
  3. 2. Порядок учета и регистрации писем граждан
  4. Как справляться с негативной информацией. Защита и поиск выхода. Выход из отрицательного якорения. Преодоление барьеров и избеганий
  5. Назначение и классификация деловых писем
  6. Будущее значение потока неравномерных потоков денежных средств
  7. Деревья для убеждающих писем
  8. Деревья для информирующих писем
  9. Требования к подготовке инициативных деловых писем
  10. Примерные тексты наиболее распространенных видов деловых писем
  11. Понятие о денежных потоках (cash flow). Подход бухгалтера и финансиста к оценке денежных потоков. Роль амортизации в инвестиционном проектировании
  12. Ф.1. ДЕНЕЖНЫЕ ПОТОКИ ПРЕДПРИЯТИЯ, ИХ СОСТАВ И КЛАССИФИКАЦИЯ. СОДЕРЖАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ
  13. 9.2. Управление финансовыми потоками в логистических системах  В чем заключаются подходы к управлению финансовыми потоками и требования к их параметрам в JIC?
  14. Электронная почта
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -