Начинайте всегда с важных дел

Когда у Вас много работы, Вы не должны приступать к ней бессистемно и лихорадочно. Подумайте сперва, какие из дел для Вас самые важные, например, это может быть проект договора, декларация о подоходном налоге или же какие-либо важные решения вроде покупки машины.

Эти-то дела и обязанности Вы должны учитывать при составлении плана в первую очередь. Алгоритм составления разумного плана на неделю может выглядеть следующим образом. Прежде всего положите в «кувшин» самые большие и тяжелые камни. Это будет означать, что Вы запланировали дела в соответствии с главными приоритетами (А и В, см. с. 32). Ваша неделя при планировании должна быть настолько заполнена, чтобы оставалось еще место для менее важных дел и для «запасного» времени (вспомните о правиле 60:40, см. с. 58). Затем добавьте к «большим камням» «мелочь» (воду, песок и гальку). Здесь речь идет о заданиях из групп С и D. Для многих из них нужно совсем немного пространства. Такими делами могут оказаться телефонный разговор, отправка и просмотр электронной почты, беглый просмотр менее важных поступивших предложений и т.д. Вполне возможно, что при таком подходе какая-то часть дел останется невыполненной, но то, что осталось «снаружи», — вещи менее важные по сравнению с теми, которые Вы уже распланировали и для которых выделили время.

Учимся составлять план на неделю Не слишком увлекайтесь интерпретацией вышеописанного образа. Суть состоит в следующем: выделяя прежде всего время для самых важных дел, Вы получаете возможность успешно выполнить большую часть задуманного. ¦
Пример: планирование на неделю с успешным распределением всех дел
В субботу вечером г-н Нейманн завершил свою рабочую неделю составлением нового плана. Это заняло у него всего полчаса. Г-н Нейманн сделал краткий обзор прошедшей недели и составил новый список необходимых дел, в который вошли как новые, так и старые невыполненные задания.

При этом невыполненные и неважные дела из старого списка он не стал «перетаскивать» в новый, а просто подчеркнул. Затем г-н Нейманн посмотрел на список своих жизненных ролей и соответствующих им целей. Он выделил для каждой роли по одному заданию из группы В и отвел на их выполнение по 90 минут ежедневно. Таким образом, за неделю он уделит время каждой из семи ролей. Если же на неделе выдастся меньше заранее оговоренных встреч и дел (переговоры, поездки), он сможет вставить в уже составленные планы некоторых дней еще одно задание из группы В. В конце г-н Нейманн составил себе подробный план на понедельник. Исходя из своего десятичасового рабочего дня, он отвел шесть часов на выполнение тех заданий, которые имели для него наибольшую важность и соотносились с приоритетами из групп А и В.
В понедельник г-н Нейманн начал работу в соответствии с составленным им заранее планом. Через некоторое время один коллега обратился к нему с небольшой проблемой, которую он легко решил за полчаса. Ему повезло: больше ничего непредвиденного не произошло, и он отклонился от
плана всего на один час. Оставшиеся два с половиной часа свободного времени он сможет потратить на что-то более важное. Потом в течение полутора часов г-н Нейманн работал над следующими пунктами своего плана, запланировал на вторник некоторые другие важные задачи В и заранее назначенные встречи и решил посвятить оставшиеся часы улучшению своего плана и графика работы.
Для планирования на неделю «галечный» принцип является наиболее оправданным. Кроме того, Вы вполне можете отдельно распланировать какие-то определенные дни. Составленный Вами по «галечному» принципу план на неделю, ¦ котором первое место отведено действительно важным заданиям, а оставшееся пространство может использоваться по Вашему личному усмотрению, является ключом к разумному использованию времени и к уравновешенной жизни. ¦

<< | >>

↑

Источник: Йорг Кноблаух, Хольгер Вёльте. Управление временем. 2006

Еще по теме Начинайте всегда с важных дел:

- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -

- Исторические дисциплины - Маркетинг и менеджмент - Пищевая промышленность - Политология - Право - Психология - Транспорт - Учебники по бизнесу - Философия - Экологические дисциплины - Экономика -