Начинайте всегда с важных дел


Когда у Вас много работы, Вы не должны приступать к ней бессистемно и лихорадочно. Подумайте сперва, какие из дел для Вас самые важные, например, это может быть проект договора, декларация о подоходном налоге или же какие-либо важные решения вроде покупки машины.
Эти-то дела и обязанности Вы должны учитывать при составлении плана в первую очередь. Алгоритм составления разумного плана на неделю может выглядеть следующим образом. Прежде всего положите в «кувшин» самые большие и тяжелые камни. Это будет означать, что Вы запланировали дела в соответствии с главными приоритетами (А и В, см. с. 32). Ваша неделя при планировании должна быть настолько заполнена, чтобы оставалось еще место для менее важных дел и для «запасного» времени (вспомните о правиле 60:40, см. с. 58). Затем добавьте к «большим камням» «мелочь» (воду, песок и гальку). Здесь речь идет о заданиях из групп С и D. Для многих из них нужно совсем немного пространства. Такими делами могут оказаться телефонный разговор, отправка и просмотр электронной почты, беглый просмотр менее важных поступивших предложений и т.д. Вполне возможно, что при таком подходе какая-то часть дел останется невыполненной, но то, что осталось «снаружи», — вещи менее важные по сравнению с теми, которые Вы уже распланировали и для которых выделили время.

Учимся составлять план на неделю Не слишком увлекайтесь интерпретацией вышеописанного образа. Суть состоит в следующем: выделяя прежде всего время для самых важных дел, Вы получаете возможность успешно выполнить большую часть задуманного.              ¦
Пример: планирование на неделю с успешным распределением всех дел
В субботу вечером г-н Нейманн завершил свою рабочую неделю составлением нового плана. Это заняло у него всего полчаса. Г-н Нейманн сделал краткий обзор прошедшей недели и составил новый список необходимых дел, в который вошли как новые, так и старые невыполненные задания.
При этом невыполненные и неважные дела из старого списка он не стал «перетаскивать» в новый, а просто подчеркнул. Затем г-н Нейманн посмотрел на список своих жизненных ролей и соответствующих им целей. Он выделил для каждой роли по одному заданию из группы В и отвел на их выполнение по 90 минут ежедневно. Таким образом, за неделю он уделит время каждой из семи ролей. Если же на неделе выдастся меньше заранее оговоренных встреч и дел (переговоры, поездки), он сможет вставить в уже составленные планы некоторых дней еще одно задание из группы В. В конце г-н Нейманн составил себе подробный план на понедельник. Исходя из своего десятичасового рабочего дня, он отвел шесть часов на выполнение тех заданий, которые имели для него наибольшую важность и соотносились с приоритетами из групп А и В.
В понедельник г-н Нейманн начал работу в соответствии с составленным им заранее планом. Через некоторое время один коллега обратился к нему с небольшой проблемой, которую он легко решил за полчаса. Ему повезло: больше ничего непредвиденного не произошло, и он отклонился от
плана всего на один час. Оставшиеся два с половиной часа свободного времени он сможет потратить на что-то более важное. Потом в течение полутора часов г-н Нейманн работал над следующими пунктами своего плана, запланировал на вторник некоторые другие важные задачи В и заранее назначенные встречи и решил посвятить оставшиеся часы улучшению своего плана и графика работы.
Для планирования на неделю «галечный» принцип является наиболее оправданным. Кроме того, Вы вполне можете отдельно распланировать какие-то определенные дни. Составленный Вами по «галечному» принципу план на неделю, ¦ котором первое место отведено действительно важным заданиям, а оставшееся пространство может использоваться по Вашему личному усмотрению, является ключом к разумному использованию времени и к уравновешенной жизни.              ¦
<< | >>
Источник: Йорг Кноблаух, Хольгер Вёльте. Управление временем. 2006

Еще по теме Начинайте всегда с важных дел:

  1. Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование.
  2. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
  3. Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел
  4. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив
  5. Семь важных качеств
  6. Составление номенклатуры дел и формирование дел
  7. Перечень основных профессионально важных качеств (ПВК), используемых в современных теориях труда
  8. § 1. Подведомственность юридических дел нотариусу и другим лицам, имеющим право совершения нотариальных действий. Критерии разграничения подведомственности юридических дел между нотариусами и судами
  9. Выигрывать всегда
  10. Всегда есть альтернатива
  11. Информация не всегда доступна
  12. ПОТРЕБИТЕЛИ ВСЕГДА ЗАНИМАЛИСЬ МАРКЕТИНГОМ
  13. IX. «Я чувствую себя всегда таким уставшим!»
  14. ПРАВИЛО 18. ВСЕГДА ПРИВЕТСТВУЙТЕ ДРУГОГО ЧЕЛОВЕКА
  15. X. «У моего шефа всегда плохое настроение!»
  16. Глава 6. Начинаем!
  17. С чего начинать?
  18. Наличные деньги – это всегда интересно
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -