Что делает встречу успешной?


Совещание - современная альтернатива работе
«Вы одиноки? Приходите на совещание! Там Вы сможете: встретить милых и интересных людей; почувствовать себя важным; строить графики и диаграммы; произвести сильное впечатление на своих коллег; насладиться кофе, напитками и печеньем и все это — в самый разгар рабочего дня.»
Как ни странно, в этом шуточном объявлении, замеченном нами в одном бюро, содержится немало правды.
Допустим, Вы и пятеро Ваших коллег ждете в течение пятнадцати минут двух других запаздывающих участников или же потратили впустую целый час своего времени на бесполезную или плохо подготовленную встречу. Во что Вам это обошлось? Вы можете также подсчитать свои годовые временные затраты. Если же совещания проводятся каждые две недели, то потери будут огромные. Результат — Вы постараетесь избегать их, как просто бесполезную трату времени.
Вы сможете провести встречу с гораздо большим успехом, если будете следовать нескольким простым, но при этом очень четким правилам, которые, к сожалению, часто игнорируются.

Контрольная таблица: Секреты успешного проведения совещаний

Составьте четкую повестку дня


Определите цели. Напишите также, к каким результатам необходимо прийти


Позаботьтесь о том, чтобы все документы были розданы заранее, а не непосредственно в ходе совещания


Участники должны подготовиться к совещанию заранее


Составьте четкий план заседания


Старайтесь придерживаться установленных временных рамок. Не опаздывайте. Не уходите раньше, чем запланировано


Различные графики и диаграммы являются наглядным подтверждением Ваших слов. Они облегчают ответы на вопросы и позволяют быстрее достигнуть промежуточных результатов


Короткие паузы и свежий воздух помогают восстановить силы и повышают внимательность


¦ Протокол заседания должен быть коротким и четким. Все задачи следует занести в так называемый список необходимых дел. (Кто? Что? Когда?)


Совещания смогут принести удовольствие лишь тогда, когда они успешны.              ¦

О              чем нужно помнить при проведении переговоров и совещаний?
«Лучшие переговоры — те, которые не состоялись». Это не всегда так, но тем не менее Вы всегда должны искать альтернативы. Например, две встречи можно объединить в одну (особенно в том случае, если участники должны прибыть на них в одно и то же место). Возможно, наилучшим решением будет телеконференция или же решение, вынесенное по данному вопросу высокопоставленными лицами.

Избавьте себя и своих коллег от бесполезной траты времени на пустые разговоры. По возможности сократите число участников. Вот основные вопросы, которые необходимо решить перед организацией совещания. Кого непосредственно могут коснуться решения, принятые в ходе дискуссии? Может быть, будет достаточно одного заместителя? Кто обладает специальными знаниями и без кого нельзя обойтись? На ком лежит ответственность (финансовая, административная, правовая) за вынесение решений? Кто выносит решения? Будет ли достаточным, если эти лица просто узнают о вынесенном решении из протокола? Действительно ли необходим руководитель совещания? Кто из присутствующих может взять на себя эту роль?
Подумайте, кому из участников необходимо присутствовать лишь при обсуждении первых пунктов плана заседания. В соответствии с этим составьте повестку дня.



Правила игры при проведении переговоров или совещаний
Всегда соблюдайте общепринятые правила поведения при коммуникации и совместной работе. Сюда относятся: ограничение времени, отведенного на выступление; образ действий в запутанных ситуациях; правила «обратной связи», правила принятия решений.
Договоритесь со своими коллегами назначать суровые штрафы опоздавшим на внутренние совещания. Например, тот, кто придет слишком поздно, должен будет потом убрать комнату переговоров или оплатить всем обед, либо он не сможет принять участия в данном совещании. Это может показаться слишком жестоким, однако подобные меры — единственный способ избежать промедлений по вине постоянно опаздывающих. Главное при этом — чтобы подобные санкции не стали скрытой наградой для остальных («Кто у нас сегодня благородный спонсор мороженого?») и чтобы все были с ними согласны. Вот увидите, после того как Вы три
раза подряд примете подобные меры, опоздания прекратятся.
Как сэкономить время в ходе переговоров?
Во время проведения совещания обращайте внимание на следующие «злободневные» вещи: посторонние разговоры, отклонения от темы, затянувшиеся разногласия, банальную борьбу за власть, «мертвые точки»; неверная информация и преждевременные заключения тоже могут помешать Вам достигнуть намеченной цели. Иногда короткая пауза или перенесение совещания на следующий день может оказаться лучше, чем длительное и утомительное решение всех проблем сразу.
В конце заседания подведите итоги. Запишите, что, когда и кем должно быть исполнено. Если необходимо, договоритесь о следующих переговорах.
Сразу же перепишите протоколы совещания в свою записную книжку, потом Вы сможете разослать их по почте (распечатать и раздать) всем участникам встречи. Оптимальным вариантом будет продемонстрировать протокол всем собравшимся с помощью видеопроектора — таким образом можно сразу же устранить все недоразумения.
<< | >>
Источник: Йорг Кноблаух, Хольгер Вёльте. Управление временем. 2006

Еще по теме Что делает встречу успешной?:

  1. Эволюция КИС: что это такое, что оно делает и почему
  2. Что делает бухгалтер в Интернете?
  3. 2. ГРУППОВАЯ ДИСКУССИЯ «ЧТО ДЕЛАЕТ КОНФЛИКТ ЦЕННЫМ ДЛЯ НАС?»
  4. Ты можешь делать почти все, что делает розничный продавец, - только намного лучше!
  5. Важно то, что вы делаете при встрече с препятствием
  6. Успешный стенд: что на нем?
  7. 18. Убедитесь в том, что вы успешно провели презентацию.
  8. Из интернет-опроса «Что мешает успешному участию в выставке?»
  9. Как ФРС «делает» деньги
  10. ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧАЙ СВОЙ БИЗНЕС, ЧТОБЫ КАК МОЖНО РАНЬШЕ ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ: ЧТО НУЖНО ИСПРАВИТЬ, ЧТО - ПЕРЕНЯТЬ, А ЧТО - ВЫБРОСИТЬ ЗА БОРТ!
  11. ЭТАПЫ ВСТРЕЧИ
  12. Назначение встреч
  13. Глава 4. Договоренность о встрече
  14. ПОДГОТОВКА К ВСТРЕЧЕ
  15. Встреча аудиторов
  16. Подведение итогов деловой встречи
  17. Глава 3 ВСТРЕЧА С КЛИЕНТОМ В КЛУБЕ
  18. Приглашение на встречу
  19. Глава 6 ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВСТРЕЧА
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -