Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности).

С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) в составе 3—5 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает: 1)

проведение экспертизы ценности документов; 2)

оформление дел; 3)

составление описей дел; 4)

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научнопрактической и исторической ценности.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения — как правило, в форме акта — утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел.

По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделе нии документов и дел, не представляющих научнопрактической и исторической ценности, к уничтожению.

Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел.

Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения ЭК архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья. — Авт.). 6.2.

Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел

В общем случае дела предприятия подлежат первичному оформлению (в момент их введения в соответствии с утвержденной номенклатурой. — Авт.) и так называемому закрытию — оформлению по истечении срока, установленного номенклатурой (как правило, он составляет один год. — Авт.). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного и долговременного хранения, а также дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: 1)

подшивку или переплет дела;

.

* Кроме того, при переводе дела с оперативного на постоянное (долговременное хранение) изменяется порядок расположения документов внутри дела (с обратного хронологического на прямой хронологический). (Примеч. авт.) ' 2)

нумерацию листов документов в составе дел১§§§; 3)

составление листа-заверителя дела; 4)

составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; 5)

оформление реквизитов обложки дела.

Обложки дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной на предприятии форме. По окончании срока хранения в надписи на обложках указанных дел вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой делается соответствующая запись, например: "имеются документы за ... годы".

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части) — число, месяц и год (год, месяц, число). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словами*.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела может проставляться карандашом номер дела по описи, а также номер описи и фонда.

При изменении названия предприятия в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела на другое предприятие (в другое структурное подразделение этого же предприятия), на обложке дописывается соответствующее название.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи, по которым документы сдаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи предприятия, которую готовит ведомственный архив. На основании сводной описи дела сдаются ведомственным архивом на государственное хранение.

<< | >>
Источник: 1112020.

Еще по теме Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение:

  1. Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение
  2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  3. Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  4. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
  5. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
  6. 7. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
  7. Общие требования к организации оперативного хранения документов
  8. Общие требования к организации оперативного хранения документов
  9. Тема 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ
  10. Глава 7 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  11. Глава 7 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  12. Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел
  13. § 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве
  14. Подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию
  15. 3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
  16. Требования к распределенному хранению документов