НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия.
Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них. При смене руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема -передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении. При смене сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия носителей, документов и дел, находящихся на ответственном хранении сотрудника. Проверка осуществляется сдающим и принимающим сотрудниками. Результаты проверки оформляются актом приема-передачи, подписываемым этими сотрудниками и утверждаемым руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства. В случае отсутствия сменяемого сотрудника проверка проводится комиссией. На период временного отсутствия руководителя или сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства числящиеся за ними документы, носители и дела, необходимые для текущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой расписке или по акту с проверкой соответствия их фактического наличия учетным данным. При отсутствии передающего лица проверка проводится комиссией.
Носители, документы и дела, которые не требуются для работы на период временного отсутствия лица, не передаются. Они должны храниться в опечатанных металлических шкафах (сейфах). При этом составляется акт, в котором указываются номера хранилищ и номер печати, которой они опечатаны. Принимающее лицо не несет ответственности за находящиеся в этих хранилищах документы, если оттиск печати на них не будет нарушен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проникновения в помещения, в которых хранятся носители, документы и дела, посторонних лиц со вскрытием хранилищ или нарушением оттиска печатей на них приказом руководителя предприятия назначается комиссия для проверки находящихся в хранилищах документов. Результаты проверки оформляются актом. При увольнении, переводе на другую работу, перед командировкой, отпуском исполнителя находящиеся в его спецпортфеле документы и носители передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства со списанием их в учетных формах. Б случае внезапного отсутствия исполнителя (болезнь и др.) необходимые для работы документы; находящиеся в его спецпортфеле, изымаются комиссионно с проверкой соответствия фактического наличия изымаемых документов учетным данным. При этом составляется акт изъятия документов, в котором отражается, какие документы (с указанием учетного номера и количества листов каждого документа) изъяты. Спецпортфель с оставшимися документами опечатывается печатями двух членов комиссии (с отражением в акте номеров печатей), изъятые документы списываются с исполнителя в формах учета. При ликвидации предприятия проверка наличия носителей, документов и дел проводится комиссией, назначаемой руководителем организации. Результанты проверки оформляются актом, который приобщается к общему акту о ликвидации.
<< | >>
Источник: Алексенцев А.И.. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом». - 200 с.. 2003

Еще по теме НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ:

  1. Проверка наличия документов, дел и носителей информации
  2. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ
  3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ
  4. ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
  5. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  6. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИ- АЛЬН ЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
  7. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
  8. НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  9. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
  10. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
  11. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации
  12. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  13. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  14. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  15. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
  16. КАТЕГОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, ПРИВЛЕКАЕМЫХ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНОМУ СОДЕЙСТВИЮ ОРГАНАМ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ