3.7. Подготовка и передача дел в архив


В архив передаются дела с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел.
Дела временного (до 10 лет) сроков хранения в архив, как правило, не передаются.
Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).
В период подготовки дел для передачи сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела.
Прием каждого дела производится работником архива по описи, в присутствии лица, сдающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, сдающих и принимающих дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (организации) лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив по описям дел и номенклатуре дел.
<< | >>
Источник: Непогода А.В., Семченко П.А.. Делопроизводство компании. 2010

Еще по теме 3.7. Подготовка и передача дел в архив:

  1. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив
  2. Тема 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ
  3. Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел
  4. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
  5. § 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве
  6. Порядок приема передачи дел главного бухгалтера
  7. Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение
  8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
  9. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
  10. Подготовка данных для передачи в ИМНС и ПФР
  11. Общие требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение
  12. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  13. Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  14. Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование.
  15. Составление номенклатуры дел и формирование дел
  16. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
  17. Личный архив
  18. Быстрое создание архива
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -