3.6. Экспертиза ценности документов


Экспертиза ценности документов – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти (в организации) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации). Положение об экспертной комиссии подлежит согласованию с архивом.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти (организации).
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения, дел с документами по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. В структурных подразделения описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно и являются основой для составления сводной описи дел федерального органа исполнительной власти (организации).
По сводной описи дела сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1)каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов (частей), то каждый том (часть), включая сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером);
2)порядок нумерации дел в описи – валовый;
3)графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
4)при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью;
5)графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.д.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел составляется в двух экземплярах, подписывается составителем и согласовывается с экспертной комиссией. Один экземпляр передается вместе с делами в архив, а второй экземпляр, в качестве контрольного, хранится в федеральном органе исполнительной власти (организации).
Уничтожение дел, отобранных и оформленных для уничтожения разрешается только после рассмотрения и утверждения описей и актов на уничтожение экспертной комиссией.
<< | >>
Источник: Непогода А.В., Семченко П.А.. Делопроизводство компании. 2010

Еще по теме 3.6. Экспертиза ценности документов:

  1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  2. Статья 1497. Экспертиза заявки на товарный знак и внесение изменений в документы заявки
  3. Статья 1523. Экспертиза заявки на наименование места происхождения товара и внесение изменений в документы заявки
  4. 16.4.Анализ недостатков в проектах и экспертизы как процедуры. Общественные экспертизы
  5. 3. Экспертиза заявки на выдачу патента. Временная правовая охрана изобретения, полезной модели или промышленного образца Статья 1384. Формальная экспертиза заявки на изобретение
  6. СЕТЬ 6 Ценность № 7: Как ваши ценности определяют вашу действительность
  7. СЕТЬ 4 Ценность № 3: Ценность доступа в бизнес сектора В ...без больших затрат на его построение и поддержание
  8. СЕТЬ 6 Ценность № 5: Ценность живой мечты
  9. СЕТЬ 9 Ценность 8: Ценность ______лидерства______
  10. СЕТЬ 5 Ценность № 4: Ценность вложения капитала в те же инвестиции,куда вкладывают капитал богатые
  11. сеть 3 Ценность №2: Ценность изменения секторов... вместо изменения рабочих мест
  12. Экспертиза геологической информации
  13. 34. Производство судебной экспертизы
  14. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов
  15. Статья 1391. Экспертиза заявки на промышленный образец
  16. 9. Общественная экологическая экспертиза
  17. Статья 142. Фальсификация избирательных документов, документов референдума или неправильный подсчет голосов
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -