2.4.8. Конфиденциальные документы


В современных условиях рыночной экономики обязательным условием успеха в деятельности организации и сохранения ее организационной структуры является обеспечение информационной безопасности.
Безопасность документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, стихийных бедствий и попыток несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, вследствие чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.
Документируемая информация, используемая в управлении организацией и бизнесе, является собственной или частной информацией и является интеллектуальной собственностью организации.
Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для организации и организации ее бизнеса. Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющую тайну организации.
Состав информации, составляющей тайну организации, фиксируется в специальном перечне, определяющим период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) и список сотрудников организации, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.
Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений организации, является постоянным рабочим материалом руководства организации, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о планах и проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах и т.д. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе организации.
В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для организации и подлежащие охране. Перечни формируются индивидуально каждой организацией в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются руководителем организации. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечень в соответствии с динамикой выполнения организацией конкретных работ.
Коммерческая информация организации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или для ее хищения и реализации. Поэтому степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов организации, которые могут быть:
1)открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения);
2)ограниченными для доступа к ним персона (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной).
Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 11 февраля 2006г. №90.
Он содержит сведения в военной области, в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации, а также наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.
Документы, содержащие сведения, которые составляют негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т.д.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.
Термин конфиденциальность является синонимом термина секретность и используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
К конфиденциальным документам относятся следующие документы:
1)в государственных организациях – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
2)в коммерческих и негосударственных организациях – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;
3)независимо от принадлежности организации – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т.д.
Особенностью конфиденциальных документов является то, что они одновременно представляют собой:
1)массовый носитель ценной, защищаемой информации;
2)основной источник накопления и распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
3)обязательный объект защиты.
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации. Период конфиденциальности документов определяют перечни конфиденциальных сведений организации, составленных исходя из специфики деятельности и утвержденных руководителем организации.
Конфиденциальные документы требуют специфических условий их создания и организации работы с ними.
<< | >>
Источник: Непогода А.В., Семченко П.А.. Делопроизводство компании. 2010

Еще по теме 2.4.8. Конфиденциальные документы:

  1. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
  2. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  3. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  4. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  5. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  6. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  7. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
  8. Исполнение и обработка подготовленных конфиденциальных документов
  9. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
  10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  11. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  12. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  13. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ
  14. Технология учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов
  15. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ
  16. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -