загрузка...

Постановка целей описания бизнес-процессов

  Формулировка целей проекта
Глава 3 посвящена методикам создания моделей бизнес-процессов организации. Б настоящее время руководители многих предприятий инициируют проекты по моделированию процессов, преследующие различные цели. Качественно эти цели можно разделить на две группы. Достижение первой группы целей должно, по мнению руководителей, обеспечить решение конкретных проблем организации и повысить эффективность ее деятельности. От проекта описания бизнес-процессов в этом случае ожидаются какие-то реальные, практически важные результаты. Вторая группа может быть охарактеризована как группа целей-лозунгов. В действительности никто в организации не ждет практического эффекта от проекта, однако он играет существенную политическую роль или служит обоснованием для распределения финансовых ресурсов. В главе 3 мы рассмотрим методики работ, обеспечивающие достижение первой группы целей, то есть каких-либо практических результатов.
Если говорить о первой группе целей, то можно выделить несколько различных направлений, по которым может развиваться проект описания бизнес-процессов. На практике в первую очередь руководители ставят задачу «разобраться, как идет работа и где теряется эффективность (возникают финансовые потери)». При этом предполагается, что полученный комплект моделей бизнес-процессов будет использован в дальнейшем для автоматизации. Кроме того, из моделей хотят получить информацию о существующей системе документооборота
и внести в нее необходимые изменения и т. д. Можно выделить несколько характерных особенностей формулировок постановки задачи у руководителей верхнего уровня на данном этапе: размытость формулировок и четких определений (например, процессов); отсутствие четких критериев достижения целей проекта; отсутствие понимания того, что же дальше будет происходить с полученным комплектом моделей бизнес-процессов.
Указанные особенности отражают тот факт, что руководители в большинстве своем не понимают возможностей описания бизнес- процессов как одного из средств разработки системы процессного управления компанией. Но дело в том, что сами по себе модели бизнес-процессов инструментом управления не являются. Они могут служить основой для создания регламентирующей документации, анализа деятельности, принятия важнейших решений. Для эффективной работы с описаниями процессов организации руководитель должен иметь определенную систему. Аналогичная ситуация складывается, например, с бюджетированием. Сами по себе бюджеты подразделений, описывающие финансовые потоки, затраты и т. д., не являются инструментом управления в руках руководителя. Системой управления является в данном случае взаимосвязанная, комплексная система бюджетирования и управленческого учета. В рамках данной системы руководитель видит, кто, когда и как планирует бюджеты, собирает информацию об их выполнении, принимает решения по отклонениям. Возвращаясь к бизнес-процессам, следует отметить, что создание моделей лишь составная часть проекта по улучшению (изменению) системы управления предприятием, которая является инструментом управления в руках руководителя.
Если рассматривать модели процессов в качестве некоторых исходных данных для решения формально ограниченных задач (разработки системы документооборота, подготовки автоматизации и т. д.), то нельзя требовать от этих моделей какой-то «чудесной» информации для всеобщего улучшения деятельности организации. В то же время если уж организация приступила к описанию процессов, то

полученные схемы должны содержать максимум полезной информации для дальнейшей работы. Прежде чем приступать к описанию процессов, руководителям необходимо тщательно продумать требования к информации, которые они должны содержать.
В главе 3 будут рассматриваться методики, предназначенные для описания бизнес-процессов, существующих в организации. Вопрос использования моделей процессов для создания процессной системы управления также будет рассмотрен в главе 4. Проблемы применения моделей для целей автоматизации в данной книге не затрагиваются.
Итак, перед началом проекта описания бизнес-процессов руководство компании формулирует цели проекта. К сожалению, часто эти цели являются размытыми. Что же делать рабочей группе сотрудников предприятия (внешних консультантов), которым предстоит выполнять этот проект? Недопонимание целей руководства на начальном этапе может вызвать его негативную реакцию при получении результатов и в итоге печально отразиться на участниках рабочей группы (расформирование, увольнения и т. д.), как показано на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Непонимание целей проекта



Для того чтобы избежать противоречий, целесообразно провести детализацию целей руководителей, с тем чтобы привести структуру целей верхнего уровня к понятным, конкретным и количественно измеримым целям нижнего уровня. После этого данная структура целей согласовывается с руководством, которое подтверждает, что именно это оно и имело в виду.
Но на практике не всегда удается привести цели руководства организации к формализованному виду. Например, руководитель ставит задачу «Описать бизнес-процесс сбыта готовой продукции и предложить мероприятия по повышению его эффективности». Что в этом случае делать рабочей группе? Можно воспользоваться методикой определения целей проекта на основе спецификации проблем, существующих в организации (подразделении, процессе). Некоторые методы структуризации целей будет рассмотрены далее. Перед тем как перейти к ним, рассмотрим критические факторы успеха проекта в части создания комплекта моделей бизнес-процессов. К их числу можно отнести: участие руководства верхнего уровня; наличие четких, проработанных целей проекта; наличие профессионального руководителя проекта; наличие утвержденной методологии ведения проекта, включая методологию создания моделей процессов; рабочую команду, соответствующую поставленным задачам; эффективное использование инструментальных средств моделирования бизнес-процессов; освещение работ среди сотрудников предприятия.
Следует отметить, что при описании бизнес-процессов можно и нужно пользоваться существующими инструментами проектного управления [1].
Роль руководителей верхнего и среднего уровня при внедрении процессного подхода к управлению является решающей.
Наличие опытного руководителя проекта — это обязательное условие. Такой специалист должен удовлетворять по крайней мере следующим квалификационным требованиям:
опыт работы в организации (отрасли) не менее трех лет; знание методик и практический опыт проектного управления не менее двух лет; знание и понимание принципов процессного управления и методов менеджмента качества; знание и понимание методологий моделирования бизнес- процессов (в том числе знание нотаций); владение методологией ведения проекта по описанию процессов; знание инструментальных сред моделирования бизнес- процессов.
Далее в главе 3 будут более подробно рассмотрены указанные основные критические факторы успеха проекта моделирования бизнес-процессов. Методика структуризации целей проекта
Методика структуризации целей проекта реорганизации бизнес- процессов состоит из шагов, представленных на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Методика структуризации целей проекта




На этапе 1 руководитель формулирует в произвольной (лучше, конечно, в формализованной) форме цели проекта, сроки его выполнения и возможный объем выделяемых на этот проект ресурсов. Рабочая группа в лице руководителя проекта проводит совещание

(или серию совещаний) с руководителем с целью предварительной формулировки целей. Результатом этапа 1 является перечень целей, сформулированных руководителем.
На этапе 2 руководитель проекта ставит задачу рабочей группе детализировать перечень сформулированных целей, доведя его до второго-третьего уровня, при этом может использоваться табл. 3.1.
Табл. 3.1. Таблица для структуризации целей проекта

Цели, с*ормулирован ью
руководителем

1$елк второго уровня

Цели третьего уровня

Приоритет, пвос ав- лен ый руководителем

Цель 1

Цель 1.1

Цель 1.1.1

А

Цель 1.1.2

А

Цель 1.1.3

Б

Цель 1.2

Цель 1.2.1

с

Цель 1.2.3

Б

А

Цель 2

Цель 2.1

Цель 2.1.1

А

Цель 2.2

Цель 2.2.1

с

Цель 2.2.2

с






Основная задача рабочей группы на этом этапе — добиться предельной конкретности целей.
При декомпозиции следует стремиться ставить цели, достижение которых может быть выражено количественными показателями. Пример заполнения таблицы целей представлен в табл. 3.2.
Очевидно, что детализированные цели, показанные в табл. 3.2, далеки от совершенства, но они существенно более информативны для рабочей группы, чем формулировка «Оптимизировать бизнес- процесс сбыта готовой продукции».
На этапе 3 разработки целей проекта проводится согласование детальной структуры целей с руководителем. Его задача на этом этапе состоит в установлении приоритетов по достижению детальных целей. Может возникнуть ситуация, когда руководитель не удовлетворен предложенной структурой. В этом случае рабочая группа исправляет
указанные недостатки и представляет на рассмотрение вторую версию структуры целей и т. д. Если руководителя устраивает предложенная декомпозиция целей, то рабочая группа приступает к разработке технического задания (ТЗ) на выполнение работ по проекту.
Табл. 3.2. Пример заполнения таблицы целей

Цели, сформулированные рукоподителем

Цели второго уровня

Цели третьего уровня

Приоритет, проставленный руководителем

1. Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой продукции

1.1. Увеличить объем продаж в регионах

1.1.1. Оптимизировать процесс сбыта через представительства в регионах

А



1.1.2. Оптимизировать процесс обмена информацией между представительствами и главным офисом

С


1.2. Сократить сроки погашения дебиторской за

1.2.1. Четко распределить ответственность за погашение дебиторской задолженности

А


долженности

1.2.2. Оптимизировать процесс подготовки и заключения договоров с клиентом

Б


1.3. Сократить сроки обработки заказа клиента

1.3.1. Выявить и устранить узкие места процесса обработки заказа клиента

А


Разработка внутреннего ТЗ не является обязательным элементом проекта, однако его наличие существенно облегчает задачу по выполнению проекта. В процессе подготовки ТЗ как у рабочей команды, так и у руководителей возникает общее понимание целей и возможных результатов проекта, а также параметров, по которым измеряется степень достижения целей. Общая структура ТЗ на описание бизнес-процессов предприятия приводится ниже: цели работы; состав этапов работ; требования к моделям бизнес-процессов и критериям их анализа; требования к отчетной информации по этапам; требования к оперативной отчетности по проекту.
Структура ТЗ на описание бизнес-процессов зависит от применяемого инструментального средства моделирования.

После подготовки ТЗ рассматривается и утверждается руководством. Утвержденное ТЗ является обязательным к исполнению рабочей группой. По ходу выполнения проекта могут возникать различные ситуации, приводящие к изменению понимания его целей и задач, а также степени их достижимости. Поэтому возможны корректировки ТЗ в процессе работы, но они не должны быть слишком сильными, дезориентирующими рабочую группу.
3.1.3. Методика определения целей проекта на основе существующих проблем
Методика определения целей проекта на основе существующих проблем представлена на следующем рис. 3.3.
Рис. 3.3. Методика определения целей проекта

alt="" />

На этапе 1 руководитель ставит задачу повысить эффективность бизнес-процесса сбыта. При этом четко очерчиваются границы рассматриваемого процесса. Работы будут проводиться именно с этим процессом. На этапе 2 рабочая группа формирует эскиз (приблизительное описание) бизнес-процесса на верхнем уровне. Главная задача — отобразить основные функции (процессы), входящие в процесс верхнего уровня. Далее как для процесса в целом, так и для составляющих его функций определяются существующие проблемы. Их выделение основывается на анализе результатов интервьюирования руководителей и сотрудников подразделений, выполняющих данный процесс. Строго говоря, полученные данные носят характер симптомов, а не причин проблем. Тем не менее полученная спецификация проблем представляется либо в виде перечня, либо в виде дерева, как показано на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Дерево проблем процесса



На третьем этапе рабочая группа пытается определить показатели, которые характеризуют каждую выделенную проблему. Таких показателей может быть несколько. Иногда формулировка проблемы уже может содержать наименование показателя и указание на его несоответствующее значение.
Так проблема, озвученная как «низкая оборачиваемость дебиторской задолженности», содержит в себе название показателя — «оборачиваемость» и его значение — «низкая». Рабочей группе необходимо определить единицы измерения по каждому показателю и по возможности определить их значения для существующей ситуации. Пример определения количественных показателей показан на рис. 3.5.
После того как получена численная оценка показателей, рабочая группа приступает к четвертому этапу — разработке их целевых значений. Ориентиром для выбора целевых значений показателей могут быть:
¦— показатели аналогичной деятельности конкурентов; данные неудовлетворенности и требования клиентов процесса; данные финансово-экономического анализа.

alt="" />alt="" />alt="" />


Фактически рассмотренный способ разработки целей состоит в том, чтобы определить параметры оценки существующего процесса, измерить их для текущего состояния и определить перспективные значения, которые необходимо получить путем описания и реорганизации процесса. Как видно из рис. 3.6, данный подход обладает двумя существенными недостатками, а именно: Субъективность определения проблем и показателей оценки процесса. Отсутствие какой-либо системы, используемой для стандартизации показателей оценки процесса.
Далее в данной главе приводятся классификация и примеры показателей процесса. В главе 4 также рассмотрены практические примеры определения показателей.
Так или иначе, но цели проекта моделирования бизнес-процессов должны быть определены. В зависимости от поставленных целей могут быть использованы различные подходы (методологии) описания бизнес-процессов организации. Методология выполнения проекта должна разрабатываться (адаптироваться) с учетом поставленных целей и объема ресурсов, выделяемых на данный проект. В следующем разделе представлено два подхода к описанию процессов организации. Естественно, они не исчерпывают всех возможных методик создания моделей процессов. 
<< | >>
Источник: Репин В. В., Елиферов В. Г.. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. 2013

Еще по теме Постановка целей описания бизнес-процессов:

  1. Практические аспекты постановки целей бизнес-менеджерами
  2. Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов
  3. Методологии описания бизнес-процессов
  4. Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов
  5. Подготовка проекта описания бизнес-процессов
  6. Методика детального описания бизнес-процессов
  7. Выбор методологии описания бизнес-процессов организации
  8. Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества по требованиям ИСО 9001:2000
  9. Постановка целей
  10. Мотивирование персонала с помощью постановки целей
  11. 1.5. Постановка предпринимательских целей
  12. 4.12. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ: ОТ ОБЩЕГО -К ЧАСТНОМУ
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -